大數據環境下企業文書檔案信息化管理與利用

劉宏

隨著互聯網時代各種數據的不斷涌現，大數據時代掀開了帷幕。從大數據環境到企業文書檔案管理，已經是這個時代必然的發展趨勢。企業文書檔案中有大量具有潛在意義的數據，需要通過信息化管理將文書數據進行系統化的管理與保存，這樣的收集整理方式能夠給企業員工提供更加快速、準確的數據，企業文書檔案信息化管理工作也能發揮到明顯的作用。

在經濟全球化的帶領下和我國經濟高速發展的大背景下，信息技術也有了充分的發展空間。我國經濟發展多元化的同時，檔案信息管理也逐漸發展，因此，在滿足企業信息多元化的同時，企業文書信息的大數據化也越來越得到企業的重視。數據的管理是企業運營的核心，文書數據記載著企業發展過程中比較重要的數據，包括一些文字、圖片、視頻等。在大數據環境背景下，企業文書檔案管理具有非常重要的意義。

1 大數據環境下企業文書檔案信息管理與利用內容分析

1.1 大數據的含義及意義

所謂的大數據，是指無法在規定的時間內用常規的軟件工具進行捕捉、管理和處理的數據集合。它需要新處理模式才能具有更高的決策力、洞察力與流程優化能力。在08年由維克托·邁爾·舍恩伯格和肯尼斯·庫克耶提出。隨著互聯網云時代的到來，大數據也得到了越來越多的關注。由于網絡的普及，數據處理技術開始應用于各行各業，在網絡的運行過程中，遇到難以處理、數據龐大的問題時，就需要大數據技能的體現。大數據技術的戰略意義不在于處理龐大的數據，而在于對這些數據進行專業化的處理。在信息技術不斷成熟的今天，誰掌握了信息數據就搶占了商業先機。日前，隨著數據體系的不斷增加，大數據處理已經成為了日常生活不可或缺的必需品，隨著企業文書檔案數據的不斷增加，文書檔案管理逐漸成為大數據管理的重要組成部分。

1.2 企業文書檔案信息化管理

企業文書檔案管理在現代企業的日常管理中具有著重要的意義，企業文書管理中產生的數據有很多重要的潛在價值。企業文書檔案由文字、圖像、圖表、錄音、錄像、動畫、虛擬視頻等多種不同形式和載體組成，是企業經營與日常管理中形成的對企業的原始狀態及成長過程中最為原始的具有保存意義的文本數據記錄信息。通過查閱企業的文書檔案，可以完整的觀看到整個企業的運營系統，企業的文書檔案應該包括企業在黨務、行政、經營管理、生產技術等各種管理活動。企業文書檔案信息化管理是利用現代化信息技術，對企業運營產生的數據進行收集、整理、管理、存儲、傳送及運用，使各類文案數據進一步提高利用價值，進行數據化與網絡化的身份轉換，為企業的生產運營提供發展橋梁。大數據環境下，利用網絡信息技術為企業人員提供更準確、便捷的數據，從而能使企業文書檔案信息管理的技能得到充分的發揮。

2 大數據環境下企業文書檔案管理與利用的意義

2.1 數字化管理與網絡化管理

傳統的企業文書管理均是利用紙質作為信息載體，進行必要的數據錄入，錄入員工任務繁重、工作量大、操作繁雜，由于錄入的信息量大，很容易出現不必要的錯誤，并且查詢系統欠缺，查詢困難，需要人為的翻閱。此外，除了以上幾點，即使錄入員工作完美，沒有出錯，企業也需要提供大量的儲存空間用來儲存檔案，檔案也很容易受天氣影響變得潮濕、發霉等。現在，隨著信息技術的不斷成熟，企業可以利用信息技術對信息進行管理與儲存，電子計算機為信息的載體，不但節省了大量的人力、物力、財力，也大大節約了操作時間，減輕了操作任務，信息處理數據也更加的精確，極大地提高了工作效率。大數據環境下企業文書檔案管理顯著特點就是將紙質文案管理轉為數據信息管理，建立數字信息系統。文書檔案信息系統形成后，需要利用網絡技術對文書進行必要的整理與分類，經過數據處理，可將數據形成不同層次、不同種類、不同用處等不同類型的分類，細分后的數據很方便數據查詢，只要輸入相關的關鍵詞即可，大大節約了用戶的查詢時間。用戶可以利用網絡進行信息的檢索和資源共享，對企業的影響有著重要的意義。

2.2 提高了文書檔案管理水平

隨著大數據時代的不斷推進和信息技術的快速成熟以及企業科技技術的完善，企業文書的檔案管理數據也在不斷的增加，如何利用現代化信息技術提高企業的數據管理效率與準確性成了企業關注的問題。大數據推動信息技術的涌入，提高了檔案信息的整理效率，完善了信息分類和信息檢索系統，節約了用戶的信息查詢時間，提高了企業文書檔案的利用率，改革了企業文書檔案管理的傳統模式，打破了固有的局面，對文書檔案管理進行了創新。企業文書檔案開始信息化管理也是當代信息發展的必要趨勢，對企業的管理與發展都有著重要意義。各個企業也對文書檔案管理與應用方面采用積極的態度，不斷提升企業信息管理系統的整體水平。

在大數據環境中，企業的檔案庫建設需要龐大的信息數量，并且需要保證這些數據具有一定的利用價值，并且需要存在一定的連接性。因此，企業的信息管理部門必須具備一定的信息處理能力及相應的信息處理技術，這樣才能使數據信息的管理更加的規范化。企業文書檔案信息的保存與管理，是企業歷史發展的見證者也是企業前進的動力，具有著重要意義。

3 結束語

在大數據環境背景下，信息與網絡技術的快速發展，推動著企業文書檔案信息化管理與利用。目前，各行各業都已經脫離了紙質檔案管理的傳統模式，在信息技術的輔助下，完成了紙質管理與電子信息管理的轉接。企業文書檔案信息化管理后，在信息查閱、資源共享等方面的優勢不斷開始涌現，從而使企業的整體水平不斷的提升，也一定程度上推動了企業的發展。

（作者單位：惠安縣就業和人事人才公共服務中心）