信息化背景下檔案管理改革初探

霍玉潔

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化技術(shù)的普及，人們獲取信息的形式變得更加方便快捷。與此同時(shí)，人們也更加渴求在獲取檔案信息和資料的時(shí)候能夠獲得更加快捷方便的有效途徑。因此，采取何種措施使檔案管理更加科學(xué)規(guī)范，以更加更加簡(jiǎn)便、安全的方式實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞，已經(jīng)成為檔案管理和服務(wù)較為關(guān)注的課題。

關(guān)鍵詞：信息化背景；檔案管理；改革措施

1信息化背景下檔案管理改革的意義

1.1加強(qiáng)信息資源的整合力度

傳統(tǒng)的檔案管理主要是進(jìn)行單一的管理，具體的檔案信息資料由當(dāng)?shù)氐臋n案館或者是具體相應(yīng)的檔案館進(jìn)行管理，各個(gè)檔案館之間的聯(lián)系比較少，從而使得檔案信息在一定程度上受到了阻塞，難以滿(mǎn)足社會(huì)群眾的需求。由此出現(xiàn)了在現(xiàn)實(shí)生活中，經(jīng)常會(huì)遇到為了查找一個(gè)檔案需要進(jìn)行幾個(gè)地方奔波的現(xiàn)象。在信息技術(shù)的引導(dǎo)下，通過(guò)進(jìn)行數(shù)字化傳播，結(jié)合各個(gè)檔案管內(nèi)的信息資源進(jìn)行整合，以信息技術(shù)為平臺(tái)，搭建數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，從而能夠加強(qiáng)檔案信息資源的整合力度，進(jìn)而更好滿(mǎn)足廣大群眾的需求。

1.2提高檔案管理的工作效率

檔案管理是一個(gè)需要細(xì)致認(rèn)真、進(jìn)行大量繁雜程序的工作。在傳統(tǒng)的檔案管理下，是由人工進(jìn)行錄入相關(guān)數(shù)據(jù)、進(jìn)行存放和整理的，這在一定程度上會(huì)導(dǎo)致一些誤差，并且效率十分低下。通過(guò)引入信息技術(shù)，可以簡(jiǎn)化相關(guān)程序，利用信息技術(shù)能夠使檔案管理以數(shù)字化的形式更好地呈現(xiàn)，能夠使人們?cè)诓檎覚n案的時(shí)候更加方便和快捷，從而提高工作效率。并且程序的簡(jiǎn)化，可以節(jié)約相應(yīng)的管理成本。

1.3增加檔案管理的安全系數(shù)

檔案管理最重要的一個(gè)要求就是檔案必須處于一個(gè)安全的環(huán)境中，更好地進(jìn)行保存和運(yùn)用。傳統(tǒng)的檔案管理中檔案資料主要是紙質(zhì)材料，由于紙質(zhì)物品存放長(zhǎng)時(shí)間會(huì)受到溫度、濕度等影響，導(dǎo)致一定的破損，不利于更好地進(jìn)行保存。甚至在檔案進(jìn)行傳輸和搬運(yùn)的過(guò)程中會(huì)受到人為破壞，使得檔案處于一個(gè)不安全的環(huán)境中。在信息技術(shù)環(huán)境下，通過(guò)引進(jìn)各方面的技術(shù)，能夠更好地保障檔案管理的存儲(chǔ)時(shí)間問(wèn)題和運(yùn)輸安全問(wèn)題，從而增加檔案管理的安全系數(shù)。

2信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作改革的原因

2.1適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的需求

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的高度發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的普及，我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)通信基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也逐漸完善。通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)普及率已經(jīng)達(dá)到50.3%，這說(shuō)明我國(guó)有近一半的人口正在使用網(wǎng)絡(luò)這一平臺(tái)。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的完善和移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)速度的不斷加快，促使我國(guó)使用手機(jī)網(wǎng)絡(luò)的用戶(hù)比例達(dá)到了90%。所以，通過(guò)手機(jī)網(wǎng)絡(luò)獲取信息已經(jīng)成為人們一種普遍使用的方式，并且這種方式也將成為未來(lái)公民的一種生活方式和習(xí)慣。

2.2擴(kuò)大檔案信息利用范圍的需要

以前，我們只能通過(guò)到檔案館或?qū)ｉT(mén)部門(mén)實(shí)地查詢(xún)檔案的方式獲取檔案信息，空間距離較遠(yuǎn)，路途時(shí)間較長(zhǎng)，以及未知的不確定性因素，不僅造成查閱人和檔案工作人員的時(shí)間、精力浪費(fèi)，也極易造成檔案實(shí)體資料的損毀。既妨礙檔案查閱者方便快捷的查找資料，也不能發(fā)揮檔案信息的實(shí)際利用效能。利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化技術(shù)去進(jìn)行檔案管理的改革，促進(jìn)檔案信息的數(shù)據(jù)化、便利化，已成為廣大檔案管理者亟待解決的問(wèn)題。

