新時期科技檔案管理存在的問題及對策分析

馮嘉文

摘 要：檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展過程中的一項重要內(nèi)容，而在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，檔案管理工作開始應(yīng)用數(shù)字化的方式，這對檔案管理具有一定的積極作用，不僅可以提高檔案管理的效率，也為查閱檔案提供了極大的便利。但是在應(yīng)用現(xiàn)代化的管理方式過程中，出現(xiàn)了許多問題。比如，檔案在應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^程中可能存在被人篡改、非法獲取等情況，因此新時期科技檔案管理工作還需要進(jìn)行改進(jìn)。筆者在對新時期科技檔案管理中存在的問題進(jìn)行深入分析的同時，也對相應(yīng)的解決措施進(jìn)行了探究。

關(guān)鍵詞：新時期；檔案管理；科技化；問題分析

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，新時期科技檔案管理工作已經(jīng)成為人們?nèi)找骊P(guān)注的熱點工作。新時期科技檔案管理在實際工作中具有巨大的優(yōu)勢，它不僅可以提高相關(guān)事業(yè)單位檔案管理效率，而且可以增加查閱者的查閱效率。另外，應(yīng)用科技檔案管理對管理者的素質(zhì)要求更為嚴(yán)格，管理者必須熟練掌握現(xiàn)代化、科技化的管理技術(shù)。因此在新時期科技檔案管理的發(fā)展過程中，必然會遇到多種難題。當(dāng)下，對新時期科技檔案管理問題進(jìn)行深入分析十分重要。

1 新時期科技檔案管理概述

1.1 科技檔案管理

其一，新時期科技檔案管理工作是對檔案的高效管理方式，并解決和檔案管理相關(guān)的各種問題。檔案為我國的社會提供了信息基礎(chǔ)，將新時期科技檔案管理方式應(yīng)用于檔案管理的目的在于新時期科技檔案管理大大提升了檔案的管理和查閱效率、簡化工作流程、減少人力與物力的投入等。其二，新時期科技檔案管理是一種以計算機技術(shù)和信息技術(shù)為依托對檔案管理進(jìn)行操控的一種高效運行方式，在運行的過程中，新時期科技檔案管理可以更好地提升信息錄入效率，使管理者減少工作量。而傳統(tǒng)的檔案管理方式則是要投入大量精力，并且還需要耗費許多紙張，不符合環(huán)保理念，在查閱時也需要花費大量時間尋找檔案，并且錯誤率偏高，新時期科技檔案管理則可以解決這一棘手的問題，在檔案存檔、查閱增加了效率，也減少了人力、物力的投入。

1.2 新時期科技檔案管理的優(yōu)勢

新時期科技檔案管理在檔案管理中可以簡化一些問題，尤其是在各事業(yè)單位的檔案管理中具有很大優(yōu)勢，在檔案管理應(yīng)用中的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1）提升查閱效率和準(zhǔn)確性

新時期科技檔案管理在檔案查閱過程中可以有效地解決一些問題，并且迅速在檔案系統(tǒng)中搜索出相應(yīng)檔案，直接將檔案呈現(xiàn)在查閱者面前。而管理者則可以省去繁瑣的尋找過程，增加了查閱效率。在程序的輔助下，查閱者也可以更輕松地找到自己需要的檔案，因為在傳統(tǒng)的檔案管理方式下，查閱者在查閱檔案時很可能會發(fā)現(xiàn)尋找到的檔案不符合自身要求，最后只能再次進(jìn)行查找。而新時期科技檔案管理則是提高了查閱檔案的準(zhǔn)確度，查閱者只需要在查找系統(tǒng)內(nèi)輸入關(guān)鍵詞，便可以輕松尋找到相應(yīng)檔案，減少了重復(fù)查找工作。

2）提高錄入效率

應(yīng)用新時期科技檔案管理在檔案管理中提高了錄入效率，簡化了錄入程序，比如：存檔歸類由程序在后臺智能完成，極大程度上減輕了管理者的工作壓力，這種方式與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，方便了管理者對于檔案管理系統(tǒng)的掌控，管理者可以隨時對檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、檢查等工作，并及時比對，體現(xiàn)了新時期科技檔案管理的巨大優(yōu)勢。

3）符合環(huán)保理念

在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，管理者往往會使用大量紙張進(jìn)行信息整理、登記等工作。這與國家所主張的環(huán)保理念相悖，不符合當(dāng)今的時代發(fā)展要求。而新時期科技檔案管理方式則可以解決這一問題，應(yīng)用新時期科技檔案管理不僅節(jié)省了紙張，而且還符合數(shù)字化辦公的潮流，因此，新時期科技檔案管理在踐行環(huán)保方面也具有巨大優(yōu)勢。

