如何推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)

郭晶

摘 要：檔案管理是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展中非常關(guān)鍵的一項(xiàng)管理工作，隨著當(dāng)前信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，信息化的發(fā)展趨勢(shì)愈加明顯，針對(duì)檔案管理開(kāi)展的信息化管理模式的完善和建設(shè)工作必須要有清晰的發(fā)展路線，并采取有效的舉措和策略解決目前轉(zhuǎn)型發(fā)展期間出現(xiàn)的各類(lèi)問(wèn)題和缺陷，尤其是制度性缺陷還有管理理念的轉(zhuǎn)變問(wèn)題值得引起人們高度的關(guān)注。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；建設(shè)；措施

引言

在當(dāng)前的檔案管理工作中還有很多在沿襲以往的工作模式和管理辦法，信息化技術(shù)和新型的管理理念還沒(méi)有徹底的融入到實(shí)際的管理工作當(dāng)中，管理理念落后、制度中的缺陷和不足已經(jīng)嚴(yán)重阻礙了檔案管理信息化的發(fā)展和進(jìn)步，因此要深刻的認(rèn)識(shí)到問(wèn)題和缺陷的嚴(yán)重性，運(yùn)用科學(xué)的管理和控制手段來(lái)促進(jìn)信息化的各方面建設(shè)進(jìn)入到快速發(fā)展的軌道上來(lái)。

1、檔案工作的基本現(xiàn)狀

目前我國(guó)的檔案管理工作處于關(guān)鍵的體制改革以及應(yīng)用新型管理理念的時(shí)期，這是一個(gè)發(fā)展變化的過(guò)程，必然要暴露出以往不曾注意或者容易忽視的問(wèn)題，比如管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，管理理念和模式上都出現(xiàn)了或多或少的問(wèn)題亟待解決，但是信息化的管理制度體系的建設(shè)和完善正在迅速發(fā)展之中，工作人員更加頻繁的使用檔案信息處理平臺(tái)和系統(tǒng)來(lái)處理大量的信息和數(shù)據(jù)的分析和整理，檔案資料的使用率較以往有了很大的提升，人們更加注重對(duì)信息的搜集、分析和整理，看待信息資源的態(tài)度了很大的轉(zhuǎn)變，這種觀念的變化有利于迅速實(shí)現(xiàn)當(dāng)那管理的信息化，并達(dá)到高度的信息化，而目前的主要問(wèn)題就在于體系不是很健全，工作人員的某些習(xí)慣和觀念還停留在以往的管理模式中，還需要進(jìn)一步帶動(dòng)和推動(dòng)信息化的迅速發(fā)展。

2、檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

2.1缺乏先進(jìn)的管理理念

管理理念是目前很多工作人員沒(méi)有完成轉(zhuǎn)變和革新的重要部分，檔案管理的信息化與其制度性的建設(shè)不僅需要信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，還需要人們具備新型的管理理念和工作態(tài)度，但是目前看來(lái)還有一些人員并沒(méi)有準(zhǔn)備好接受甚至無(wú)法接受新型的管理模式和相關(guān)理念，還停留在以往落后的工作模式之中，工作態(tài)度較為散漫，工作進(jìn)展較為緩慢和滯后，管理水平較差，而且很難有更高的工作效率和質(zhì)量，由于工作人員管理觀念的落后，工作上變得有些不思進(jìn)取，相應(yīng)的工作任務(wù)也被拖延，基于此就很難對(duì)管理模式做出變革和創(chuàng)新，值得引起管理人員的關(guān)注和反思。

2.2檔案管理人員素質(zhì)有待提高

當(dāng)下，許多檔案部門(mén)的管理人員素質(zhì)不高，高技術(shù)人才特別是信息處理復(fù)合型人才十分缺乏，大多數(shù)的檔案管理人員技術(shù)水平一般，而缺乏及時(shí)、有效的現(xiàn)代化、信息化培訓(xùn)，阻礙了檔案管理的信息化進(jìn)程。信息化檔案管理要求檔案管理人員不僅具備一定的檔案管理技能，還需要掌握一定的計(jì)算機(jī)技能和信息技術(shù)，因此，作為制約檔案管理信息化建設(shè)的重要因素，檔案管理人員素質(zhì)有待提高。

2.3整體的城建檔案管理技術(shù)落后，嚴(yán)重影響相關(guān)業(yè)務(wù)工作效率

我國(guó)現(xiàn)階段還有很多地區(qū)并沒(méi)有將檔案管理工作納入到城建工作中去，因此后起的檔案信息化管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)與城建業(yè)務(wù)的同時(shí)發(fā)展，而技術(shù)本身存在的缺陷與滯后又對(duì)城建檔案事業(yè)的發(fā)展起到制約的影響。盡管目前我國(guó)科技發(fā)展較快，但全國(guó)范圍內(nèi)真正應(yīng)用成熟的OA辦公系統(tǒng)管理檔案依舊不多，存在大量的傳統(tǒng)手工收集與檢索的工作管理方式，導(dǎo)致獲取對(duì)信息量少，嚴(yán)重影響檔案收集管理，不利于再次開(kāi)發(fā)，這又對(duì)業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用產(chǎn)生阻礙作用，引起惡性循環(huán)。

