有關建立人民防空檔案數字管理系統的研究

王菁宜

摘 要：近年來，我國信息技術發展迅速，并且在社會眾多行業得以廣泛的應用。人民防空檔案主要是指人民防空戰備建設與管理工作中形成的歸檔文字、圖表、聲像等文件材料，這些資料內容涉及較為廣泛，一旦延續傳統的檔案管理方法，必然影響到工作效率的提升。當戰爭來襲之時，將會產生不良影響。為此，有必要建立人民防空檔案數字管理系統，便于平時檔案的分類、歸檔、儲存以及調閱，從而有效提升檔案管理效率。本文在深入分析傳統人民防空檔案管理存在的眾多問題基礎上，提出了建立人民防空檔案數字管理系統的具體措施，旨在提升人民防空檔案管理水平。

關鍵詞：人民防空檔案；數字管理系統

所謂人民防空，主要是指動員與組織人民群眾防備敵人空中襲擊的所采取的一種行動。當前人民防空建設可謂是國防建設的重要組成部分，然而人民防空建設就需要健全完整的人民防空體系，這樣一來就有必要摒棄傳統的人民防空檔案管理方法，采用現代信息技術，建設數字化的人防檔案管理系統，以此有效提升人防檔案管理效率，便于戰時快速、準確為組織結構或者是職能部門提供所需要的材料。鑒于此，本文對“有關建立人民防空檔案數字管理系統”進行更深層次的分析具有極為重要的現實意義。

1.傳統人民防空檔案管理存在的一系列問題分析

現如今，各級人防組織結構均配備了數量不等的計算機，也嘗試使用計算機進行人民防空檔案管理，但是僅限于一般性的單機淺層使用，并沒有改變傳統紙質檔案管理模式。真正意義上做到開發、編制以及應用檔案數字管理系統軟件對人防檔案進行深層管理的組織結構，依舊是屈指可數。對于這種淺層現代化的傳統人防檔案管理模式依舊存在著眾多問題，總結起來，主要包括以下幾個方面的內容。

1.1紙質人防檔案歸檔過程繁瑣

由上述分析可知，人防檔案涉及種類較多，例如文件、表格、圖紙、錄音以及錄像等，尤其是人防工程檔案需要分階段進行歸檔整理，具體是立項、審批、涉及、施工、驗收以及竣工等環節均需要檔案信息收集與整理工作[1]。為此，一旦采用人工操作，就需要投入大量的人力，才能完成上述工作。值得注意的是由于人力操作存在不穩定因素，造成檔案信息收集極有可能存在錯誤，同時人工操作速度緩慢。總而言之，由于人防檔案資料過多，傳統人工紙質歸檔，過程繁瑣，并且極為耗時耗力。

1.2紙質人防檔案編目過程麻煩

人防檔案在收集整理、分類鑒定之后，就需要進行著錄、標引以及組織、制作目錄等工作，簡而言之就是編目過程。在編目過程中，需要結合人防檔案實際情況，采取合適的方式進行著錄。當前主要的著錄方式有兩種，分別是文件級著錄以及案卷級著錄，并且需要在著錄完成之后，進行有必要的分類標引以及主題標引，以此形成目錄的不同條目，足層分類目錄、主題目錄、工程目錄以及各種專題目錄[2]。由于檔案放置時間的持續延長，通常會進行部分檔案的剔除，從而出現了較多的空宗空卷，占用了大量的空間。為此，相關人員有必要定期對全館檔案進行重新排序，這樣一來必定需要投入大量的人力，無形中提高了管理成本。總而言之，傳統紙質人防檔案編目過程十分復雜，造成人力資源的大量浪費。

1.3紙質人防檔案保管標準要求過高

紙質人防檔案保管標準與要求過高，具體體現在以下三個方面，（1）占用空間較大，由上述分析可知，人防檔案內容涉及范圍較為廣泛，多達14個方面，由此可見，資料所占用的空間與密集架需要多少；（2）檔案館必須做好防火、防霉、防盜、防蛀以及防污等工作；（3）避風、避光、溫度以及濕度等均需要達到相關規定等[3]。綜上，紙質人防檔案的保管需要達到上述要求的情況下，才能充分有效保存下來，可見其保管標準要求的高度。

