新形勢下基建項目檔案管理創新模式研究

梁碧珍

基建項目檔案管理是基建項目工程的組成部分，對于規范安全生產管理，落實各項責任制度具有重要作用。目前基建項目檔案管理制度尚不完善，本次基于此對存在的問題進行分析，提出解決對策，創新基建項目檔案管理模式。

基建項目檔案是工程建設從規劃用地，破土動工到后續維護的全過程紀錄，真實有效地反映了工程建設情況。隨著國家經濟的快速增長，鐵路，電力設備等基礎設施建設項目也不斷完善。對于基建工程而言，做好基建檔案記錄，不僅有助于規范安全生產，落實責任，還能做好規劃，節約資源。如何在新形勢下對基建項目檔案管理模式進行創新，成為了受人關注的話題。

1基建項目管理檔案存在的問題分析

工程檔案是指在城市規劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。完善基建工程檔案管理不僅對工程有指導意義，還對其他相關工程設計建設有著重要的參考借鑒作用，可以使檔案得到重復多次利用，體現了檔案管理的重要性。當前基建工程檔案管理仍然存在許多不足，不利于資料的整理和統計。

1.1施工方對檔案管理重視程度低，缺乏檔案管理意識

隨著國家經濟的快速發展，基建項目工程增多，施工環境日趨復雜，安全生產形勢越來越嚴峻，對施工方的建設水平提出了更高的要求。檔案管理是監管手段的一種，也是工程建設不可或缺的一部分，有利于從根本上提升工程建設質量。然而目前許多施工方只重視工程建設，而沒有意識到檔案管理的重要性，管理方法滯后，缺乏創新性，只是簡單將建設資料進行收集歸檔，沒有靈活運用。保存不當引起的檔案損壞缺失的情況時有發生，影響工程建設資料的完整性，無法發揮其在基建工程中的真正作用。

1.2檔案管理工作制度不完善，缺乏指導細則

要做好基建工程檔案管理，其關鍵是建立完善工程檔案管理制度，落實相關人員責任措施。隨著基建工程的建設進度的加快，規模加大，許多單位對工程檔案管理在施工中的重要性認識逐步加深。陸續出臺了相關規定，確保工程檔案管理有例可依。設立相關的部門，分派人手對工程檔案進行管理。然而，在實際操作過程中，仍然存在一些問題。施工單位只注重檔案管理，后續工作開展不到位。施工單位建設水平參差不齊，對檔案管理認識不足。對基建工程檔案如何收集，整理，分類歸檔缺乏具體的指導細則。檔案管理制度形同虛設，沒有真正應用到工程建設管理中，造成人力物力資源浪費。

1.3檔案管理模式落后，數字化程度低

隨著信息技術的普及，數字化管理因其高效，精準的特點在教育，醫療，金融等多個領域得到廣泛應用，如何順應此新形勢，結合現代信息技術對基建項目檔案管理模式進行創新，提升管理效率，成為了熱議話題。目前，許多單位的檔案管理仍處于比較落后的階段，只是簡單的收集和整理工程檔案資料，放入檔案室，或者將相關信息輸入電腦。對于誰來管理，用什么方法來管理，在遇到突發情況時誰來負責，沒有制定相關的條例。由于資金投入不足，設備落后，數字化管理普及程度低，增大了工程檔案管理成本和難度。

此外，單位工程檔案管只注重現時建立制度，對于后續工作處理不到位。在檔案管理人員出現調動，科室搬遷，或者公司經營方向出現重大改變之后，如何充分利用信息化技術系統，妥善保管工程檔案，使其真正發揮效用，缺少全面而細致的考慮。

1.4工程檔案管理人員專業水平不高

相比起一般工程建設，基礎工程建設涉及招投標，征地，拆遷，建設，驗收等多個環節，涉及政府投入，錯綜復雜，具有建設時間長，成本高的特點。因此基建工程檔案建立也更為困難，種類多整理量大。需要檔案管理人員有較高的知識水平和管理能力。而多數單位盡管有安排人員專門負責檔案管理部分的工作，卻沒有開展全面系統的培訓。有的人只是臨時從其他部門調配過來，人員專業水平不高，對工程檔案管理流程不熟悉，在工作中頻繁出現失誤，影響檔案管理的準確性。

