對(duì)檔案管理工作的重要性分析

朱娜

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展，人們?cè)絹碓阶⒅亍肮芾怼惫ぷ鳎煌谝郧暗闹皇窍到y(tǒng)化的做工作，如今更為強(qiáng)調(diào)管理。這與社會(huì)的快速發(fā)展有極大的關(guān)系，隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，人們的很多工作職能與工作方式都發(fā)生了極大的改變，在轉(zhuǎn)變的過程中，也就體現(xiàn)了管理這個(gè)要素。檔案管理也是管理工作中的一種，在新時(shí)代的發(fā)展背景下，同樣對(duì)于檔案管理有著要求。而做好檔案工作有助于提高檔案資料的利用率，為社會(huì)提供更好的服務(wù)，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，同時(shí)也有利于我國(guó)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的協(xié)調(diào)發(fā)展。所以檔案管理工作具有一定的重要性。

關(guān)鍵詞：檔案管理；重要性；利用率

檔案管理工作是一項(xiàng)重要的工作，檔案資料的科學(xué)管理有助于保證資料的真實(shí)性與全面性，從而更有利于促進(jìn)檔案管理事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。做好檔案管理工作有著極為重要的意義，在衡量人才、提供依據(jù)等方面發(fā)揮著重要的作用。檔案管理工作不僅僅存在于企業(yè)單位的管理工作中，在各個(gè)領(lǐng)域都有它的身影，醫(yī)療檔案、社保檔案都是檔案管理工作中的基本類型。做好這些檔案管理工作有助于更好的服務(wù)于社會(huì)大眾。而如何進(jìn)行檔案管理就顯得十分重要，這就要求有管檔案管理者能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，從而運(yùn)用一些先進(jìn)的管理辦法提高檔案管理工作的水平。

一、做好檔案管理工作的重要意義

科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)單位業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。檔案記載著這個(gè)單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本單位的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映本單位整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果。檔案管理成果同單位經(jīng)營(yíng)管理的有機(jī)結(jié)合決定了該單位資源配置的取向和模式，決定著單位的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對(duì)于實(shí)現(xiàn)該單位經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展具有重要意義。

二、如何做好檔案管理工作

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視

任何工作想要做好都必須得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，這樣才能視工作能夠順利的進(jìn)行下去。所以說檔案管理工作離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持。我們前提是要提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)度，領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度直接決定了檔案工作能否順利開展。領(lǐng)導(dǎo)能否將檔案工作列入議事日程，這需要檔案管理的工作人員發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，以行動(dòng)來引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。如何發(fā)揮檔案管理工作人員的主觀能動(dòng)性，來引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，做為檔案管理人員需要宣傳檔案管理的重要性，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理意識(shí)。部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作缺乏重視，這部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作人員在單位屬于可有可無的部門。因此，我們要在單位宣傳檔案管理的重要性，提高領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于檔案管理方面的認(rèn)識(shí)，作為檔案的管理人員要經(jīng)常把相關(guān)文件以及材料經(jīng)常讓領(lǐng)導(dǎo)看，尤其是與本單位密切相關(guān)的檔案材料必須在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下。檔案管理的工作人員要定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作的具體情況，在領(lǐng)導(dǎo)面前多談檔案管理的好處，使單位領(lǐng)導(dǎo)了解檔案管理工作的重要性。

2、加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，我國(guó)的檔案管理數(shù)量也是越來越多，人們的工作量也是十分龐大，各個(gè)企業(yè)以及國(guó)家部門中都會(huì)設(shè)立相關(guān)的檔案管理部門，就是為了便于對(duì)檔案資料進(jìn)行管理。而在信息技術(shù)發(fā)展的時(shí)代，對(duì)于檔案管理工作也提出了新的要求。由于檔案數(shù)據(jù)信息的增多，有關(guān)部門和人員就應(yīng)該對(duì)此問題加以重視，通過現(xiàn)代化技術(shù)手段進(jìn)行整合資源是有效的管理方法。在這種新時(shí)代的背景下，應(yīng)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段進(jìn)行科學(xué)的管理和檔案利用就顯得尤為重要。可以提高工作效率、降低工作強(qiáng)度。當(dāng)人工立卷的時(shí)候，立卷人需要根據(jù)自己的理解情況將文件分類，盡管有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，但是由于每個(gè)人的工作能力不同，導(dǎo)致同一個(gè)文件出現(xiàn)不同的分類，因此產(chǎn)生產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的情況，影響檔案的質(zhì)量，給利用工作帶來諸多不便。這時(shí)候我們可以使用計(jì)算機(jī)軟件模擬人工立卷，然后根據(jù)類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，也可以按文件形成的先后順序進(jìn)行排列打印，這樣有效降低人為因素影響文件歸檔，提高了工作效率，發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)。