3、檔案信息化建設(shè)的路徑分析

3.1提升信息化管理意識(shí)

檔案工作者應(yīng)樹(shù)立科學(xué)的檔案服務(wù)理念，打破各自為政的局面，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)過(guò)程中的聯(lián)系與合作。把建設(shè)高質(zhì)量、特色化、多元化作為工作目標(biāo)去追求，將分散的檔案信息資源整合到一起，成為造福社會(huì)的寶藏。目前，檔案信息資源共享建設(shè)尚處于探索階段，需要科學(xué)規(guī)劃、分步實(shí)施、循序漸進(jìn)的過(guò)程，絕不可能一蹴而就。

3.2積極宣傳，多渠道齊作用

機(jī)關(guān)單位的檔案信息化管理中最薄弱的環(huán)節(jié)是宣傳，所以應(yīng)當(dāng)循序漸進(jìn)的加強(qiáng)相關(guān)宣傳的力度，強(qiáng)化廣大機(jī)關(guān)干部的認(rèn)知與意識(shí)。主要在三個(gè)方面擴(kuò)大宣傳：首先選擇發(fā)放資料、開(kāi)宣傳會(huì)或者舉辦展覽等方式，巧妙利用全單位系統(tǒng)大會(huì)的時(shí)間進(jìn)行檔案管理的宣傳。其次可以充分發(fā)展機(jī)關(guān)各處室、各事業(yè)單位檔案員的作用，讓負(fù)責(zé)檔案管理的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)或者主題講課，普及檔案管理的有關(guān)知識(shí)。第三，可以采用典型案例宣傳，讓相關(guān)工作人員講解檔案管理中的典型案例，用真實(shí)性打動(dòng)廣大群眾。通過(guò)多渠道齊作用，全方位增強(qiáng)機(jī)關(guān)單位干部的檔案信息化管理意識(shí)。當(dāng)前也可以微博、期刊為陣地加大檔案的宣傳力度，通過(guò)信息化手段、網(wǎng)絡(luò)化途徑展開(kāi)檔案信息化建設(shè)的宣傳工作，營(yíng)造濃厚的檔案宣傳氛圍。

3.3建設(shè)復(fù)合型高素質(zhì)人才隊(duì)伍

在現(xiàn)實(shí)環(huán)境下，檔案信息服務(wù)的方法、手段與模式都發(fā)生了巨大變化，計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異，并且被廣泛應(yīng)用于信息采集、組織、加工等環(huán)節(jié)。這些情況無(wú)疑對(duì)檔案工作人員的知識(shí)水平、業(yè)務(wù)技能提出了更高要求。客觀上要求每位檔案工作人員要有危機(jī)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，不斷提高和更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)以適應(yīng)時(shí)代新需求。根據(jù)檔案自身特點(diǎn)，結(jié)合傳統(tǒng)檔案工作經(jīng)驗(yàn)，依托網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與計(jì)算機(jī)技術(shù)，探索解決檔案信息資源建設(shè)的新問(wèn)題。在實(shí)踐中培養(yǎng)、鍛煉、完善隊(duì)伍，造就出一批復(fù)合型人才，為檔案信息資源建設(shè)打好堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

3.4完善技術(shù)和資金保障體系

一方面要大力強(qiáng)化檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，應(yīng)把檔案管理信息化建設(shè)資金納入到財(cái)政預(yù)算中來(lái)，另外可通過(guò)合作開(kāi)發(fā)與服務(wù)外包的形式不斷創(chuàng)新檔案信息化投入機(jī)制，同時(shí)鼓勵(lì)和支持檔案管理部門(mén)積極進(jìn)行技術(shù)攻關(guān)。另一方面，加強(qiáng)做好軟硬件建設(shè)工作。除了要完善相關(guān)信息化管理設(shè)備之外，還需要對(duì)目前已有設(shè)備予以更新，為檔案管理信息化建設(shè)提供重組的軟硬件條件保障。針對(duì)檔案信息化管理軟件方面，必須提升軟件研發(fā)工作力度，建立全國(guó)統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)對(duì)技術(shù)開(kāi)發(fā)企業(yè)予以分級(jí)資質(zhì)認(rèn)證。

結(jié)束語(yǔ)

隨著各單位和社會(huì)各界對(duì)檔案工作的重視和需求日益加強(qiáng)，檔案信息化工作要緊跟發(fā)展需要，克難攻堅(jiān)，以服務(wù)利用為主旨，加強(qiáng)各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，積極探索發(fā)展路徑，勇于爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)取得突破性的進(jìn)展，加強(qiáng)學(xué)習(xí)和交流，建立一個(gè)立足服務(wù)利用、滿(mǎn)足現(xiàn)代化要求的檔案綜合管理體系。

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