試論如何優化政府采購檔案管理工作

劉毅

摘 要：《政府采購法》的全面貫徹落實，政府采購各項制度的順利推行，需要完善政府采購過程中的每一個環節來實現，而在整個采購活動中采購檔案管理工作無疑占據著不可分割的重要地位。隨著政府采購事業的發展，采購范圍、采購規模的不斷擴大，在采購活動中形成的檔案材料日益增多，優化政府采購檔案管理更顯得尤為重要。

關鍵詞：政府采購；檔案管理工作；優化路徑

政府采購項目檔案管理，是對政府采購活動過程進行反映的原始文件，是保障采購公平、公正、公開的重要手段，也是政府規范采購行為、強化內部管理與監督管理的一項十分重要的基礎工作。為此，本文結合筆者實際工作經驗，進一步探討了政府采購檔案管理工作的優化路徑，旨在促進我國政府采購檔案管理工作科學化、規范化地發展。

一、政府采購檔案的基本內涵及意義

（一）政府采購檔案的基本內涵

政府采購檔案，是指我國政府采購監管部門、采購代理機構及相關采購工作人員在政府采購活動之中的記錄，是反映采購程序、記載采購過程、維護采購權益的重要資料，是在政府采購過程中形成的文字、圖表、聲像、紙質、磁盤等不同介質載體的真實記錄，是采購活動的全程見證。內容涵蓋采購項目審批表、采購公告、采購文件、開評標資料、質疑投訴資料、中標通知書、中標人投標文件和政府采購合同等內容。

（二）政府采購檔案管理的意義

政府采購是一項巨大的、精細化的工程，全方位、多層面的真實記錄和反映其活動過程，形成完整、科學的檔案資料，對于政府采購來說具有深遠的歷史和現實意義。完整妥善的保管好政府采購檔案是《政府采購法》的明確要求，政府采購檔案資料也是財政部門對代理機構進行監督檢查和信用評價的重要內容，政府采購檔案能對政府的采購行為進行完整的記錄、統計分析及總結，從而為接受監督部門的檢查、節省財政支出和各項采購活動問題的處理，提供可靠的依據，具有重要的查考價值和證明作用。通過政府采購檔案的管理可再現歷史，從而恢復每一次政府采購的完整過程，并從中找出有關人員人為操縱或者干涉政府采購的蛛絲馬跡，對采監、紀委監委、司法等機關處理投訴及違法違紀調查取證提供有效的法律證據。

二、政府采購檔案管理現狀

（一）檔案管理意識不強

從整體上而言，我國的政府采購檔案管理工作，與政府采購活動相比稍顯滯后，是較為薄弱的一個環節。對于采購檔案管理所具有的價值，部分采購人和代理機構尚未認識到，甚至在一些代理機構未設有專門的檔案室，更未落實專人裝訂和管理采購檔案。同時也因為相關管理意識的缺乏，政府采購檔案管理制度不健全，采購檔案沒能及時整理裝訂、散失損壞、隨意拆封等情況，在一些地方時常可見。此外，對于采購檔案的收集整理，檔案管理人員往往不夠細致，比如開評標過程的音像資料未與采購文件一并存檔，質疑投訴資料未一并收集，無據可查的情況時有出現，這樣一來有礙于采購工作的順利進行。

（二）管理人員水平不高

在當前政府采購檔案的管理工作過程中，由于政府采購檔案的管理工作人員普遍存在專業素養和職業水平不高的現象，很多人甚至沒有相關的工作經驗以及沒有經過檔案和保密知識的系統培訓，對我國當前政府采購工作的相關程序和法律規范并不了解，同時對檔案管理相關信息設備的操作和功能了解較少，普遍缺乏應用先進技術開展檔案管理工作的能力，進而無法有效地對采購檔案進行收集、歸檔和整理，致使政府采購檔案的管理工作效率低下。