1.4紙質人防檔案檢索過程不便

紙質人防檔案的查閱，主要是通過管理人員進行一次人工檢索，所需要的資料越多，人工檢索次數就越多，其工作效率自然低下；同時由于紙質人防檔案需要存儲在檔案館，造成查閱檔案信息，就需要親自到達檔案館現[4]場。除此之外，查閱、借閱以及退還檔案必須要履行相關報批以及登記手續。由此可見，紙質人防檔案的檢索過程是多么復雜，并且工作效率十分低下，嚴重影響到了檔案應有價值的充分發揮。

2.建立人民防空檔案數字管理系統的具體措施分析

由上述分析可知，當前人民防空檔案管理方式較為落后，嚴重影響到了檔案應有價值的充分發揮，為此，有必要注重現代先進技術的應用，建立人民防空檔案數字管理系統，實現人防檔案數字化管理，為今后的平戰開展人民防空工作奠定夯實的基礎。

2.1提供安全保密的管理機制

提供利用有密級要求的歸檔電子公文，同時需要嚴格遵守國家相關保密規定，凡是采用互聯網方式提供的電子文檔，均需要采取身份認定、權限控制，或者是在此文件上增加防火墻等安全保密措施，以此確保人防檔案的安全性[5]。與此同時，檔案管理系統軟件均需要設置權限分配機制與安全保密的文檔管理體系，以此避免非法分子的非法侵入。除此之外，還需要對檔案進行多層次安全防護，并制定多層次的解決方案，以此最大限度地保護信息源不遭受非法攻擊。

2.2提供便捷的人防檔案檢索系統

在上述分析中，從中可以了解道紙質人防檔案檢索工作效率低下，不利于快速查閱到所需要的人防檔案信息。針對這一問題，就需要提供便捷的人防檔案檢索系統，具體為人防檔案系統增加信息內容或者是關鍵字段的邏輯查詢，除此之外，漸進查詢方式也可以推廣應用。該查詢方式主要特點在于與互聯網的搜索引擎類似，可以快速查詢到所需要的資料，以此滿足人防組織機構用戶的查詢需求。值得注意的是在安全要求下，人防檔案信息查閱需要設定一定的權限，以此確保人防檔案信息的安全性。具體為設置專職授權管理人員，相關人防檔案信息的查閱均需要得到授權管理人員的同意之后，才能進行下一步的查閱工作，這樣一來，不僅僅是提高了檔案的查閱效率，還保障人防檔案信息的安全。

2.3光盤打包、離線備份、建立人防檔案掃描識別系統

由于人防檔案信息資料過多，一旦計算機系統崩潰，將會造成巨大的損失，這就需要做好相應的備份工作，具體為通過光盤打包。同時可以通過光盤，實現人防方案信息系統的離線檢索與瀏覽。值得注意的是光盤中需要設置登錄密碼，以此確保檔案信息儲存的安全性，同時也能夠減少傳統紙質檔案所占據的空間。除此之外，人防檔案掃描識別系統的建立十分有必要，究其原因在于該系統的建立，可以有效連接各種高速掃描儀，便于快速整理人防檔案信息資料，并直接通過打印機打印，快速提供所需人員相關檔案信息資料。這樣一來，有助于戰時防空工作的順利進行。

3.結語

綜上所述，人民防空建設是國防建設中尤為重要的組成部分，對保障自己，消滅敵人具有極為重要的作用。在信息技術迅速發展的今天，人防檔案有必要實現數字化管理，以此有效提升檔案管理水平，便于人防檔案信息應有價值的充分發揮。鑒于此，相關組織與人員就有必要加強傳統紙質人防檔案管理問題分析，結合實際需求，充分利用現代先進技術，構建人民防空檔案數字管理系統，以此有效提升人防檔案管理水平。

參考文獻

[1]趙曉冬.大力加強新形勢下人民防空法治建設[J].國防，2017（08）：66-69.

[2]龐連興.努力開創新時期人民防空改革發展新局面[J].國防，2016（09）：55-57.

[3]李雷.在新的起點上推進人民防空建設創新發展[J].國防，2016（09）：51-54.

[4]毛漢康.人防工程檔案管理工作探析[J].城建檔案，2014（09）：24-26.

[5].湖南省人民防空辦公室——檔案工作規范化管理晉升省特級[J].檔案時空，2012（03）：49.