探究新媒體視角下檔案信息化管理

黃樂樂

摘要：隨著互聯網技術和科學技術的發展，我國開始進入新媒體時代。在新的發展時期，新媒體為檔案的信息化管理帶來了新的挑戰和機遇。本文首先闡述新媒體時代的特點，分析檔案信息化管理的發展現狀和新媒體視角下檔案信息化管理發展的優勢和契機，希望對檔案管理人員有一定的借鑒意義。

關鍵詞：新媒體；檔案管理；信息化

21世紀以來，信息技術和“互聯網+”技術的飛速發展，新媒體時代應運而生，各種手機APP、微博、微信等交流工具催生了新的發展模式，人們足不出戶就能對各種信心有充分的了解，新媒體時代檔案的信息化管理也得到了推廣和應用。但是，我國在檔案信息化管理方面存在很多問題，如基礎實施不全、信息化程度不高、管理方法落后、人員素質不高等，造成我國新媒體背景下檔案的信息化發展良莠不齊。因此，研究在新媒體視角下檔案的信息化管理成為當前階段重要的話題。

1新媒體的概念和特點

和傳統的媒體相比，互聯網下的數字廣播、手機媒體、數字雜志、移動電視、微信公眾號、二維碼等技術的發展和應用成為新時代發展新媒體。新媒體依托互聯網技術、信息化技術和移動交互技術，通過現代化的交流通訊工具如手機、電腦等，人民群眾稱為新媒體的參與者和接收者。和傳統媒體相比，新媒體具備以下特點：1）傳播和更新速度快，數字化程度高。新媒體的發展以信息技術和互聯網技術為契機，實現即時發送和接受，傳播和更新速度遠遠超過傳統媒體。2）信息量大，內容全面。新媒體打破了傳統媒體的局限性，人們可以通過照片、視頻等對信息由更深入的了解，同時可以通過轉發、分享和評論等方式進行實時參與，內容涵蓋面廣、信息量龐大。3）實現即時性傳播。和傳統媒體相比，新媒體打破了時間和空間的限制，可以全天候、隨時隨地的傳播，其超文本形式也做到了及時的信息更新。4）個性化增強。新媒體的發展為參與者提供了多樣化的信息體驗，信息的傳播主體發生了變化，人們可以根據自己的喜好選擇不同的媒體信息，還可以對不同類別的信息進行甄別和定制。

2新媒體背景下檔案信息化現狀

國家檔案局在“十三五”規劃中將檔案的信息化管理列入下一步工作的重點，在這種情況下，全國各級檔案機構也對檔案的管理工作加以重視，紛紛將檔案的信息化管理上日程。盡管如此，筆者在調查中發現，在檔案的信息化管理過程中仍存在很多問題。

2.1信息化程度不高

受傳統檔案管理方法的影響，在現階段檔案管理過程中很多單位領導對檔案管理工作不夠重視，導致檔案管理方面資金、人力和物力投入較少，檔案平臺建設專業化程度不高。在檔案管理模式上，很多檔案管理人員仍采用傳統的管理方法，檔案資政育人的作用得不得充分的發揮；在檔案網上運行平臺上，很多單位只是敷衍了事，界面缺乏人性化、內容簡單乏味，網絡環境較差，服務器運行能力差等；檔案系統單一，查詢信息不全或準確定較低，人性化的查閱程度不足；在宣傳力度上，檔案信息化管理宣傳力度不足，網站、微博等平臺訪問量較少，宣傳方式不符合當前的發展趨勢。

2.2檔案工作者的技術水平參差不齊

在傳統的觀念中，檔案管理工作是閑散人員或被照顧人員的聚集地，這是因為檔案管理工作長期受不到重視，這種觀念和思想在很大程度上影響我國很多單位檔案管理工作人員的技術水平。最近幾年，隨著國家檔案局和各級檔案部分對檔案管理工作的重視，檔案的信息化管理得到了一定的發展，但和其它行業相比，檔案管理工作仍有很大的提升空間，尤其是在新媒體技術和計算機技術的應用方面。還有一些檔案管理人員接受新事物的能力較差，對新媒體的發展有抵觸心理，造成檔案信息化管理水平難以有跨越性的發展和長足的進步。

3利用新媒體提高檔案信息化水平的建議

3.1提高思想和認識

檔案信息化管理必然是今后檔案管理工作發展的趨勢，在思想和認識上，主管領導應充分認識到新媒體時代信息化發展的重要性和必要性，做好長期的發展規劃，分布實施，穩步增加檔案信息化發展的資金投入。在硬件設施建設上，主管領導可以向先進的企業或單位參觀學習，為檔案信息化的管理提供物質基礎。在外部環境方面，應逐步改善和優化檔案信息化的網絡環境，促進檔案軟件系統的建設，為新媒體背景下檔案信息化管理提供技術支持。

3.2提高檔案管理工作人員技術水平

基礎設施具備后，檔案的信息化管理離不開檔案管理人員自身技術水平的提高，這直接關系著檔案信息化的發展水平。提高檔案管理工作人員的技術水平，要注重人才的建設。在檔案管理人才聘用上，應選擇檔案管理專業人士，對于具備新媒體專業知識和檔案信息化管理水平的人才優先錄用；在員工內部培訓方面，定期開展檔案管理信息化方面的培訓與指導，加強內部員工和先進企業的交流合作，定期進行考核并優勝劣汰，提高檔案管理人員學習的主動性和積極性。

3.3建立健全檔案信息化管理體系

檔案信息化管理需要完善體系和實施準則，其中，檔案管理數字化是提高檔案信息化管理的基礎。在新媒體時代，數字化的管理和發展應結合國家、省、市數字化管理的總體規劃，制定和本單位相匹配的實施細則，確保各項工作穩定、高校和安全的發展。與此同時，檔案的信息化管理應加強安全管理，注重檔案硬件、信息發布和軟件系統等方面的建設，根據實際情況制定相應的檔案管理服務器、檔案管理軟件和機房等安全操作方法、制度等；加強檔案信息管理的日常維護，防止黑客和病毒的入侵，保證檔案信息管理硬件和軟件的使用安全。此外，在檔案行業標準方面，應加強檔案管理軟件和信息發布平臺的把控，在檔案信息存儲、傳播、共享、查閱等方面應嚴格控制，實行層層把關、分級管理，責任落實到個人，對于涉及單位機密的檔案信息，應嚴格遵守保密法和保密紀律，確保單位機密信息的安全性。

3.4充分利用新媒體平臺進行檔案宣傳

在當今時代，新媒體技術具有傳統媒體不可比擬的優點，比如互動性強、傳播速度快等。在進行檔案宣傳工作時，利用數字電視、網絡、電影、手機APP、微信公眾號等技術，加強檔案管理的宣傳與互動，如及時更新檔案行業動態，展示珍貴歷史檔案等。此外，還可以借助只能媒體，深入挖掘社會焦點話題，時政新聞等，開展檔案文化、知識互動等活動，促進檔案信息化管理近企業、事業單位，進生活社區和家庭，積極宣傳檔案文化，使檔案信息化管理的思想深入人心。

4 結束語

總而言之，新媒體背景下，應積極認清檔案管理信息化的發展趨勢，利用新媒體時代的技術優勢，積極創新和發展新人才、新技術、新思想和新標準，為推動檔案信息化的管理良性發展不懈努力。

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