臨床實驗室設備管理系統(tǒng)開發(fā)與應用

羅嘉俊， 丘文慧， 尹小毛， 吳海雄， 曾方銀

（南方醫(yī)科大學第五附屬醫(yī)院檢驗醫(yī)學科，廣東 廣州 510900）

醫(yī)學實驗室質量管理要求建立質量管理體系以提高檢驗質量，實驗室設備的管理水平直接影響實驗室質量水平的高低[1]，有必要開發(fā)設備管理程序[2]。在實際工作中，由于傳統(tǒng)的手工登記和紙質管理模式，導致記錄不完整，效率低下，管理混亂，難以保證檢驗質量。因此，南方醫(yī)科大學第五附屬醫(yī)院檢驗醫(yī)學科根據(jù)ISO 15189《醫(yī)學實驗室質量和能力認可準則》和《臨床實驗室管理辦法》對設備管理的要求，結合科室情況自主開發(fā)出一套臨床實驗室設備管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)使用多年，期間不斷升級、完善，取得良好成效。

1 材料和方法

1.1 系統(tǒng)設計基礎

編程語言為Visual Basic 6.0，使用SQL Server 2005數(shù)據(jù)庫平臺，采用C/S 結構。流程設計見圖1。

圖1 軟件設計流程圖

1.2 數(shù)據(jù)庫設計

包括設備基本信息表（設備唯一號、名稱、品牌型號、資產編號、價值、購買方式等）、日常保養(yǎng)設置表（設備唯一號、保養(yǎng)月份、保養(yǎng)內容、啟用標記等）、日常保養(yǎng)登記表（設備唯一號、保養(yǎng)月份、保養(yǎng)內容、保養(yǎng)記錄、保養(yǎng)者、保養(yǎng)時間等）、故障記錄表（設備唯一號、故障時間、故障描述、處理措施、處理者、費用、驗收結果等）、業(yè)務流程表（業(yè)務類型、記錄內容、記錄者、記錄時間等）、附件表（設備唯一號、文件名稱、文件路徑、上傳日期、過期日期、上傳者等）等37張表。

2 結果

主要模塊包括：設備管理、維護保養(yǎng)、業(yè)務管理、統(tǒng)計分析、附件管理和系統(tǒng)設置。軟件架構見圖2。

圖2 軟件架構圖

2.1 首頁

首頁分為2部分。一部分為事務公告欄，主要為計劃性保養(yǎng)、文件記錄審核、設備證件即將過期、儀器故障未處理等提示；另一部分為使用模塊的快捷方式，根據(jù)使用頻率顯示模塊大小。

2.2 設備管理模塊

2.2.1 設備臺賬 設備臺賬主要為設備檔案的建立、修改、刪除、瀏覽，根據(jù)不同人員設置相應的權限。見圖3。

2.2.2 基礎設置 基礎設置包括相關證件、相關文件、日常保養(yǎng)、計劃性保養(yǎng)設置。相關證件主要為設備三證，可報警提示有即將失效的三證；相關文件主要為設備相關手冊、使用說明書、驗收材料等；日常保養(yǎng)和計劃性保養(yǎng)設置為設備的參數(shù)設置，主要應用于維護保養(yǎng)模塊。基礎設置模塊為設備管理的基礎模塊，管理者可隨時查閱設備的基本信息，對設備做個性化的設置。基本參數(shù)設置完畢后，無需額外維護即可長期使用。見圖4～圖6。

圖3 設備檔案界面

圖4 設備基本信息界面

圖5 日常保養(yǎng)設置界面

圖6 計劃性保養(yǎng)設置界面

2.3 維護保養(yǎng)模塊

維護保養(yǎng)模塊包括日常保養(yǎng)、計劃性保養(yǎng)、故障處理項目，為工作人員日常使用頻率最高的模塊。

2.3.1 日常保養(yǎng) 分為日常保養(yǎng)計劃和環(huán)境/手工登記2個模塊，2個模塊功能相同，都是對設備維護保養(yǎng)進行登記，區(qū)別在于一個是點擊登記保養(yǎng)內容，一個是記錄設備運行數(shù)據(jù)。可根據(jù)不同設備進行個性化的保養(yǎng)內容設置，每月自動生成保養(yǎng)登記表。實心圓表示正常登記，空心圓表示異常登記；如果設備登記故障記錄后不做故障處理，背景變成紅色報警，處理后則不再報警；如果做了交班記錄，背景會變成綠色提醒；背景為淺藍色則提示為該保養(yǎng)內容保養(yǎng)日期，需進行保養(yǎng)（圖7）。該模塊功能強大、界面簡潔、操作簡單。單擊為登記，雙擊為查看故障記錄或交班記錄，環(huán)境/手工登記模塊輸入相應數(shù)據(jù)即可（圖8）。可根據(jù)不同人員設置相應權限：只能登記當天、當月和無限制，避免出現(xiàn)隨意登記、亂登記現(xiàn)象。可按組別或崗位檢查是否有未登記的設備，可提示發(fā)生故障未處理的設備，可提示負責人審核相關記錄。

