新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究

孟昭秀

隨著我國信息化水平的不斷提升，各行各業引入信息化服務，創新傳統服務模式，不斷提升服務質量和服務效率。我國作為一個檔案大國，檔案事業與生產生活息息相關。在事業單位的正常運行中，檔案作為每個項目和環節中的材料支撐發揮著重要作用。但是我國事業單位的檔案管理工作存在著許多問題。本文將從這些問題入手，分析問題原因，通過對新形勢下信息技術與檔案管理創新結合模式的探究，對新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革提出相應的對策與建議。

目前，我國事業單位處于改革時期，業務繁忙資料繁多，而檔案能夠為事業單位的各項活動和服務提供記錄服務，使得各項活動和服務的原始文字材料得以保存，各項內容有據可循，為事業單位高效運轉和服務提升提供檔案基礎。但是結合我國目前的檔案工作實際來看，檔案管理工作還有很大的進步空間。檔案管理的創新與服務模式的改革必須重視。

事業單位檔案管理現狀

檔案工作人員素質參差不齊

我國事業單位通過事業編制社會化考試招聘工作人員，面向群體廣泛，專業要求廣泛，針對性低。目前檔案工作的負責人員很少具有專業的圖書情報或檔案管理專業素養與相關管理素質。大多數工作人員都是文秘專業或者其他與事業單位性質相近的專業人員，缺乏相應的檔案管理專業知識。檔案管理工作的人員大多數管理方法都是在實踐中一點一點摸索中積累出的經驗，具有不系統性和不全面性。在實踐工作中，一旦遇到新問題新情況就會出現工作停滯問題。此外，大多數檔案管理人員并非全職負責，而是兼職負責自己工作部分的檔案管理工作，不利于單位檔案的集中管理，統籌規劃和統一調度，不利于為事業單位發展提供助力。

檔案工作管理技術落后

隨著信息化的發展，計算機技術在各行各業及檔案管理中廣泛應用。但是各個事業單位卻沒有能夠在計算機技術的基礎上建立起便民利業的電子檔案管理系統。部分單位雖然建立起電子檔案系統，但也僅處于檔案內容電子化，而利用程度較低。此外，檔案管理中新型開發管理軟件的應用推廣卻并不盡如人意。究其根本，就是缺乏相應先進的設備與技術，工作人員的電子數據能力較弱，專業人才不足。在職的工作人員并未掌握運用信息技術的能力，檔案管理過程中缺乏科學性。

檔案工作認識程度較低

檔案工作在我國歷史上一直并未受到重視，認為其并不能帶來直接效益。這種長久的觀念影響下，大部分事業單位對于檔案管理工作從人力到物力再到財力投入均不足，領導層面領導力缺乏且觀念老化，工作人員缺乏熱情，工作設備落后，數據系統漏洞多，資金投入不足，發展后勁缺乏，這些問題都使得檔案管理的工作效率始終不能有質的飛躍。[1]同時，檔案管理工作是面對大量紙質材料的枯燥乏味的整理歸類工作。工作人員在監督不嚴，執行不力的工作環境中，沒有充分履行自身職責，未真正按照需求與規定整理歸類相關檔案，并通過檔案整理工作完善事業單位的業務內容。

新形勢下工作特點及管理改革必要性

改革順應時代要求

當今時代是數字化時代，跨地區跨國家的地域間活動呈爆發式增長。大數據時代下的云技術要求各行業進行工作與信息技術融合，從而更好適應時代變遷和社會發展需求。當今我國人口流動快，地域間信息交流量大，事業單位的工作人員和工作內容也是在不斷擴大空間與時間范圍。[2]因此，檔案工作的信息化是實際工作的需要，也是時代背景下的必然變萆。

改革助力體制轉型

我國事業單位體制轉型與改革正處于關鍵時期，提高事業單位服務效率與服務能力，更好的為我國人民服務，是我國事業單位現代化建設的根本目的。信息化與數據化是現代化事業單位建設的關鍵一環。大數據平臺與云共享是未來檔案事業的發展趨勢。建立信息化的檔案管理體系，是有利于推進我國事業單位的轉型提升，為事業單位的現代化提供數據基礎。

改革提升工作水平

檔案工作存在文件數量多，內容信息量大，數據間關系復雜，程序繁瑣，資料整理難度高等特點。對于時間久遠的信息和資料缺失信息，查找難度極大。信息化平臺的建設可以有效緩解甚至解決這一問題，有利于更好的為生產生活服務，提升檔案工作的實踐意義，提高檔案管理工作的能力與水平。檔案工作對于單位來說，具有信息留存和資料管理的意義。而對于個人來說，檔案是個人工作轉移、社會信息轉移具有重要作用，是全面建立人才引進和人才保留制度的基礎。

管理創新與服務模式改革措施

培養專業人才，提升人才素質

通過對專項人才的招聘，引進專業技術人員對事業單位的檔案管理工作進行系統建設與完善。加強工作人員的工作能力深化教育，組織工作人員定期進行專業內容的學習與比拼，對工作人員的業務素質進行專項提升與考核。提升領導層面建設，為領導層注入新鮮血液和全新發展觀念。[4]建立相應管理制度和獎懲制度，提高工作人員的工作認真程度，鼓勵工作人員發揮創新精神，同時加強工作人員自律性與自覺性，完善檔案管理工作崗位的相應制度建設，保障工作人員的基本權益，明確工作人員的工作義務，提升工作人員工作熱情。

建立體系化現代管理模式

事業單位檔案管理創新管理模式，建立體系化檔案管理模式。加強領導力量建設，提升檔案發展的前瞻性與預見性。同時要加強體系化建設，全面提升檔案管理的數字化程度、自動化能力和互動化水平。通過加強數字加密，提升檔案安全系數；建立檔案大數據庫，增強檔案查找、對比能力；增強信息自動收集、篩選與檢索能力，實現數據批量化處理；同時完善數據上傳，建立各單位聯動的大數據云平臺，實際提升檔案利用效率。建立事業單位業務內容和工作人員的雙重檔案內容，加強業務內容的安全保密性建設，提升工作人員的信息的保存工作，由此加強業務管理與人員管理效率，促進事業單位全方位發展。

綜上所述，檔案管理工作的提升是關系著事業單位發展的重要內容，關系著事業單位的檔案管理能夠有效率的進行，并對事業的良好運行與持續建設具有積極的意義。在我國事業單位改革提升的大形勢下，針對信息數據技術下的檔案管理工作改革與服務模式創新勢在必行。