探討如何提高小學的檔案管理水平

鄭桂蓮

摘 要：本文從小學檔案管理工作的重要性入手，簡要介紹提高學校檔案管理工作水平的措施，旨在完善檔案管理體系，加強檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)，從而提升小學檔案管理工作質(zhì)量，以期為小學各項日常管理工作提供檔案資料服務(wù)。

關(guān)鍵詞：小學；檔案；管理

學校檔案管理工作所涉及的內(nèi)容較多，其工作難度較大，包括學校的行政、財務(wù)、教學、人事、學生管理等各個層面，其重要性不言而喻，在當前信息技術(shù)高度發(fā)達的今天，小學檔案管理工作發(fā)揮出了極大的作用與影響[1]。因此，小學應重視檔案管理工作的優(yōu)化與落實，繼而不斷完善檔案管理體系，以便于促進學校進一步發(fā)展。

1 小學檔案管理工作的重要性

其一，小學檔案管理促進教學發(fā)展。教學檔案是小學檔案材料中的重點管理項目，是指在教學全過程之中產(chǎn)生的文本性材料，這些材料不僅記錄著小學教學內(nèi)容與形式，同時也是未來教學研究的數(shù)據(jù)資料，通過對教學檔案的研究，對于小學教學體系改革起到了積極影響。其二，小學檔案資料反映管理質(zhì)量。檔案資料中涵蓋了學校管理的各個層面，因此，對檔案信息加以分析和統(tǒng)計，能夠客觀、真實的反映出某一時間段小學管理工作實際情況，以便于學校逐步調(diào)整管理方向與方法，提升學校日常管理質(zhì)量[2]。其三，小學檔案管理體現(xiàn)學校面貌。檔案信息中囊括學校的學風與校風，是學校各個時期辦學特點的表現(xiàn)，這些學校資料成為未來學校發(fā)展的重要信息，是后人研究的歷史資料和客觀依據(jù)。同時，檔案信息不僅能夠為學校的未來發(fā)展而服務(wù)，同時也對地方經(jīng)濟建設(shè)及國家教育改革提供了重要的數(shù)據(jù)支持。

2 小學檔案管理工作優(yōu)化措施

2.1 建立小學檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)

現(xiàn)代化檔案管理在對檔案文本進行保存的基礎(chǔ)之上，更為重視其應用價值，當前各個企事業(yè)單位均意識到檔案管理的重要性，從而建設(shè)相應的現(xiàn)代化檔案管理部門。小學應加強當前現(xiàn)代化檔案管理硬件及軟件設(shè)施建設(shè)，一方面，由專門、統(tǒng)一的部門進行檔案管理，轉(zhuǎn)變以往由各個年級組保管教學檔案的現(xiàn)狀，將學校中學生、教師、教學、財務(wù)、日常管理等檔案加以集約化管理，有助于提高檔案管理水平[3]。另一方面，建立小學檔案信息管理系統(tǒng)，通過信息系統(tǒng)對檔案加以保存、分類、分析、應用，能夠確保小學檔案信息的有效利用。在建設(shè)前，學校應全面了解其檔案信息實際情況，依照學校情況針對性的構(gòu)建信息系統(tǒng)，有利于提升未來檔案管理的實效性。另外，小學校應加強檔案信息系統(tǒng)平臺中的歸檔、保存、調(diào)閱及備份工作，其中，歸檔需要建立檔案電子文本信息，將檔案電子文本信息按照種類分別儲存在計算機硬盤及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫之中，為未來調(diào)檔及查閱工作提供便利，學校檔案歸檔工作需針對種類、內(nèi)容、檔案對象等相關(guān)信息進行歸檔處理。小學校需針對檔案信息采用硬盤與光盤加以備份保存，并嚴格做好防止硬盤與光盤的防塵、防火、防震、防水、防磁工作，避免因硬盤與光盤損壞而造成的檔案信息遺失問題，提高檔案備份信息的存儲質(zhì)量[4]。關(guān)于學校檔案信息的調(diào)閱問題必須加以重視，需經(jīng)由學校相關(guān)負責人員批準才可查閱，調(diào)閱時不得采用拍照、復印等方式復制檔案信息本文，且只能在檔案管理部門之中調(diào)閱，不得以任何借口攜帶檔案文本離開檔案管理部門。