2新形勢下基建工程項目檔案管理的原則

2.1公開透明化

于基建工程涉及到政府投資，資金龐大，建設時間長，關系到國計民生。因此必須做好基建全程的監督，完善檔案管理制度不僅有助于減少建設過程中的貪污腐敗，杜絕不正之風，也保證工程的質量，保障人民群眾的生命財產安全。除機密技術文件之外，其余有關招投標，建設以及后續設備維護的資料都應向社會公開，接受民眾監督審查，做到透明化。為同類基建工程的建設提供借鑒參考。充分發揮工程檔案的作用。

2.2標準統一

考慮到施工單位建設水平存在差異，基建工程建設難度大，檔案管理的標準不統一。因此對于施工單位而言，相關文件的收集和整理要堅持統一標準的原則，嚴格遵守《》的相關規定，需要與基建工程建設步調一致，和監管部門做好協調溝通。作為施工單位，需要在招投標開始對相關審批文件進行審核，統一標準，做好分類。以便后續工作的開展。

2.3流程嚴謹，操作規范

基建工程建設時間長，涉及面廣，要做好全過程的記錄，確保流程嚴謹，操作規范。提高管理人員的專業水平，對每個環節進行逐一審查，及時發現檔案整理過程中的錯誤，確保檔案能夠及時入庫。在建設完成之后，竣工驗收文件整理也要堅持規范化和標準化的原則，將檔案移交監管部門進行審查，歸檔。

3創新基建工程檔案管理模式的對策

3.1加深對基建工程檔案管理的認識，提高管理意識

要做好基建工程檔案管理，需要社會各方面從根本上充分認識到檔案管理的重要性。上級部門需要加強監管，督促施工單位及時做好檔案的收集和整理，并將其納入工程竣工后驗收環節的一部分，確保基建工程的安全性。施工單位要落實責任，設立相關的科室以及配備專門人員負責檔案管理，不斷完善檔

案管理制度，開展培訓，提高管理人員的專業水平，運用信息化管理系統，創新管理模式，提升工作效率。減少“重制度建設不重視應用”問題的發生。

3.2建設信息化管理系統，完善管理制度

隨著信息技術的不斷發展，傳統的檔案管理模式由于其單一化，流程繁瑣，已經不適用于現代工程建設，尤其是數據繁雜的，時間跨度大的基建工程。基于現代信息技術建立檔案管理系統改變了傳統的檔案模式，不僅提高了整理速度，還保證了檔案的完整性和統一性。施工單位要加大資金投入，升級管理系統，改善辦公環境，對管理人員進行培訓。使檔案資料真正實現公開透明化，科學化，落實責任。發生問題時能夠運用現代管理系統調取資料，有跡可循。確保相關工作有序開展。

3.3加大培訓力度，培養一支高素質的人才隊伍

培養一支高素質專業化的人才隊伍是完善工程檔案管理的關鍵所在。相關部門和施工單位應組織定期開展相關的培訓活動，增強管理人員的責任意識，有條件的單位可以設立相關的科室，增加人手，專門負責檔案收集和整理。管理人員需要提高自身的業務水平，熟悉軟件操作流程，自覺學習相關的法律法規，與上級協調溝通，認真分析工程檔案管理工作中存在的不足之處。

3.4加強法制建設，建立健全管理制度

要做好基建工程檔案管理，首先應加大對《檔案法》等檔案法律法規的宣傳力度，增強各個階層工作人員對檔案管理的意識。同時加大對地方性相關規章制度的宣傳力度，使施工單位及有關部門充分認識到檔案工作的重要性，從而在制度完善、人員選配、管理設備增添等方面認真對待，使之規范化，制度化。應根據各單位實際情況，擬制工程檔案資料管理制度標準，根據工程檔案資料管理的有關法規制度，制定該單位工程檔案資料的管理細則，嚴格遵守規則制度開展工作。

4結語

綜上所述，基于新形勢下的基建工程建設時間長，資金投入巨大，檔案資料整理難度高，需要不斷創新檔案管理模式，運用現代化信息技術，強化管理人員責任意識，保障人民群眾生命財產安全，使工程檔案充分發揮其自身價值。

（作者單位：廣東粵電湛江風力發電有限公司）