2.3便于檔案資料信息的整合

傳統(tǒng)檔案管理方式不僅缺乏科學(xué)合理的分類(lèi)方法，不同部門(mén)在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候也沒(méi)有采用統(tǒng)一的管理方式，這樣不僅增加了查詢(xún)資料的難度，獲取信息的速度也比較慢。工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)矛盾大、信息化程度低，都成為制約檔案工作發(fā)展的條件。相關(guān)研究發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)存檔案管理信息網(wǎng)站中有將近30%缺乏有效鏈接及可操作性系統(tǒng)支持。正因?yàn)槿绱耍诒ＷC檔案信息的安全性和真實(shí)性的基礎(chǔ)上，根據(jù)人們的需要去進(jìn)行檔案信息的數(shù)據(jù)化和信息化，促使各個(gè)部門(mén)和地區(qū)分散的檔案信息資源的科學(xué)有效地整合起來(lái)，建立統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)端口和服務(wù)平臺(tái)，就成為提高社會(huì)公眾查詢(xún)資料方便性和快捷性，提高社會(huì)服務(wù)的工作效率和服務(wù)質(zhì)量的首要任務(wù)。

3信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理改革策略

3.1正確運(yùn)用與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)

通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，不同的檔案管理部門(mén)和管理系統(tǒng)在進(jìn)行檔案管理過(guò)程當(dāng)中，往往缺乏統(tǒng)一的管理方式。因此，正確運(yùn)用與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，利用不同檔案管理部門(mén)管理方式的特點(diǎn)，有效的促進(jìn)各檔案管理部門(mén)之間協(xié)調(diào)發(fā)展，始終是保證檔案信息的安全性、真實(shí)性，進(jìn)一步提高辦公的效率的根本前提。

3.2制定統(tǒng)一的檔案信息化管理制度及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

缺乏統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)使我們?cè)谶M(jìn)行信息化和數(shù)據(jù)化管理的時(shí)候遇到很多問(wèn)題。而由于不同的檔案管理部門(mén)有著不同的規(guī)章制度及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，也增加了統(tǒng)一管理過(guò)程的復(fù)雜性。因此，在不同的檔案管理部門(mén)間建立統(tǒng)一的管理制度及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善和健全與檔案管理有關(guān)的制度體系，就成為保證檔案信息的信息化、數(shù)據(jù)化，促進(jìn)檔案資源的高度共享，提高檔案管理工作的效率和社會(huì)服務(wù)質(zhì)量的有效途徑。

3.3逐步構(gòu)建數(shù)字檔案信息服務(wù)平臺(tái)

構(gòu)建檔案信息服務(wù)平臺(tái)，不僅需要具有高速傳輸功能的網(wǎng)絡(luò)，還需要有嚴(yán)格的安全保障系統(tǒng)和軟硬件設(shè)備。利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)促進(jìn)分布在不同單位和部門(mén)的檔案信息實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化和信息化，將實(shí)體、數(shù)字檔案信息資料收集起來(lái)并進(jìn)行科學(xué)合理的分類(lèi)匯總，在遵循檔案信息的保密制度并保證檔案信息安全的基礎(chǔ)上建立專(zhuān)門(mén)的檔案信息查詢(xún)平臺(tái)，促進(jìn)資源的高度共享。這樣，在保證檔案信息的安全性和真實(shí)性的基礎(chǔ)上促進(jìn)檔案資料的數(shù)據(jù)化和信息化，是提高用戶(hù)獲取信息的方便性和快捷性，提高檔案應(yīng)用工作效率和服務(wù)質(zhì)量的重要手段。

3.4提升檔案工作者的信息技術(shù)應(yīng)用水平

隨著科學(xué)研究發(fā)展進(jìn)程的不斷加快，新興技術(shù)也不斷涌現(xiàn)。為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，要不斷提高檔案信息工作者的信息技術(shù)應(yīng)用水平。這不僅要求檔案工作者掌握必備的檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還需要他們有一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、信息管理技術(shù)以及其它信息化專(zhuān)業(yè)知識(shí)。特別是一些電子文件的整理工作，要求檔案工作者不僅具備一定的數(shù)據(jù)庫(kù)管理知識(shí)，還要掌握具體電腦操作的應(yīng)用技術(shù)。因此，不斷提高檔案工作從業(yè)人員的數(shù)字信息采集、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、計(jì)算機(jī)操作等水平，使檔案管理者成為不僅具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，而且精通信息技術(shù)應(yīng)用的高素質(zhì)人才，是不斷適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，使檔案工作實(shí)現(xiàn)健康有序發(fā)展的必由之路。

4 結(jié)論

信息化背景下進(jìn)行檔案管理改革是一項(xiàng)艱巨而重要的任務(wù)，需要各個(gè)部門(mén)進(jìn)行配合，從而更好地開(kāi)展下去。通過(guò)本文對(duì)于信息化大背景下檔案管理的研究發(fā)現(xiàn)，信息技術(shù)在檔案管理中對(duì)于加強(qiáng)信息資源的整合力度、提高檔案管理的工作效率、增加檔案管理的安全系數(shù)和適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求具有重要的意義。筆者通過(guò)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，在信息化大背景下應(yīng)該通過(guò)制定檔案管理的具體工作標(biāo)準(zhǔn)、提高檔案管理人員的工作素質(zhì)、轉(zhuǎn)變檔案管理的工作態(tài)度和結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢(shì)，提升信息化檔案管理的技巧等方法來(lái)加強(qiáng)信息化檔案管理改革的建設(shè)。

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