論互聯網環境下人事檔案的現代化管理

馮沖

摘 要：網絡技術的發展給社會各項工作都帶來了極大的沖擊，檔案管理也不例外。作為檔案管理的重要內容，人事檔案管理在總體檔案管理工作中占據重要地位。在互聯網環境下，人事檔案亟需加強數字化、信息化管理，提高現代化管理水平，提升檔案管理以及利用之效率。對此，本文就互聯網環境下人事檔案的現代化管理進行了多方面探究，以供參考。

關鍵詞：互聯網；人事檔案；現代化管理

科學技術的發展促進了互聯網的形成，其是一種嶄新的社會形態，能有效提高社會生產力，促進社會各行業領域的發展。互聯網環境下，許多傳統產業找尋到了與互聯網相結合的有效途徑，依托互聯網平臺和技術進行行業整合、資源獲取和信息互通已經成為當前常態。特別是在2015年“互聯網+”計劃于政府工作報告中提出之后，互聯網于各領域之應用更為廣泛。在此背景下，人事檔案管理工作也積極引入了互聯網技術，開始步入現代化管理時代。

一、人事檔案現代化管理之要求

在當前信息技術飛速發展的時代，要做好人事檔案的現代化管理，需滿足下述要求：

對人事檔案實施電子化管理。檔案電子化是人事檔案現代化管理之前提。即要求將紙質檔案上的信息輸入計算機存儲，轉換為電子檔案，建立檔案信息庫。如此，人事檔案方可通過網絡平臺為各個部門、各級領導所調閱，極為便捷。此外，人事檔案的電子化管理還便利了檔案的修改和更新，也更利于檔案的保存，還能在一定程度上減少檔案收集、整理的成本。

第二，對人事檔案信息管理的標準化。人事檔案的現代化管理需要檔案管理人員依據一定的制度標準進行檔案的建檔和管理，通過系統軟件來整合檔案信息，高效進行信息的查詢、統計以及利用。為使人事檔案能于網絡平臺進行共享，應統一人事檔案信息的建檔、存儲、交換之標準，實現各檔案部門工作的全面接軌。

第三，對人事檔案信息實施網絡化管理。人事檔案信息的電子化僅是檔案現代化管理之第一步，在遵循保密原則以及查閱規定之基礎上，還應充分利用互聯網實現人事檔案信息的網絡共享，進行網絡化管理。如此，才能最大化發揮人事檔案對于個人、組織以及社會之價值，提高檔案利用率。

二、互聯網技術應用于人事檔案管理之作用

互聯網技術應用于人事檔案管理已是大勢所趨，其在實際檔案管理工作中的應用具有重要作用，具體如下：

其一，便利檔案資源的開發，實現資源共享。互聯網技術的應用構建了一個龐大的網絡管理體系，掃除了檔案在固定空間存儲不可隨時調用之障礙，須臾便可實現不同部門之間的信息調閱與查詢，有效增強了檔案資源獲取的及時性，大大節省了時間，能使人事檔案的開發與利用效率得以提高，這都有賴于互聯網技術提供的技術保障。

其二，能為部門領導提供有關人員的全方面信息。利用互聯網技術可以構建人才信息庫，將于人才有關的信息全部集中于一體，進行分門別類的存儲，有利于部門領導迅速查閱與人才有關的信息，包括政治面貌、家庭情況、獎懲情況、工作歷程等等，還可查閱人才日常生活、工作、學習等多方面信息，對人才進行全面了解和綜合分析。

其三，通過互聯網技術可實現各計算機設備的互聯互通，建立網絡系統，便利各部門之間信息的交流，也便利檔案管理人員隨時了解各部門人員的情況，隨時進行信息的收集、更新與修改，也便于對人員之具體情況進行研究和分析，實施更高層次的檔案信息服務。

