關(guān)于加強(qiáng)新時期下學(xué)校檔案管理工作的探討

肖楚光

摘 要：檔案作為一種資源化信息，對于國家、政府、企業(yè)、學(xué)校等單位都是重要的組成部分，新時期發(fā)展以來，學(xué)校檔案管理方面存在許多問題，在檔案管理模式上跟不上新時期發(fā)展速度的潮流，管理模式有些落伍或者陳舊，近期黨的十九大中提出與全黨集中教育活動相結(jié)合的思想，舉行主旨為“不忘初心、牢記使命”的檔案文獻(xiàn)展覽；通過聯(lián)合解放軍檔案館，舉行主旨為 “傳承紅色基因、擔(dān)當(dāng)強(qiáng)軍重任”的檔案文獻(xiàn)展覽；聯(lián)合工信部進(jìn)行共同舉行有關(guān)國家工業(yè)重大歷史的檔案展覽，并在各個城市中實現(xiàn)巡回展覽，旨在論述檔案管理工作的重要性，我校秉承十九大精神，對新時期中學(xué)校檔案管理工作的問題進(jìn)行發(fā)現(xiàn)，并針對問題進(jìn)行解決。本文筆者結(jié)合實際經(jīng)驗針對我校檔案管理的容易出現(xiàn)的一些問題，提出對于管理措施，以期對我校的檔案管理工作提供一些有力的管理方案。

關(guān)鍵詞：新時期、學(xué)校檔案管理、管理問題、針對方法

1 新時期的我校的檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

1.1、思想過于傳統(tǒng)，管理方法過于陳舊

檔案管理發(fā)展應(yīng)隨著新的現(xiàn)代觀念與時俱進(jìn)，就我校在檔案管理方面來看，也或多或少被傳統(tǒng)思想所牽制以及影響，于是在傳統(tǒng)觀念的引導(dǎo)下，我校的檔案管理被限制，長此以往的發(fā)展下去，檔案管理人員就會對外界的信息一無所知，徹底與新時代的潮流脫軌，對于新時期社會的發(fā)展?fàn)顟B(tài)的了解嚴(yán)重不足，所以就導(dǎo)致了工作人員對于新時代的社會性質(zhì)不夠了解，檔案管理的理念就跟不上新時代的步伐。學(xué)校在抓教育的同時也應(yīng)該關(guān)注檔案管理，檔案管理人員將檔案進(jìn)行保存作為自己的工作中最重視的一項，而對于其他有關(guān)檔案的管理的關(guān)注不夠足夠，比如分析檔案，檔案的應(yīng)用等，如果檔案管理人員不對檔案進(jìn)行解讀以及分析，就不能對檔案的含義進(jìn)行深刻了解，就會導(dǎo)致檔案不能夠被有效利用，如果這種做法長久下去，檔案管理工作必然會受到抑制以及阻礙。

1.2、檔案管理的人才較少

檔案管理離不開檔案管理人員的工作，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)知識的掌握是管理檔案的重點，它意味著檔案的管理是否是有效、高效、有意義的管理，但是新時期的學(xué)校檔案管理人才較少，他們的專業(yè)知識掌握度不高，專業(yè)素養(yǎng)相對較低，而檔案管理的方法以及流程等等都是日新月異，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的事件越來越多，檔案管理的工作量也越來越大，如果通過較低的專業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)知識的掌握度的檔案管理人員進(jìn)行管理，不能夠達(dá)到預(yù)期的工作需求，十九大以后，學(xué)校的檔案管理越來越重視，所以對于檔案管理的人才選錄也會越來越細(xì)致。

1.3、檔案管理的工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)

就筆者工作經(jīng)驗來看，我校的檔案管理工作存在一些細(xì)節(jié)問題，導(dǎo)致檔案管理工作不能產(chǎn)生有效、高效的工作結(jié)果。比如學(xué)校檔案管理人員對于索引、目錄等方面的更新以及完善沒有做到及時的進(jìn)行，在分類檔案的時沒有細(xì)致分類，對于檔案的編碼也不夠嚴(yán)謹(jǐn)，以上問題的出現(xiàn)就使檔案的管理工作受到極大的阻礙；還有對檔案的收集以及管理時，并沒有按照檔案的分類將其收集并放置同種位置，而是胡亂分放到任何位置，這樣會使后期的檔案管理以及尋找檔案時會特別麻煩，對于檔案的查詢、整合等工作并不能得到及時的處理。不僅如此，還對檔案管理工作人員的工作出現(xiàn)不良影響，導(dǎo)致檔案管理人員的工作熱情受到抑制，工作責(zé)任心降低，不按時上下班，在上班期間不認(rèn)真工作等不良情況，新時代的今天，是一個信息化時代，大部分工作都是經(jīng)由電腦以及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，檔案管理工作也是由電腦網(wǎng)絡(luò)所構(gòu)成的一個數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理檔案，而不是按照原來的通過紙張上記錄的方法進(jìn)行檔案管理，而現(xiàn)有的學(xué)校檔案管理是既不現(xiàn)代化又不傳統(tǒng)化，處于兩者之間，從而使檔案管理過程中某些過程達(dá)不到預(yù)期的標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作出現(xiàn)各種不良情況，沒有高效的工作情況，在需要對檔案進(jìn)行查閱的時候，不能方便的查詢。

