試分析如何在信息化時(shí)代做好檔案保密工作

張丹

摘 要：隨著信息化時(shí)代的不斷發(fā)展，越來越多的信息化技術(shù)應(yīng)用在我們?nèi)粘５纳a(chǎn)生活中給我們帶來了很大的便利。我國(guó)各類檔案管理工作因?yàn)槲募浅７倍啵瑸榱吮ＷC檔案管理工作的高效率和高質(zhì)量也應(yīng)用了一些信息化技術(shù)來增加進(jìn)一步保障我國(guó)的檔案管理工作更好地進(jìn)行。但是隨著信息的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，檔案管理的保密性也收到了很大的威脅。本文中我們就將針對(duì)檔案保密工作現(xiàn)在面臨嗯挑戰(zhàn)以及相對(duì)應(yīng)的措施進(jìn)行深入探討研究，希望可以更好地保證我國(guó)檔案管理工作的保密性。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代；檔案保密；問題；解決措施

信息化技術(shù)在我國(guó)社會(huì)檔案管理工作中的應(yīng)用增加了我國(guó)很多信息化技術(shù)，這為檔案管理工作帶來了很大的便利。但是因?yàn)楝F(xiàn)在信息化技術(shù)的普及自己信息儲(chǔ)存方式的多樣化，應(yīng)用信息化技術(shù)也給檔案管理工作的保密性帶來了很大的挑戰(zhàn)。如果我們不能很好的應(yīng)對(duì)這些挑戰(zhàn)，我國(guó)的信息化檔案管理工作的發(fā)展也會(huì)受到影響。接下來我們就具體討論一下信息化檔案管理面臨的挑戰(zhàn)以及對(duì)應(yīng)的解決措施。

一.信息化社會(huì)檔案管理的保密工作面臨的新挑戰(zhàn)

要想保證信息化檔案管理工作的高效進(jìn)行，我們必須應(yīng)對(duì)好當(dāng)前面臨的挑戰(zhàn)。所以首先我們來探討分析一下我國(guó)當(dāng)前面臨的挑戰(zhàn)，這樣我們才能針對(duì)性地提出相應(yīng)的解決方案。

（一）我國(guó)法律法規(guī)滯后

信息化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中已經(jīng)相對(duì)而言比較普及了，要想保證檔案管理工作中的保密性我們應(yīng)該考慮到通過一些強(qiáng)制性手段。這就是國(guó)家的法律法規(guī)，如果我們可以應(yīng)用法律法規(guī)來約束檔案管理工作的泄密以及強(qiáng)制通過不法手段獲取檔案信息的違法行為。有了法律的約束我國(guó)信息化檔案管理工作就可以更加順利的進(jìn)行以及進(jìn)一步提升發(fā)展。但是之前我國(guó)檔案管理工作大多是使用紙質(zhì)檔案，所以相對(duì)應(yīng)管理法規(guī)也是針對(duì)紙質(zhì)檔案管理的，而針對(duì)于電子檔案以及其他形式的檔案管理都沒有針對(duì)性的法律法規(guī)來維護(hù)。所以說法律法規(guī)的滯后就是我國(guó)信息化社會(huì)檔案管理保密工作面臨的挑戰(zhàn)之一。

（二）檔案工作人員保密意識(shí)不強(qiáng)

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，信息的掌握已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的重要因素。所以對(duì)于檔案管理工作的保密性要求也是非常嚴(yán)格的。但是很多從事檔案管理工作時(shí)間比較短、經(jīng)驗(yàn)不太足的人對(duì)于這個(gè)問題沒有深刻的認(rèn)識(shí)。這種工作意識(shí)對(duì)于他們工作過程中的態(tài)度等多方面影響都是很大的。他們對(duì)于檔案管理工作保密性的重要程度沒有正確的認(rèn)識(shí)的話，就非常容易出現(xiàn)各式各樣的問題影響我國(guó)我國(guó)的檔案管理工作的進(jìn)行。

（三）保密技術(shù)落后

電子檔案已經(jīng)成為我國(guó)檔案管理工作中經(jīng)常應(yīng)用的一種檔案管理形式。但是電子檔案都是通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)或者一些數(shù)字化技術(shù)來進(jìn)行快速的整理歸檔的。但是對(duì)于信息保護(hù)的技術(shù)仍然是存在欠缺的。很多非常精通網(wǎng)絡(luò)技術(shù)或者數(shù)字化技術(shù)的人員可以通過一些自制的軟件程序入侵檔案庫(kù)從而調(diào)取自己想要的檔案信息，這也是我國(guó)信息化檔案管理工作中的一大問題。我們只有更好地做好保密技術(shù)才能保證信息化檔案管理工作的不斷發(fā)展。

