淺談如何實現企業檔案管理的規范化

宋云

檔案管理是在企業進行生產與經營以及管理活動中形成的，把具有一定的價值的文件可能采取以文字、圖表或者是音像等途徑對其進行有效的保管，這些對國家、企業以及社會都是有益的，因此，制定規范的管理方針來管理企業檔案是積極有用且必不可少的，實行企業檔案規范化管理，不僅可以真實客觀的反映企業文化背景，還能有效的促進企業的進一步發展以及提高企業的經濟效益。反之，如果企業沒有制定規范的檔案管理制度，則企業的有關記錄會紊亂不清，甚至企業的經濟生產也會出現短時期的混亂局面。因此，企業必須充分的重視對于檔案的管理工作，將其作為企業管理重要環節。

1 進行檔案管理信息化建設

信息技術已深入到了我們的生活中，將數字信息用網絡來呈現已經成了勢不可擋的趨勢。受信息網絡化的影響，用互聯網來整合管理檔案也久應運而生了。因此，在對檔案管理方面必須用信息化網絡的方式對其進行創新和改善，建立快捷準確的檔案管理系統，從而更好的為企業服務。

另外，企業要想有效的實現檔案信息化管理，還必須加強對企業原有的網絡基礎設施進行一定的升級，為使檔案管理的工作能夠有效的、快速的展開，可以建議企業：購置新型的計算機服務器，設置企業內部局域網，優化升級企業外部廣域網。采用檔案信息化管理，企業的各個部門之間可以實現資源共享，節省了部門間的溝通的時間，使得企業各部門工作時更加協調與便捷，大大提高了企業員工的工作效率。除此之外，企業在實行檔案管理信息化時，要集中化管理企業的數據中心服務體系，并對各個部分進行方式進行系統的分布，保證企業檔案數據保持一致性。

2 做好企業檔案管理的基礎工作

想要企業檔案管理的基礎工作能有效的進行，首要就是要做好基礎規范制度建設方面的工作，并大力完善與工作程序以及管理方法等方面的實施細節。由企業信息管理部門來制定科學有效的企業檔案管理制度，并召集企業各個部門的負責人和企業的檔案資料管理人員召開相關討論會，商議企業檔案管理制度以及相關的注意事項，各部門所提出的相關意見或者建議都應該予以重視，商議結束后起草出最終的企業檔案管理辦法，然后先在各部門中進行試用，如果試用結果非常好就可以正式確定，倘若還存在試用的過程中還存在某些方面的不足，則可對其進行針對性的更改。

其次，還必須對檔案資料與數據的收集，檔案的相關整理以及對不同檔案進行歸類等這幾方面進行嚴格的把關。企業的檔案管理員一職，不能只單純的對檔案進行簡單歸類管理，還要嚴格按照檔案操作規范進行的操作，以“精益求精的”的態度努力做好與檔案有關的工作。此外，對于企業各部門員工手中分散的檔案也需及時整理歸檔，并且要嚴格的按照公司對于檔案管理制定相關的規定進行整理，將紙質的檔案和電子檔案相結合，保證紙質檔案完整無缺，與此同時，電子檔案也應也應與紙質檔案所述內容相吻合。

再次，企業需要充分的重視檔案的庫存管理，并對其進行全方位的監管，盡量的消除和防范各種可能出現的安全隱患，擴充和增加現有檔案儲存室，定期對于企業所有的檔案進行及時且到位的檢查，并做好庫房的防火防潮及防蛀工作。

除此之外，也要進一步的做好照片資料的整理工作，提高聲像檔案的相關管理水平，將企業從成立到目前所有的歸檔資料進行掃描，并建立相關的底片光盤，制作企業年度大事記錄等電子類檔案，將電子檔案也歸類到數字管理系統中并對其進行管理，另外，企業還要針對聲像檔案制定相關管理制度，將聲像檔案制作成光盤進行保存，非常方便借閱和整理。

3 管理人員需要提升自我創新能力

現如今，檔案信息化管理以及網絡信息在企業中逐漸普及，今后還有大量的新的情況，新的任務，新的難題需要我們去認識、去解決。然而這些問題需要企業的檔案管理人員不僅在工作上而且還要在思想上，都需要做到與時俱進，切不可墨守成規，不斷的開拓創新，在實踐中發展和自我提升。企業也要經常組織檔案管理人員進行計算機以及互聯網等方面的知識進行相關的培訓與更新了解，比如對于互聯網的基本知識與應用、互聯網中如何使檔案管理進行有效的分類以及快速查找的方法等；其次，檔案管理人員還需具備對于網絡檔案與信息的開發與更新方面的能力，企業只要具備了豐富的檔案管理專業知識并且熟悉網絡檔案信息搜索功能，以及經驗豐富并能夠隨機應變的檔案管理人員，才能讓企業更好的對檔案進行相關管理以及為客戶提供更好的服務，并使得企業檔案管理與網絡發展并進。

4 結語

當然，要想使檔案管理等方面工作實現規范化以及標準化，還有很多的相關措施與辦法需要去摸索，對此我們還需要在以后的日常的工作中不斷進行歸納和總結。努力做好檔案管理的標準化以及規范化所進行的相關工作，使得檔案管理更加接近現代微信管理標準，為企業的長久壯大與發展奠定堅實的基礎。

（作者單位：江蘇省連云港市工投集團徐圩投資有限公司）