3、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

首先，做好檔案工作就要從管理好工作人員做起，只有管理人員的服務(wù)意識(shí)得到提升，才能從根本上做好檔案管理工作。所以，加強(qiáng)對(duì)于檔案人員的思想教育就顯得極為重要，有助于檔案人員在認(rèn)識(shí)水平上得到提升。這就要求檔案管理人員能夠嚴(yán)于律己，切身認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，改變傳統(tǒng)的職能和觀念，不僅僅要注重檔案資料的收集和科學(xué)收藏，還要提高檔案資源的利用率，必須從根本上對(duì)此工作能夠理解，在思想意識(shí)上要跟上，如此才能與時(shí)俱進(jìn)，真正將檔案管理工作做好。充分意識(shí)到如今的檔案管理工作已經(jīng)不再是只為高層領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)，更多的是為社會(huì)大眾服務(wù)，所以提高檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)水平是很有必要的。

其次，再提高檔案管理人員服務(wù)意識(shí)的同時(shí)，還要提高他們的職業(yè)技能水平，這就要求企業(yè)管理者和我國(guó)有關(guān)的部門能夠加大對(duì)于管理人員的培訓(xùn)力度。通過采取一系列的培訓(xùn)措施，使得檔案管理人員能夠提高自己的管理技能，對(duì)于先進(jìn)的管理辦法進(jìn)行及時(shí)掌握。因?yàn)殡S著時(shí)代的發(fā)展，管理方法和管理技術(shù)上都有了較大的進(jìn)步，這就要求檔案管理人員也能跟上時(shí)代發(fā)展的潮流，不僅僅要懂得技術(shù)，還要合理的加以運(yùn)用，這樣才能做到科學(xué)的管理，便于為人們提供檔案服務(wù)。因此，做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作就是也是極為關(guān)鍵的舉措，更有利于提高檔案的利用率。

最后，建立一定的獎(jiǎng)懲機(jī)制也是十分必要的。只有通過建立機(jī)制的管理辦法，才能激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，對(duì)于在考核過程中出現(xiàn)問題的工作人員就應(yīng)該施加一定的懲罰。同時(shí)要求領(lǐng)導(dǎo)者要做到獎(jiǎng)罰分明，不能偏私，以此才能真正提高檔案管理的工作水平。

三、結(jié)束語

隨著社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)于檔案管理工作也越來越加以重視，它的科學(xué)管理是提高檔案利用率的關(guān)鍵，而檔案的質(zhì)量也是需要工作人員進(jìn)行科學(xué)管理才能保障的，如今的檔案管理工作已經(jīng)不再形式化，更加注重的是管理和服務(wù)，檔案管理工作的目的不僅僅是在于收藏保存資料，它的意義更在于應(yīng)用，就是通過檔案信息管理來為人們提供服務(wù)，進(jìn)而在這個(gè)快節(jié)奏的生活里為人們帶來便捷，真正做到檔案資料物盡其用。這就需要檔案管理人員能夠加強(qiáng)思想意識(shí)的同時(shí)還要注重引進(jìn)先進(jìn)的管理制度和技術(shù)，從而真正發(fā)揮檔案管理的作用，促進(jìn)社會(huì)的和諧發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]李寶全. 檔案管理工作的重要性分析[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2016（7）.

[2]單淑紅. 論述檔案管理工作的重要性[J]. 民營(yíng)科技， 2016（4）：72-72.

[3]劉夢(mèng)琳. 檔案管理工作的重要性分析[J]. 科研， 2017（2）：00245-00245.