淺談新時代檔案管理工作開展路徑

陳樹江

摘 要：時代在發展，科技在進步，給我們的檔案管理工作也帶來了新的開展路徑。在這樣的大背景下，我們只有與時俱進，改變觀念，不斷學習，不斷進步，才能不被時代甩下。本文介紹了新時代檔案管理工作的內容及特點，分析了當下檔案管理工作面臨的現狀，并提出對應措施。

關鍵詞：新時代；檔案管理；開展路徑

1 新時代下檔案管理工作的內容及特點

1.1 新時代下檔案管理工作的內容

針對新時代下的檔案管理而言，它在一定程度上是與傳統檔案管理過程中的工作是不同的，它進一步地要求把現代信息技術在檔案管理工作中進行充分的應用，這就需要相關的檔案管理部門，不僅要在規劃下進行，同時也要在組織下進行，在一定程度上對檔案信息資源進行相應的采集，對其進行有效的整理以及保存。信息化檔案管理在一定程度上能夠對實體的保管進行脫離，不僅走向了數字化檔案管理，同時也走向了現代化檔案管理。

1.2 新時代下檔案管理工作的主要特點

一是在新時代背景下，針對檔案管理來說，不僅要對相關的法律進行遵循，同時也要對相關的政策以及法規進行遵循，并且這些政策在一定程度上都是由檔案管理部門進行統一制定的。二是針對目前來說，檔案管理大多數以電子檔案形式或者是重要電子文件形式進行的，這在一定程度上標志著國家以及企業走向信息化時代。三是檔案管理工作在新時代下，對現代信息技術所具有的優勢在一定程度上進行了充分的利用，不僅實現了檔案管理的數字化，同時也實現了檔案管理的網絡化，對檔案管理在工作過程中的效率進行有效的提高，讓檔案在管理的過程中不僅具有高效性，并且還具有一定的準確性。

2 檔案管理工作面臨的現狀

一是檔案管理工作的重視程度有所提高。隨著現代計算機技術的應用與完善，以及信息的便捷傳遞，各單位與部門的領導已認識到檔案管理工作的重要性。不僅在硬件的配置上而且在軟件的提升上都給予了充分的重視，同時對資源和專業人才的配備都給予了相對的傾斜。這給檔案管理工作的改進創造了必要的條件。

二是檔案管理所需的現代化設備相對齊全。電腦、打印機、掃描儀、專業管理軟件、多功能保管柜（架）以及監控設備等基本能正常配備。“巧婦難為無米之炊”，有了必要的設備，就為檔案管理的新常態提供了保障。比如，進行電子檔案的數據化錄入，紙質檔案存儲區域安裝各種攝像頭等監控設備，確保了檔案核心機密的安全性。

三是檔案管理的信息化建設水平有了提升。無論是機關、事業單位還是企業都在向無紙化辦公邁進，檔案管理工作也隨著開始了信息化和數字化。各種檔案資料都通過統一的數據庫進行錄入和管理，方便調閱和查詢，使數據分析更準確和便利。有些單位開始將檔案管理系統和辦公系統以及網絡服務系統進行有效整合，從而提升了檔案管理的便捷性和高效性。四是有些人對檔案管理信息化認識不到位。檔案管理信息化作為一種新的檔案管理手段，在管理方式及管理理念上與傳統的檔案管理有一定的差異。在從傳統的紙質檔案管理向電子信息化管理轉換過程中，一些人不能與時俱進改變認識，認為紙質儲存才是檔案，電腦儲存失去了檔案的原始意義；另外，檔案管理搞信息化建設需要設備資金投入，錄入也會浪費大量時間和精力。這些不到位的認識會影響到信息化的進程。

3 新時代下改進檔案管理工作的對應措施

3.1 提高對檔案管理工作重要性的認識

檔案管理工作小到與我們每個人的工作和生活息息相關，大到關系國家方針、政策的制定和調整。檔案管理的信息化和數字化，可以對龐大的數據群體進行迅速分析，從而得出最科學的結果，應用到國家的各項建設事業中去。所以，只有全社會都重視檔案管理的新常態化建設，我們的檔案管理工作才能有實質性、突破性的跨越。

3.2 加大檔案管理工作的投入保障力度

在檔案管理工作中，人才、資金、技術、培訓等多方面的投入必不可少，沒有專業性人才，信息化工作就無從談起。而缺少資金的保障，就無法采購新設備、新技術。沒有信息化所需的技術，工作就會盲目，無從適應數字化需要。如果沒有培訓保障，檔案人員就不能更好地接受新知識、掌握新方法、熟悉新技能。一切工作都是以人的因素為主導，調動人的積極性尤為重要，所以工作中的激勵機制同樣是做好檔案管理工作的有力保障。我們各級單位和部門，特別是各級領導要對檔案管理工作給予充分的重視與支持，尤其是人才的選拔和培養，檔案存儲場地和管理設備的配置等。

3.3 實現檔案信息資源的充分共享

目前在信息化建設過程中，對軟件的使用比較混亂，而且硬件上的功能在一定程度上也沒有得到有效地發揮，這樣就會進一步導致檔案信息不能充分共享，相關各個部門的檔案信息在管理的過程中都是各自為營。所以，應該在一定程度上應該明確檔案管理過程中的內容以及范圍，并且有效地規范檔案管理過程中各項工作和檔案管理過程中各個環節，建立相對比較規范的系統工程，以保證檔案信息資源共享渠道的暢通。

3.4 加強檔案信息數據庫的建設

我國大體上還處在文件處理向信息化管理進行過渡的階段，因此，要想向信息化管理的過渡進行得更快，其中比較重要的就是建立檔案信息數據庫。針對數據庫系統建設來說，它不僅是檔案信息管理的核心，同時還是其重要的基礎。建立數據庫在一定程度上是需要長期的過程，我們應該本著從低級到高級的過程進行相應的建設。在對數據庫建設的過程中，應該把檔案管理的相關工作和計算機技術這兩者進行有效的結合，并讓其能夠在一定程度上協調合作，把綜合數據及檔案目錄庫進行相應的集合，只有這樣才能進一步地形成網絡開發式以及分布式的數據庫，使信息化檔案管理工作過程中的效率進得到不斷地提高。

3.5 提高檔案管理人員的素質

檔案管理工作進步和發展需要有與之相適應的的管理隊伍，因此，要加強對檔案從業人員的教育培養，不斷提高管理人員的素質。一是檔案管理人員自身要具備較強的業務素質和能力，對其相關知識進行有效的的掌握，并能運用現代化手段對檔案進行規范化管理。二是檔案管理人員一定要具備較強的責任心和事業心，對檔案管理工作能夠全身心地投入。三是相關的工作人員要樹立較強的大局意識，使檔案管理工作能夠滿足國家規定的要求，保證工作的過程中不會出現紕漏。

4 總結

在這樣的努力之下，我們工作創新的目標在于有效利用更多有價值的檔案信息資源，提供高質量、高水平的服務，實現檔案工作的科學化、規范化、現代化。一個單位的檔案承載著單位發展的歷史軌跡，是對單位發展過程的真實記錄，檔案以其所載信息的原始性、真實性、技術成果的可重復性及可考查性等使其具有更高的利用價值。因此，在新時期，通過對單位檔案管理工作創新的加強，來實現檔案管理的信息化，為單位發展創造新的機遇與空間是十分有必要的。我們要主動學習世界先進的管理思想和方法，學習先進的技術設備的操作，以及如何將其與我們的檔案管理工作很好地融合。

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