4）整合事業(yè)單位檔案，提高使用范圍

應(yīng)用傳統(tǒng)方式進(jìn)行檔案管理，查閱者在查閱檔案時需要親自到有關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行查閱工作，或者是通過傳真等方式進(jìn)行查閱，而新時期科技檔案管理則有效地解決了這一問題。通過計算機網(wǎng)絡(luò)，查閱者在家中就可以進(jìn)行檔案查閱，這給查閱者節(jié)省了許多時間，并且提高了查閱效率。而管理者在錄入系統(tǒng)后，檔案可以與其它單位共享，并且在條件允許下，可以將信息與其他查閱者共享，這就提高了信息的利用率，也增加了檔案信息的適用范圍。

2 新時期科技檔案管理中存在的問題

2.1 網(wǎng)絡(luò)安全

應(yīng)用新時期科技檔案管理方式意味著檔案需通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行錄入處理與傳輸?shù)确绞剑W(wǎng)絡(luò)恰恰是具有一定危險性的信息傳遞方式。在檔案的傳遞過程中，被黑客阻截的可能性十分大，因此就可能泄露一些重要信息。被阻截下來的檔案還可能被黑客惡意篡改，甚至偽造檔案，這就對檔案管理工作造成了一定打擊。并且現(xiàn)在信息售賣現(xiàn)象十分嚴(yán)重，在信息泄露后，有很大可能造成經(jīng)濟上的損失，因此網(wǎng)絡(luò)安全問題是最為棘手的問題之一。

2.2 電子檔案的完整性

應(yīng)用新時期科技檔案管理方式的過程中，管理者需要使用計算機進(jìn)行檔案錄入，也就是存儲在硬盤或云盤中。因此，如果在計算機使用的過程中，計算機硬盤出現(xiàn)損壞，檔案信息就會遭到損壞，這對檔案管理的破壞性十分大，所以新時期科技檔案管理方式對管理者的要求相對較高，如果管理者在檔案管理時沒有嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，就有可能出現(xiàn)電子檔案的損壞現(xiàn)象。

2.3 電子檔案的真實性

傳統(tǒng)檔案在封存的過程中需要相關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，并且在檔案上進(jìn)行蓋章等等工作保證檔案信息的真實性。而電子檔案無法保證，并且電子檔案在后期容易被篡改，所以電子檔案的真實性難以保證，這也是新時期科技檔案管理中的一大難點。

3 新時期科技檔案管理問題的解決措施

3.1 建立相關(guān)的管理制度

在應(yīng)用新時期科技檔案管理的過程中，相關(guān)事業(yè)單位必須制定嚴(yán)格的管理制度。在檔案信息的錄入、管理的過程中需由專業(yè)人員嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作。無關(guān)人員嚴(yán)禁在進(jìn)行錄入工作時參與其中。并且對檔案的查閱也要嚴(yán)格要求，查閱者必須經(jīng)過相關(guān)程序進(jìn)行身份認(rèn)證，否則不予查閱。并且在查閱的過程中，查閱者也必須按照查閱規(guī)程進(jìn)行查閱，不得隨意復(fù)制、更改，這就有利于預(yù)防電子檔案易被篡改泄露的風(fēng)險。

3.2 建立網(wǎng)絡(luò)防火墻

電子檔案在傳輸?shù)倪^程中往往容易被黑客等不法分子進(jìn)行攔截、篡改，有些黑客甚至直接攻擊檔案管理系統(tǒng)，并獲取大量信息，這就要求相關(guān)事業(yè)單位必須建立網(wǎng)絡(luò)防火墻，最大程度保證電子檔案不被外界獲取，防止出現(xiàn)信息泄露的現(xiàn)象。并且一些重要文件最好采用傳統(tǒng)的紙面登記方式，防止重要檔案的泄露。因此，在檔案管理中采用建立網(wǎng)絡(luò)防火墻的方式可以實現(xiàn)電子檔案的保護(hù)最大化。

3.3 招納精通現(xiàn)代化、科技化的管理人員

在應(yīng)用新時期科技檔案管理過程中，對于管理人員的素質(zhì)要求較高，因此各事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時必須要招納精通計算機技術(shù)和信息技術(shù)的管理人員，以保證管理工作的順利進(jìn)行，并且掌握專業(yè)技術(shù)的管理人員還可以優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，這對新時期科技檔案管理的發(fā)展具有重要意義。另外，在實際工作過程中，單位需要對管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，讓管理人員及時得到最新的技術(shù)信息，以保證管理人員的管理水平不斷提高，從根本上提高檔案管理效率。

4 結(jié)束語

在新時期科技檔案管理的發(fā)展過程中雖然存在著一些困難，但是新時期科技檔案管理在未來的檔案管理中必定發(fā)揮更大的作用。制定出符合現(xiàn)代化和科學(xué)的管理理論體系，檔案管理與現(xiàn)代化技術(shù)也必將高效結(jié)合，政府和有關(guān)部門的參與也為新時期科技檔案管理的發(fā)展提供了有力支持，在現(xiàn)代化理念和科學(xué)的管理體系下，新時期科技檔案管理也將成為未來檔案管理方式的主流。在將來的社會發(fā)展中，新時期科技檔案管理方式在檔案管理中必定會被廣泛應(yīng)用。

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