2 對于檔案管理出現(xiàn)的問題進(jìn)行處理

2.1、檔案管理的過程給予足夠的重視

檔案管理的工作是否順利與檔案管理人員的重視程度息息相關(guān)，有的檔案管理工作人員對于自己的工作含義沒有足夠的深入了解，對自己的工作存在一些誤解，對于自己的工作的內(nèi)容模棱兩可，不能抓中自己工作的重點進(jìn)行針對，所以在進(jìn)行檔案管理工作時沒頭沒腦，所以檔案管理人員對于檔案管理需要更加重視，深刻諒解自己的工作的內(nèi)容，不僅是基層人員要重視檔案管理，領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)該做出表率作用，可以激勵校內(nèi)基層人員的工作熱情，那么怎么來開展檔案管理工作的重視工作呢？學(xué)校應(yīng)該組建檔案管理工作小組，工作小組的成員都需要由領(lǐng)導(dǎo)組成，共同監(jiān)視基層人員的工作情況，使檔案管理的工作人員對檔案管理工作更加上心，領(lǐng)導(dǎo)小組需要建立一個檔案管理的管理機(jī)制，并對工作人員的工作進(jìn)行檢測、考核等方法，這樣可以使基層人員的管理工作更加重視，而領(lǐng)導(dǎo)小組不僅要在思想上進(jìn)行管理，還應(yīng)該對基層人員的工作的實際情況進(jìn)行重視，保證工作人員的工作應(yīng)用到有用的地方，不至于無用功，而對于檔案管理工作人員也應(yīng)該跟隨領(lǐng)導(dǎo)小組的想法進(jìn)行管理工作，工作人員要嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)小組指派，領(lǐng)導(dǎo)小組要培訓(xùn)檔案管理人員的責(zé)任心，培養(yǎng)工作人員對自己工作的重視。自十九大以來，檔案管理更加被重視，我校也秉承十九大精神，對檔案管理工作越來越關(guān)注。

2.2、檔案管理人員的專業(yè)知識、專業(yè)素養(yǎng)的提高

檔案管理工作與檔案管理人員之間的關(guān)系是密不可分的，檔案管理人員每天的工作就是管理檔案，所以檔案管理人員的專業(yè)知識的掌握程度以及專業(yè)素養(yǎng)的高低，都決定了檔案管理的高效率、有效率，如果要增強(qiáng)檔案管理的高效率以及有效率，最主要的就是提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)知識的掌握程度，所以有關(guān)部門應(yīng)該安排檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)專業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)知識，并對檔案管理人員的工作內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn)，讓基層人員跟上新時代檔案管理工作的腳步，在檔案管理工作方面更加得心應(yīng)手，再者，有關(guān)政府或者組織也應(yīng)該經(jīng)常開展檔案管理學(xué)習(xí)教育，加強(qiáng)工作人員對新時代科學(xué)技術(shù)的熟練運(yùn)用，方便進(jìn)行檔案管理，并使檔案的查詢更加高效、方便。并且在十九大以后，因為檔案管理的精神的傳達(dá)，我國檔案局逐漸將檔案部門與其他部門進(jìn)行聯(lián)系，將政務(wù)信息進(jìn)行互通，然后將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行互通，最后達(dá)到檔案數(shù)據(jù)互通的目的，并且要保證檔案的安全性，以檔案保密為底線。

2.3、檔案管理工作應(yīng)該除舊創(chuàng)新

由于檔案的機(jī)密性，所以在檔案管理工作時應(yīng)該舍棄過時的管理模式，添加應(yīng)用新型管理方法，增強(qiáng)檔案的機(jī)密性，在檔案保存過程中，要采用新型的保存方法，保證檔案在需要查閱的時候，能夠順利找到，管理人員在管理檔案時，要嚴(yán)格遵守領(lǐng)導(dǎo)的審批，對檔案進(jìn)行定期檢查以及整理。十九大以后，各級檔案管理部門開始著力于檔案服務(wù)升級，提高有效率以及高效率，使檔案管理模式更加適合新時期的管理模式，并進(jìn)行修訂現(xiàn)有的《檔案法》，制定新的檔案管理制度，使檔案管理工作更加適應(yīng)新時代，我校更是對此尤為關(guān)注，同樣進(jìn)行檔案服務(wù)的升級，進(jìn)行除舊創(chuàng)新，以此來對十九大傳達(dá)的精神進(jìn)行支持。

3 結(jié)論

黨的十九大的到來，在檔案管理的模式上，我們亦應(yīng)該學(xué)習(xí)十九大思想精神，力爭更新檔案管理理念，與時俱進(jìn)。筆者以為可以通過增強(qiáng)工作人員的專業(yè)知識以及專業(yè)素養(yǎng)，重視檔案管理過程以及內(nèi)容，從領(lǐng)導(dǎo)到工作人員都要重視檔案管理等方法來加強(qiáng)新時期的檔案管理，希望能夠為檔案管理在新時期的加強(qiáng)提供幫助。

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