高校學籍檔案管理工作中的幾點思考

摘 要：高校學籍檔案管理是高校管理工作中的重要組成部分。只有不斷創新、規范、服務，才能使高校檔案走上規范化、制度化、科學化的軌道，從而更好地為高等教育服務。

關鍵詞：學籍檔案；管理工作；高等院校

高校學籍檔案是學生自踏入大學校門至完成學業，走向社會這一歷史階段所有表現的一種詳實記錄。這一階段對高校學生管理、教學管理、檔案管理都提出了更高的要求，應該加強學籍檔案管理工作的管理水平，使其管理工作趨向于制度化、科學化的方向發展。高校學籍檔案管理者要認清當前教育體制改革的趨勢，不斷改進學籍管理工作，從而提高管理水平。

一、 高校學籍檔案管理工作的現狀及問題

（一） 學生自身忽視學籍檔案的重要性。當前，很多高校的大學生對自己的學籍檔案完全不重視，甚至畢業時對學籍檔案不管不顧，學生雖然離開了學校，但是檔案卻滯留在學校，有些檔案在存放多年后仍然無人領取。學籍檔案記錄了學生在校階段的很多重要信息，對學生具有重要意義，這種遺棄檔案的行為需要及時制止。

（二） 管理模式相對落后。大部分高校的新建檔案管理仍然延續老的方法，普遍使用各部門自治的管理模式，導致學籍檔案信息缺乏系統化的信息共享平臺。很多部門有一套自己的學籍管理模式，部門無法共享信息，很多工作重復的進行，這樣不但降低了工作效率，而且增加了工作量。同時管理工作的準確性低、時效性差、反饋滯后也降低了管理工作的效果。總體來看，現有的學籍管理工作已經不能滿足信息化時代發展的要求。

（三） 缺少專業性的檔案管理人員。長期以來，學籍檔案管理的處境一直比較尷尬，很多單位的領導并不重視這項工作，因此直接導致專職檔案人員的缺失。大部分院校只配備兼職的老師做些學籍檔案管理的文件收集、整理工作，所以造成學籍檔案管理的混亂現象，同時也限制了檔案管理水平的提高。

（四） 檔案信息不規范。由于學生的檔案信息來源于很多部門，檔案信息要經歷統計、收集、分類、歸檔等環節，但是各部門對信息的規范操作不能統一，導致學生學籍檔案記錄的信息不夠規范，并且檔案內容單一，檔案資料的真實性也無法保證。

二、 加強高校學籍檔案管理工作的有關思考

因為大學生的學籍檔案在就業中的重要的作用，所以高校的相關領導要引起重視，提高學籍檔案管理水平，創新工作方法以適應社會發展的需要。

（一） 轉變傳統的檔案管理工作理念。思想是一切行動的指導，高校應該將轉變思想觀念作為學籍檔案管理改革的先導工作。高校學籍檔案的思想應該經歷一次革新，使廣大工作人員實現工作理念的進步。只有樹立起創新的思想，才能突破傳統工作模式的束縛，開創新的工作局面。高校的管理者要重視檔案管理工作的重要地位，積極探索學籍檔案管理工作的創新模式，并在觀念上率先實現創新。同時，高校要保證學籍檔案管理的工作的獨立性，使其發揮自己的職能做好學籍管理工作。建立完整的現代化檔案體系，不是學籍檔案管理一個部門的工作，因此校領導使各部門的工作人員從思想上重視檔案管理工作，加強部門間的合作交流。

（二） 建設規范的學籍檔案信息管理體系。高校要不斷完善學籍檔案管理的收集、核查、整理、補充等制度，還要明確各崗位的人員安排和崗位職責，實行崗位責任制，對學籍檔案管理人員實施制度化、規范化管理模式，進而保證學生檔案信息的完整性和規范性。建設一套完善的檔案信息管理體系是現代社會發展的需要，這也要求學校要充分考慮各方面的因素制定標準的工作程序流程，并將工作流程制成工作流程圖，指導每一步工作有條不紊的規范進行。高校管理者應該不斷完善學籍檔案信息管理體系，并實現管理體系指導高校的學籍檔案管理工作走向規范化的作用。

（三） 促進高校電子檔案管理系統不斷完善。高校學籍檔案管理工作極其繁重，加之傳統的工作模式效率不高，導致學籍檔案管理工作的效率不高，而信息化時代的到來給學籍檔案管理工作帶來了新的機遇，如電子檔案管理系統逐漸進入高校學籍檔案管理工作中。學籍檔案管理工作只有與時俱進，才能更好地為學籍檔案管理建設服務，而電子檔案管理系統的利用正是順應了社會的發展趨勢。電子檔案管理系統借助計算機網絡對電子檔案進行管理工作，高校要根據本校檔案管理工作的實際情況對電子檔案管理系統進行調節，使其充分發揮出應有的功能。

（四） 加強管理人員隊伍的建設。學籍和檔案管理工作是一項嚴謹的工作，因此要求專業人員必須要有良好的職業素養，這樣才能保證工作質量和檔案信息的真實性。高校要培養一支優秀的學籍檔案管理人員隊伍，必須了解國家有關教育法律法規、教育政策、高校學籍管理的具體規定和學校的規章制度，熟悉學籍檔案管理工作流程，按照有關規定及時、完整地收集學生成長的所有信息，及時歸檔，從而建立健全能反映學生成長歷程的完整、真實的檔案資料。要提高學籍檔案管理人員的業務素質與綜合素質，強化其學籍檔案管理意識。要選擇專業理論扎實和經驗豐富的檔案管理人員。對于在崗人員要定期舉行專業知識培訓，從而提高管理人員的管理水平和業務水平。同時高校還要培訓管理人員學習檔案法規標準，提高檔案管理工作的規范性。

三、 結束語

隨著時代的發展和科技的進步，高校學籍檔案管理工作也逐漸趨向信息化、規范化、科學化的方向發展。如今高校學籍檔案管理工作的發展面臨著巨大機遇和挑戰，需要管理工作者轉變傳統工作觀念，堅持科學發展的原則，以實現高校學籍檔案管理的創新為目的，在工作實踐中積極探索新的方法，使高校學籍檔案管理工作的發展實現跨越式的進步。

參考文獻：

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作者簡介：

張艷麗，青海省西寧市，青海大學。