（三）信息化水平滯后

財政部關于《政府采購代理機構管理暫行辦法》等相關文件明確指出，開評標音像資料要清晰可辯且要與采購文件一并保存，采購文件可以采用電子檔案方式保存，但須符合《檔案法》和《電子簽名法》的要求，但現實中我國政府采購檔案的信息化建設仍顯滯后。一些代理機構檔案管理除了計算機、打復印機、掃描儀、裝訂機等常規設備以外，未配備任何檔案數字化管理軟件和自動刻錄機等設備，在具體的操作過程中，甚至部分代理機構存在僅把信息化應用于采購檔案的電子檔錄入上，檔案管理的現代化水平不高，如此一來，無法適應采購檔案信息資源共享的要求，在一定程度上造成了物力、財力、人力的浪費，從而影響了檔案的利用率。[1]

三、政府采購檔案管理工作的優化路徑

（一）高度重視完善制度

優化采購檔案管理的有力保障之一，就是要爭取領導重視，廣泛深入地宣傳采購檔案管理工作的重要性，加強學習《檔案法》、《政府采購法》及《政府采購法實施條例》等相關法律法規，提高政府采購部門檔案管理意識和法制觀念。按照學用結合、重在實效的原則，樹立依法管理意識，形成人人重視采購檔案，支持采購檔案，并成為招投標各方當事人的自覺行動。另外，要建立一套完整的規章制度規范采購檔案的管理，對資料的收集、分類、立卷、歸檔、保存、利用、移交以及銷毀等方面作出明確的規定和要求，結合具體的采購方式，制作采購檔案模板，統一歸檔內容和口徑，做到歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，查閱有程序，移交有記錄，從細節上保證檔案工作的順序開展，實現檔案工作的制度化與規范化。[2]

（二）強建隊伍提升能力

由于缺乏專業的采購檔案管理人員，從事者未曾接受過專業的檔案知識培訓，專業素質較差，不能透徹地了解與現行政府采購工作有關的法律法規和程序，再加上許多檔案人員都身兼數職，使得檔案的立卷及整理工作難以高效地進行。因此，為了實現工作效率及檔案質量地提高，應選擇責任心強、業務素質好的專職檔案管理人員，并采取“請進來走出去”等方式對檔案管理工作人員進行定期培訓，讓檔案管理人員熟練地掌握采購檔案工作的具體環節，提高檔案管理工作人員的業務水平和職業技能，掌握高效合理的檔案管理方法，提高政府采購檔案管理工作的效率。同時要求項目負責人在采購活動結束后及時把政府采購項目審批表、采購評審報告、采購合同、質疑答復、投訴處理等相關資料一同移交給檔案管理人員，使之能及時整理匯總和分類管理，并簽訂文件移交手續，進而避免政府采購文件被偽造、修改，保證其完整性。

（三）增加投入提高水平

各代理機構和采購人要增加投入，加強檔案軟硬件建設，落實專門的檔案室，且須滿足防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲“八防”要求，購置計算機、打印復機、打碼機、裝訂機、光盤自動刻錄機、檔案數字化管理軟件等設備，通過與現代化檔案管理模式的結合，最大限度地發揮信息技術的作用，實現檔案信息資源的共享，做到檢索快捷，查閱方便，不斷提升檔案管理現代化的水平。

（四）加強檢查強化監督

各代理機構要將采購檔案管理納入目標考核內容，每月比照采購項目和具體標準對經辦人移交歸檔項目進行清點驗收，做到每月一考核，季度一通報，斗硬獎懲。同時各級財政部門要清楚認識到對政府采購檔案的肆意破壞屬于嚴重的違法行為，嚴格按照《政府采購代理機構管理暫行辦法》和《政府采購代理機構信用評價辦法》等要求，每年在對代理機構的監督檢查和信用評價時，加強對其檔案管理情況的檢查和評價，對采購項目檔案管理不善的要公開通報并進行嚴肅、認真地處理，促使其加強采購檔案的日常管理。

四、結語

綜上所述，政府采購檔案管理作為政府采購工作中不容忽視的一個環節，唯有認清其所處現狀，通過加大宣傳，健全體系，完善制度，加強培訓，增大投入，強化監督，不斷對其進行優化，以提高檔案管理水平，發揮政府采購檔案應有的價值和作用。

參考文獻

[1]如何建設規范化的政府采購檔案管理工作[J].辦公室業務，2016（9）

[2]淺析政府采購檔案管理工作中存在的問題及對策[J].科技信息，2014（14）