二.如何應(yīng)對(duì)有效地應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代給保密工作的挑戰(zhàn)

上文中通過詳細(xì)的討論，我們已經(jīng)認(rèn)識(shí)到我國(guó)當(dāng)前應(yīng)用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作中存在的問題。所以我們針對(duì)上述問題提出了相對(duì)應(yīng)的解決措施，接下來我們就來具體探討分析一下如何應(yīng)對(duì)上述問題。

（一）完善電子信息管理檔案保密管理制度

法律法規(guī)的不斷完善對(duì)于我國(guó)應(yīng)用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作是非常有利的。電子檔案相對(duì)而言是我國(guó)當(dāng)前檔案管理工作的主要形式，所以我們應(yīng)該逐步完善電子信息管理檔案保密制度。這一制度如果得到完善應(yīng)用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理就會(huì)非常輕松。但是我們只能僅僅依靠國(guó)家的電子信息管理檔案保密制度，因?yàn)檫@是針對(duì)全國(guó)發(fā)布的，牽扯單位比較廣，要想在真正讓這項(xiàng)制度起作用，我們還應(yīng)該考慮到檔案管理部門的具體情況合理的制定相適合的規(guī)章制度來管理檔案。所以完善電子信息管理檔案保密管理制度是非常必要的。

（二）建立并認(rèn)真履行電子信息檔案查詢使用制度

檔案管理工作的進(jìn)行很多時(shí)候是為了人們?cè)诒匾獣r(shí)候進(jìn)行檔案查詢時(shí)，可以更加迅速地完成查詢工作，從而保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。但是因?yàn)殡娮訖n案剛剛普及，我們對(duì)于相應(yīng)的制度規(guī)定也有很多漏洞，這些漏洞的存在很大程度上影響了我國(guó)電子信息檔案管理。所以我們必須建立合理的電子信息查詢使用制度而且必須嚴(yán)格遵守，這樣工作效率才能得到保證。

（三）建立健全檔案管理檔案干部知識(shí)教育機(jī)制

檔案管理工作人員的工作素質(zhì)對(duì)于檔案管理工作的進(jìn)行也是非常不利的。尤其是他們的工作態(tài)度對(duì)于檔案管理工作的保密性良好與否影響也是非常大的。所以我們要對(duì)相關(guān)的工作人員進(jìn)行及時(shí)教育。這種教育不能僅僅進(jìn)行一定的時(shí)間，而應(yīng)該逐步形成一定的機(jī)制。定時(shí)對(duì)檔案管理工作的相關(guān)人員進(jìn)行知識(shí)學(xué)習(xí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性以及對(duì)相應(yīng)的電子檔案管理技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)練習(xí)可以熟悉應(yīng)用。

（四）不斷開發(fā)信息保護(hù)技術(shù)

信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，所以要保證檔案管理的保密性對(duì)于信息防護(hù)系統(tǒng)等其他技術(shù)的研究也應(yīng)該不斷改進(jìn)。信息防護(hù)技術(shù)是非常復(fù)雜精密的，所以我們應(yīng)該盡可能引進(jìn)一些優(yōu)秀的信息化人才來進(jìn)行信息防護(hù)技術(shù)的開發(fā)，從而保證我國(guó)信息技術(shù)在檔案管理工作中的良好應(yīng)用。

（五）紙質(zhì)檔案與電子檔案的有機(jī)結(jié)合

電子檔案已經(jīng)成為我國(guó)檔案管理工作的一種重要形式，但是電子檔案雖然更加便利、高效率碰上存在保密性問題。而紙質(zhì)檔案雖然查找保存存在很大的問題，但是相較于電子檔案外人獲取是相對(duì)比較困難的。這兩種檔案管理形式各有有點(diǎn)，所以我們應(yīng)該將紙質(zhì)檔案和電子檔案有機(jī)結(jié)合充分發(fā)揮各自的優(yōu)點(diǎn)，進(jìn)而保證我國(guó)檔案管理工作的優(yōu)化高效。

三.小結(jié)

檔案管理工作的保密性是非常重要的，而現(xiàn)在電子檔案管理保密性存在諸多問題，上文中我們對(duì)此進(jìn)行了探討，也提出了相應(yīng)的解決措施。我相信我們通過上述改革一定可以更好地進(jìn)行檔案管理工作。

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