圖7 日常保養(yǎng)界面

圖8 環(huán)境/手工登記界面

2.3.2 計劃性維護 分為維護保養(yǎng)和校準計劃，可新增、修改、刪除、打印、瀏覽記錄，主要用于計劃性保養(yǎng)、性能驗證分析、校準計劃等。如果已經設置計劃性保養(yǎng)任務，可套用任務模板同時自動更新下次保養(yǎng)時間，無需記錄每次保養(yǎng)時間，系統(tǒng)自動提示。可上傳相應的記錄文件，同時提醒負責人進行審核。可根據(jù)相應設備、記錄時間、關鍵詞等條件進行快速檢索。見圖9、圖10。

圖9 計劃性維護界面

圖10 計劃性維護記錄界面

2.3.3 故障處理 該模塊分為故障記錄和交班記錄，可新增、修改、刪除、打印、瀏覽記錄。故障記錄用于設備故障記錄登記，故障登記后日常保養(yǎng)界面紅色報警消失；交班記錄用于設備使用狀態(tài)或設備耗材等內容，設置完畢后在日常保養(yǎng)界面背景變成綠色提醒。可上傳相應的記錄文件，同時提醒負責人進行審核。所有記錄均可在一覽表查看，也可在日常保養(yǎng)界面雙擊查看。可根據(jù)相應設備、記錄時間、關鍵詞等條件進行快速檢索。見圖11、圖12。

圖11 故障處理列表

圖12 故障記錄界面

2.4 業(yè)務管理模塊

業(yè)務管理模塊包括設備申購、驗收、調撥、租賃、報廢、不良報告項目，可實現(xiàn)對設備進行全生命周期管理。由于業(yè)務管理需要醫(yī)院設備科經手，但有些醫(yī)院無設備管理系統(tǒng)或未實現(xiàn)系統(tǒng)對接，并且相關表格樣式內容在不同醫(yī)院不同時期也可能不同，因此采用管理員上傳相應的表格模板，工作人員下載使用的模式。管理員根據(jù)醫(yī)院最新要求隨時更換表格模板即可使用，無需進行軟件升級，方便使用。見圖13。

圖13 業(yè)務管理模塊

2.5 統(tǒng)計分析模塊

該模塊主要包括設備效益分析、折舊分析、使用分析項目。根據(jù)設備的原有資產、折舊率、折舊年限、折舊方式可進行折舊分析和資產統(tǒng)計；與實驗室信息系統(tǒng)進行系統(tǒng)對接后可獲取該設備檢測收入情況，并結合維修費用、折舊費用等進行效益分析；還可根據(jù)設備保養(yǎng)登記和故障記錄進行使用分析。管理者可方便地了解科室設備的整體情況以及資產效益情況，從而作出相應的決策。見圖14、圖15。

圖14 設備運行使用分析界面

圖15 設備折舊統(tǒng)計界面

2.6 附件管理模塊

該模塊主要包括設備程序文件、原廠用戶手冊、維修手冊、相關證件等項目。可根據(jù)不同人員設置相應權限，可瀏覽下載或修改、刪除文件，同時可通過文件名稱快速檢索，并可報警提示有即將過期證件。見圖16、圖17。

2.7 系統(tǒng)設置模塊

該模塊包括系統(tǒng)設置、人員設置、參數(shù)設置、使用日志、系統(tǒng)幫助等后臺管理項目，主要為管理員進行維護系統(tǒng)運行參數(shù)、人員檔案、系統(tǒng)對接等內容的設置。

圖16 程序文件一覽表

圖17 相關證件一覽表

3 討論

目前，我國多數(shù)的設備管理系統(tǒng)都是圍繞醫(yī)院設備管理進行設計開發(fā)，核心在于設備資產管理和設備維修報備管理等[3-4]，而臨床實驗室關于設備管理的核心在于設備使用保養(yǎng)和維修記錄。針對醫(yī)院設備管理的軟件并不適合臨床實驗室使用，專門圍繞臨床實驗室尤其是檢驗科設備管理設計開發(fā)的軟件不常見[5]，絕大部分的臨床實驗室在設備管理上仍采用落后的手工紙質管理模式。

