淺談廣航局的船機檔案管理

沈志恩

摘 要：船機檔案是企業科技檔案不可缺少的重要部分，是施工企業設備檔案的重要組成部分，是企業的無形固定資產，它體現了船舶檔案的技術核心。

關鍵詞：船機 檔案 設備

我公司是傳統的水上施工企業（以疏浚填海為主業），現擁有施工船舶62艘（包括挖泥船、泥駁、拖輪和錨艇等），船機設備占公司固定資產比重較大，形成的船機設備檔案門類廣、數量多。我公司目前庫存204艘船舶檔案（其中包括已報廢、轉讓、出售舶舶）。每年船機設備類檔案資料（包所有權證書、光租證書等權屬證書）的借閱次數占當年公司所有檔案資料總借閱次數的28%以上，根據利用效果統計分析，38%用于工程項目投標需求，13%用于船舶建造參考需求；35%用于船舶技術改造需求；14%用于生產技術人員的查考需要，并且大部分都取得了良好的利用效果，可見船機檔案為我公司的生產經營活動提供了必要的支持，對公司主業的正常運營起到了重要的作用。

1.船機檔案的定義、特點、分類

1.1船機檔案的定義

所謂船機檔案就是船舶機械檔案，包括船舶設備和大型陸上機械設備檔案，屬于設備檔案的范疇。公司每年都會修訂公司《中交廣州航道局有限公司船舶檔案文件材料立卷歸檔管理辦法》作為公司管理船機檔案的依據性文件。

1.2船機檔案的特點

（1）保存價值高，作為水上施工企業，公司的大部分船舶機械設備都是根據市場需求和工程施工技術特點投入建設的，船舶從設計到建造的全過程資料大部分都是由本單位收集形成的，最后按照要求整理成套歸檔。是公司“無形”的知識財富，是參與市場競爭的有力保障。

（2）積累的持續性，船機檔案是設備檔案的重要組成部分，設備具有動態性，船舶在建造、修理、改建等過程中都會產生資料，所以船機檔案是“不閉口”的，只會增加不會減少。船舶技改期間技術人員要參考原圖紙和技術文件作為改造的依據。即使是報廢的船舶的圖紙仍具有一定的參考價值，如需建造同類型船舶就需參考原圖紙。

（3）利用率高，與工程竣工檔案相比，船機檔案利用頻繁，利用效果顯著。船機設備在建造完成后，各種設備的參數及圖紙等檔案資料是經常被查閱利用的。

1.3船機檔案的分類

船機檔案的歸檔分為三大類：船舶建造；船舶修理（含航修、塢修、小修、特檢）；船舶設備、儀器。

近三年公司船機檔案的存檔比例見圖1。

2.船機檔案的歸檔范圍

2.1船舶建造檔案。

2.3船舶設備、儀器檔案

各種儀器設備、引進外國技術和專利產品的全套圖紙、照片、計算書、性能使用、維修說明書、外文原圖、原稿和譯文、合格證、驗收記錄、測定數據、性能鑒定材料、運行記錄、技術操作規程、檢修記錄、測量記錄、重大事故的調查分析及處理報告、事故記錄及在養護維修和大中修過程中產生的圖紙、質量檢驗證書及技術文件說明材料等。

3.船機檔案的管理

3.1船機檔案的收集

須歸檔的船舶建造文件材料由公司設備部（含造船組或項目組）在船舶驗收后負責整理組卷，將整理好的文件材料報送設備部，經設備部審核合格后，移交公司檔案部門。船舶修理檔案在船舶修理完工后由修船項目經理部負責收集整理，向公司檔案部門移交。

3.2船機檔案的立卷分類

按結構分類立卷：主要適用于船機（設備）儀器類科技文件材料（特別是圖紙）。如：船舶檔案可分船體、輪機、電氣三部分，分別立卷。

3.3船機檔案代號分類方法

（1）按船舶類型分類。

（2）船舶檔案可分船體； 輪機； 電氣、說明書及其它4個專業部分排列。檔號格式為“大類號+屬類號+船舶代碼+盒號+ 船機序號”。專業序號為4位代碼，第一位為船機專業號，如船體為1，后三位從001開始的流水號。

例如：系統顯示1，見表1。

系統顯示2，見表2。

（3）案卷排列。修船檔案按船舶類別、船舶名稱、案卷號排列存放。

4.建立船機檔案管理機制的重要意義

對于我們公司這類船舶企業來說，建立船機檔案管理機制，使船舶設備資料科學、有效地轉化化船機檔案，充分發揮船機檔案的價值作用是非常必要的。

（1）能為公司建造船舶、安裝設備提供有力依據，船舶設備的安裝和調試必須有設備安裝圖紙和說明書做為依據。

（2）是船舶設備維修、檢修和管理的必備條件，船舶在交付使用后，會定期返回船企進行保修，船機檔案能為船舶的返廠保修、保養提供依據。

綜上所述，公司檔案部門要進行船機檔案的開發、利用、編研工作，使船機檔案能有效地為公司的發展做好服務支持工作。