2.2 打造小學檔案管理工作隊伍

目前現(xiàn)代化檔案管理工作所涉及的技能與知識較多，對檔案管理人員而言存在一定難度，諸如信息收集、保存、編輯、檢索、統(tǒng)計、應用等方面均對管理人員提出了更高的要求。除此之外，當前大部分小學均開展檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)，這就要求小學檔案管理人員在上述技能基礎(chǔ)之上，還要掌握計算機技術(shù)、檔案信息化系統(tǒng)應用技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等等，才能更好的開展日常工作。因此，小學校應加強檔案管理人員的教育培訓，提升檔案管理人員職業(yè)能力及素養(yǎng)，滿足學校檔案管理工作對管理人員的迫切需求[5]。一方面，引入當前先進的檔案管理理念與技術(shù)于檔案管理部門，尤其是檔案管理新技術(shù)與新知識方面，重點普及檔案管理相關(guān)技術(shù)的應用，以期提升檔案管理人員工作技能水平。同時，還應將計算機基礎(chǔ)技術(shù)、信息化檔案管理技術(shù)加以培訓，采用理論與實踐相結(jié)合的方式開展教育培訓，從而使其能夠?qū)⒗碚撝R應用于日常工作之中，完善當前小學檔案管理水平。另一方面，檔案數(shù)據(jù)信息安全性是管理工作中的重點，因此，需要對檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全知識技能加以培訓，使其在日常生活中采用科學、有效的方式實施檔案管理，保障檔案信息文本的安全性。學校應加強對檔案管理部門的安全性、保密性教育，使檔案管理人員能夠樹立正確的保密意識，針對計算機網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)、殺毒技術(shù)及安全密鑰技術(shù)等方面進行重點培訓，提升小學檔案信息管理的安全性水平。

2.3 滲透小學檔案管理于教學之中

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，目前在檔案管理工作中應用各種信息技術(shù)，從而使檔案信息的應用效果與利用率有所提升，促使檔案小學檔案管理工作更具實效性，因此，小學檔案管理應及時轉(zhuǎn)變其管理方式、管理內(nèi)容及工作目的，以期提高小學檔案的應用水平。教學檔案是小學檔案中的重要組成部分，教學檔案是教學過程之中學校、教師、學生各個方面形成的多方面材料，這些材料源自于教學環(huán)節(jié)，是教學改革與研究的重要數(shù)據(jù)。教學檔案管理工作的重點在于材料收集，由于檔案信息涵蓋于教學之中，其材料收集工作需要教師的積極配合，因此，應將教學檔案管理滲透于教學之中，促使教師能夠配合檔案管理人員開展教學檔案信息收集工作，從而形成全面、系統(tǒng)的檔案管理體系，以便于檔案材料的保存與應用[6]。另外，教學檔案管理工作還需加強其編輯及研究工作，通過對教學資料的縱向研究，提高教學檔案信息的實效性，使其價值能夠體現(xiàn)及應用于教學之中，進而不斷加強教學檔案的應用效果。

2.4 加強小學檔案管理基礎(chǔ)性工作

小學應建立健全檔案管理規(guī)范制度，制度是當前檔案管理工作不斷優(yōu)化及提升的有力保障，小學檔案管理人員在制度約束下開展各項日常工作，從而逐步提升檔案管理工作水平。因此，小學應加強檔案管理制度體系的建設(shè)，根據(jù)學校檔案管理工作實際情況，在檔案管理制度中充分體現(xiàn)《檔案法》各項要求，使檔案管理人員在日常工作中做到有據(jù)可循。除此之外，學校應保證檔案管理制度執(zhí)行效果，將制度徹底貫徹于日常檔案管理工作之中，優(yōu)化檔案管理人員崗位職責，采用崗位責任制加強對檔案管理人員的監(jiān)管工作，從而將檔案管理規(guī)范制度深入到崗位中，提高小學檔案管理工作質(zhì)量。小學校在檔案管理工作中引入激勵機制，通過激勵機制激發(fā)檔案管理人員的工作主動性，根據(jù)檔案管理人員工作質(zhì)量實施獎懲措施，確保檔案管理制度深入落實于日常工作之中。

3 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作與學校日常運行、教學等方面息息相關(guān)，是學校管理工作中的重要組成部分，因此，小學應正確認識檔案管理工作的重要性，逐步加強對檔案管理工作的監(jiān)管，提升檔案管理人員的專業(yè)能力與素養(yǎng)，以便于進一步提升學校檔案管理工作水平。

參考文獻

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[5]王璐.加強中小學后勤檔案管理工作的幾點思考[J].卷宗，2017（10）.

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