隨著科技和信息化的發(fā)展，臨床實驗室設備越來越多，對其進行規(guī)范化使用、管理的要求越來越高；臨床實驗室工作人員質量安全意識不斷增強，越來越多的人意識到做好設備管理的重要性。舊的管理模式已難于滿足需求，迫切需要采用高效、快捷的方法進行設備管理。因此，我們依據(jù)ISO 15189：2012《醫(yī)學實驗室——質量和能力的專用要求》的管理要素和《臨床實驗室管理辦法》對設備管理的要求（主要是設備的性能驗證、校準使用、維修和保養(yǎng)等）結合科室情況自主開發(fā)出一套臨床實驗室設備管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)取消了原來落后的手工登記和紙質管理模式，上線使用后，設備檔案管理由原來的30 min縮短至2 min，記錄查閱和文件查找由原來的15 min減少為30 s，保養(yǎng)登記和故障記錄等漏登率減少了70%。提高了工作效率，降低了科室管理成本，實現(xiàn)了設備管理信息化和無紙化。同時，系統(tǒng)設計時考慮到臨床實驗室工作人員的工作習慣，尤其是日常保養(yǎng)模塊，設計科學，界面簡潔，貼近工作人員日常工作，容易上手，實驗室工作人員樂于接受，員工滿意度由原來的62%提升至90%。

不論是以往的手工登記還是現(xiàn)在的信息系統(tǒng)登記，都存在漏登記或補登記甚至是沒有保養(yǎng)就進行登記問題，不能完全真實地反映設備的使用情況。而目前絕大多數(shù)臨床實驗室都是通過規(guī)范人員操作、加強監(jiān)督和管理來較客觀地反映真實情況。這一方面需要大量的人力成本和時間成本，另一方面又要求工作人員有較高的依從性。因此，后續(xù)的設想是軟件可以和設備進行交互，如設備和實驗室信息系統(tǒng)實現(xiàn)雙向通訊，日常保養(yǎng)后軟件可自動登記，發(fā)生故障后軟件可以自動記錄，通過軟件可以自動記錄所有設備的運行情況，無需耗費大量的人力成本和時間成本去監(jiān)督[5]。工作人員的重心不再是登記，而是轉變?yōu)樵O備的日常保養(yǎng)和正常運行，從而真正反映設備管理的實際情況。但目前多數(shù)品牌的設備都不支持使用信息的通訊，這有待后續(xù)的改進。

臨床實驗室工作的核心在于質量，分析質量時需綜合人員、設備、試劑等各種因素，但由于各軟件無法關聯(lián)而形成信息孤島，絕大部分臨床實驗室進行質量分析時只能分析實驗結果，不能快捷、有效地獲取其他的信息進行分析。因此，我們設想軟件與實驗室信息系統(tǒng)加強交互，在實驗室信息系統(tǒng)進行質量分析時可快捷地提取人員、設備、試劑等相關信息，打破信息孤島局面。

另外，物聯(lián)網技術在設備管理中的應用，可對設備實時監(jiān)控、跟蹤定位、對設備實現(xiàn)共享等[6-7]，使設備管理提升到一個更高的層面。如何在“互聯(lián)網+”時代，在現(xiàn)有的基礎上結合新技術、新應用來進一步提高設備管理的效率和質量，值得進一步探究。

[1]段磊，劉秀玲，王佳頻，等. 基層醫(yī)院檢驗儀器設備的科學管理[J]. 黑龍江醫(yī)學，2013，37（6）：516-518.

[2]CNAS-CL02 醫(yī)學實驗室質量和能力認可準則ISO15189：2012[S]. 北京：中國合格評定國家認可委員會，2012.

[3]陳慶. 試談醫(yī)院設備管理系統(tǒng)的開發(fā)與應用[J]. 電腦編程技巧與維護，2013，18：8-10.

[4]張璐璐，田喬. 醫(yī)療設備信息化管理研究[J]. 中國醫(yī)學裝備，2016，13（2）：128-130.

[5]劉和錄，羅寧政，徐志康，等. 檢驗儀器設備管理網絡信息系統(tǒng)的開發(fā)與應用[J]. 醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2008，29（1）：54-55.

[6]劉煥舒，李碩，鄭之國. 基于物聯(lián)網的結核病實驗室設備管理系統(tǒng)設計[J]. 中國醫(yī)學裝備，2016，13（12）：124-128.

[7]曲德強，繆渝斌，張歡. 物聯(lián)網技術在高校設備管理中應用[J]. 實驗室研究與探索，2016，35（9）：300-302.