淺議如何做好實物檔案的收集與管理

張兵

摘 要：實物檔案是檔案體系之中的一個重要部分，與常規的紙質檔案材料不同，其主要的信息載體是實物，而且一般是特定的有型實物，能夠對單位的歷史面貌以及個體的職能活動進行真實展現，由于外在表現形式與常規的檔案不同，因此其管理方式與收集方式也存在差異，必須要安排有關人員進行對重要的實物檔案進行合理管控，防治使實物檔案存在被遺失以及被破壞的情況，本文根據對實物檔案的管理情況的了解，對其手機以及管理的主要方式進行分析。

關鍵詞：實物檔案；收集；管理；檔案管理方法

實物檔案是一個單位歷史性材料的重要組成部分，與紙質檔案材料不同，實物檔案的保存要求更多，主要是一些較為特殊的實物檔案具有不可復制的特點，一經損害，難以再通過有效手段使其復原為初始的狀態，而這些實物檔案還能對單位的歷史發展的基本情況進行真實地反映，將各種實踐活動進行真實記載，檔案管理人員必須要對實物檔案進行合理的收集以及管理，采取科學的方法進行保留，本文對常規的收集以及管理實物檔案的方法進行分析。

1 管理實物檔案活動中存在的主要問題

如果想要對實物檔案進行合理地保存，首先需要對保管環節中存在的主要問題進行了解，同時管理人員還需要對實物檔案的具體范圍進行明確，這也是進行實物檔案管理的第一個步驟，首先實物檔案包括單位在一定的經營時期之內獲取的各種證書與榮譽，其中榮譽一般是以實體化的方式存在，包括獎章、獎牌與獎狀，另外除了這些榮譽性材料之外，還包括一些紀念品，這些紀念品一般是被贈予的，而且一般是公務活動環節中獲取的，一般單位在經營時，會有牌匾，這些被使用的牌匾也屬于實物檔案材料，更換過的印章以及使用過的宣傳品都屬于實物檔案的范疇。

在對實物檔案的基本范圍有所明確之后，就可以對保管實物單杠中存在的問題進行了解，為提升實物檔案材料的保管水平提供依據。

1.1 歸檔意識較差

進行實物檔案管理工作的第一個重要步驟就是進行實物檔案收集，實物檔案負責人員需要對每一次活動之后對有保存價值的實物材料進行歸檔，但是在進行歸檔環節的時候，一部分管理問題就會突顯出來，主要是沒有對一些重要的檔案材料進行有效地歸檔，比如單位舉辦活動之后的紀念品，由于沒有被重視，并沒有被有效歸檔，另外一些較為重要的印章在被更換之后，沒有進行集中收集，被遺漏在各個部門內部，使單位實物檔案體系難以保持完整性，一些延時歸檔的情況也給實物檔案收集工作帶來的阻礙。

1.2 利用效果相對比較差

實物檔案的主要收集依據主要就是材料具有的價值，由于保存空間的有效性，保管人員一般會選擇價值更高的材料進行收集活動，因此在收集之前，首先需要對實物檔案具有的歸檔價值進行判定，但是很多工作人員并不具有實物檔案的概念，既不對歸檔工作進行輔助，也不對處于檔案系統中的實物檔案材料進行有效利用，并沒有將這類檔案材料的真實歷史價值發揮出來，在真正需要利用實物檔案材料的時候，也沒有真正地將其價值進行利用。

1.3 保管條件較差

實物材料中有很多都需要被妥善保管，主要是一些獎杯、獎狀等，這些實物檔案都是相對比較容易被損壞的，而且已經損壞，難以被復原，因此在對其進行保管的時候，要進行特備處理，注意保存環境的合理性，而在一些單位的保管檔案部門中，只是將其進行隨意堆放，并且沒有對實物檔案進行后續維護，導致事物檔案由于存放時間過長而出現缺損的情況。

2 合理地收集與管理實物檔案的方法

從實物檔案的管理現狀分析可以看到企業實物檔案存在的諸多問題，阻礙了實物檔案管理水平的提升。企業只有下大氣力不斷加強實物檔案的收集與管理，使實物檔案工作逐步步入制度化、規范化的建設軌道，才能更好地體現實物檔案的查考價值。實物檔案的特點是能夠比較直觀、鮮明的反映出在某個特定階段的工作過程中取得的成果，與其它類別的檔案共同記錄了一個企事業單位或個人的發展軌跡。

2.1 加強收集工作，提高全員歸檔意識。

建立健全企業的實物檔案管理制度，把實物檔案明確納入收集范圍，加強與相關單位的溝通，及時了解可能產生實物檔案的有關動向，積極采取年度收集與隨時收集相結合的方法，允許獲獎單位臨時擺放，但要定期移交到檔案管理部門。檔案管理部門要認真做好實物檔案的管理工作，增強工作的主動性和責任心，加強宣傳力度，全方位提高員工的歸檔意識，以確保實物檔案能夠及時完整的收集歸檔。

2.2 拓展利用途徑，體現檔案價值。

做好實物檔案的利用工作不僅可以發揮檔案的原始記錄性作用，還可以通過實物檔案的展示，充分體現處實物檔案與企業文化之間的密切關系。在滿足實物檔案正常的利用需求外，還可以結合本單位的實際情況舉辦專題性展覽，有條件的單位還可以建立企業榮譽展廳。檔案部門也可以充分利用多媒體技術與實物相結合的途徑，以播放、展覽等多種方式來宣傳、展示反映企業在生產經營過程中所取得的重大成果，為企業員工提供一個全面了解企業的動態平臺，從不同的方面、角度彰顯企業的實力。

2.3 加強庫房管理，確保實物檔案的安全與完整。

實物檔案由于種類的不同，其體積、形態各異，其庫房管理也應具有一定的針對性。對已歸檔的實物檔案要按照其內容、性質及實物的形態等進行分類整理，并做好實物檔案的著錄及檔號的編制工作。實物檔案的庫房要嚴格按檔案保管的“八防”要求去做，并根據保管載體的不同，設置與其對應的保管條件，以適應庫內實物檔案的保存需求。在定制庫房柜架時應根據庫房的實際空間并結合實物檔案的特點，采用不同的存放柜架來存放實物檔案，確保實物檔案安全保管，合理存放，便捷利用。對企業獲得的榮譽類實物檔案可視利用率的高低分別擺放于不同的架位，有條件的企業還可以將實物檔案通過拍攝的手段將其轉換為數字檔案，以便于快捷方便的提供借閱和利用。

3 結束語

本文根據對實物檔案的收集以及管理經驗，首先對常見的保存方面的問題進行了分析，只有將保存環節中存在的主要問題進行解決，才能使實物檔案不會由于錯誤的保存行為而出現被損壞的不良情況，實物檔案的管理者需要根據不同類型的實物檔案的具體特點以及管理需要，對實物檔案進行合理地管理，在收集實物檔案時，需要對實物檔案的價值進行合理地判定，將實物檔案按照價值高低進行判斷，根據其價值來確定管理的力度，借助完善的實物檔案管理來給單位的成長歷程提供真實的記錄。

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