三、互聯網環境下人事檔案的現代化管理策略

（一）建立完善的人事檔案現代化管理制度

當前，在互聯網環境下，由于人事檔案依托互聯網技術進行管理的時間還較短，還缺乏系統化的管理制度，亟需各單位依據自身實際情況進行管理制度的完善，以更好地進行人事檔案的現代化管理。因此，檔案管理部門應積極與人事部門以及單位領導進行溝通和探討，制定出具體明細的現代化人事檔案管理制度，特別是針對檔案的電子化、網絡化管理制定出完善的人事檔案信息化管理制度，進一步規范檔案管理工作，實施科學化管理。例如，可依據《檔案法》制定《人事檔案信息化管理制度》、《人事資料收集、整理、歸檔制度》、《人事檔案網絡共享管理制度》等等，只要是有助于人事檔案規范化管理的制度都可借以參考、借鑒，以完善本單位的人事檔案管理制度，明確相關工作人員之責任，增強其管理意識，切實提高人事檔案現代化管理之實效。

（二）加快進行人事檔案數據之自動化整合

依托互聯網進行人事檔案的管理，并非是簡單的將檔案掛至網絡，也非僅為紙質檔案的電子化，而應實現人事檔案數據之自動化整合。即，收集整理大量開放性人事檔案信息數據，共享至統一的網絡平臺，讓用戶能靈活利用，滿足用戶之檔案利用需求。這一方面要加強人事檔案信息之標準管理，頒布行業信息管理標準，形成統一的信息管理體系，促進檔案數字化建設之開展，另一方面，要加強各檔案館之間之合作，實行人事檔案信息之開放共享。互聯網的出現能夠密切各檔案管理部門之聯系，而檔案的數字化、網絡化也便利了用戶異地查閱人事檔案，加速了檔案的數據化進程。此外，各檔案館還需加強技術合作，共同開發新的人事檔案管理技術，高度整合檔案資源，推進檔案管理由數字化向數據化之轉變。同時，云計算作為互聯網時代一種熱門的新的服務模式，對于整合數量龐大且無序的人事檔案信息數據具有積極作用，檔案部門可合理對其加以利用。人事檔案管理人員可將人事檔案信息通過互聯網上傳至云端，便利云計算對這些數據信息進行分類整理，為用戶提供可視化數據服務。

（三）提升人事檔案管理者之綜合素養

互聯網的出現對人事檔案管理人員的工作以及綜合素養都提出了更多、更高的要求，需要檔案管理人員緊隨時代步伐，與時俱進地進行自我學習和提升，以更好地做好本職工作，提高人事檔案管理工作效率和質量。檔案管理部門是一個服務性部門，其主要的工作便是為用戶提供所需的檔案服務，而服務質量的高底則與檔案管理人員之綜合素養息息相關。在互聯網環境下，人事檔案更新的周期更短，檔案資料的利用度更高，檔案管理人員所需服務的用戶群體也更為龐大，這些都需要人事檔案管理人員不斷進行自我學習，參與各項培訓活動，既可以參加所在單位組織的集體學習活動，如學習討論會、經驗分享會、主題講座等，還可自覺進行在線學習，在網上選擇適合自己的學習資源進行知識的積累，也可參與遠程教育培訓，不斷實現知識的更新，提高專業技能。此外，依托互聯網進行人事檔案管理工作還需要檔案管理人員熟練掌握計算機技術，懂得一定的網絡安全管理知識，因此，相關人事檔案管理人員還應積極參加計算機專業技能培訓，以進一步提升綜合素養，做好本職工作。

四、結語

對于互聯網環境下的人事檔案管理工作而言，如何適應新環境，滿足新的要求，做好人事檔案管理服務工作是當前人事檔案管理人員需深入思考探究的問題。面對互聯網這一新的環境，人事檔案管理者應積極更新管理理念，認清時代發展的新形勢，牢牢把握好互聯網這一新媒介，做好人事檔案的電子化、網絡化管理，加快人事檔案管理的現代化發展。

參考文獻

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