圖書盤點(diǎn)的必要性及方法探究

王海倫 王菊花 詹霞

摘要：圖書盤點(diǎn)是圖書館館藏文獻(xiàn)管理的一項(xiàng)常規(guī)性的基本且又重要的基礎(chǔ)工作。通過圖書盤點(diǎn)來發(fā)現(xiàn)館藏中數(shù)據(jù)異常的一種重要手段，準(zhǔn)確掌握?qǐng)D書館館藏文獻(xiàn)資源的建設(shè)情況，以此來維護(hù)書目數(shù)據(jù)，準(zhǔn)確提升圖書館的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)一步發(fā)揮圖書館在教學(xué)和科研中的作用。本文試圖尋找一種更加快捷有效的方法，為圖書盤點(diǎn)提供便利與可行。

關(guān)鍵詞：圖書盤點(diǎn);必要性;方法

中圖分類號(hào)：G251

南昌職業(yè)學(xué)院圖書館前身是原江西大宇學(xué)院圖書館，始創(chuàng)于1993年。一直以來都是以學(xué)院所設(shè)專業(yè)為館藏特色，主要為本院師生的教學(xué)及其科研工作服務(wù)，綜合性比較強(qiáng)、現(xiàn)代化水平比較高的新型圖書館。

為了迎接高等教育學(xué)校專升本教學(xué)評(píng)估工作的需要，本著立德樹人的思想，學(xué)院圖書館全體同仁都具有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任感，全力以赴投入到“專升本”工作中去。圖書館經(jīng)過多年的積累到底有多少家底？數(shù)量和質(zhì)量怎么樣？這是圖書館必須搞清楚的一件事。因此，圖書館應(yīng)在提高館藏質(zhì)量形成特色的同時(shí)盤點(diǎn)圖書，摸清家底，也是為了進(jìn)一步了解圖書館的現(xiàn)有館藏紙質(zhì)圖書的數(shù)量和質(zhì)量，更好地發(fā)揮圖書館在教學(xué)和科研中的作用。這是一項(xiàng)需要投入比較多的人力、物力、財(cái)力才能完成的基礎(chǔ)工作。所以，必須事先周密計(jì)劃安排與設(shè)計(jì)，借助工具采集器進(jìn)行數(shù)據(jù)處理才能高效率、高質(zhì)量完成。

圖書館雖然實(shí)行了電腦自動(dòng)化管理，但是同樣難免出現(xiàn)圖書遺失以及數(shù)據(jù)處理誤操作等方面的原因，都有可能會(huì)出現(xiàn)諸如圖書帳冊(cè)、實(shí)物、館藏的數(shù)據(jù)庫等方面不相符的現(xiàn)象，因此有必要對(duì)圖書進(jìn)行盤點(diǎn)，通過對(duì)圖書的盤點(diǎn)有助于搞清楚圖書館文獻(xiàn)資源到底有多少“家底”，同樣有助于圖書館文獻(xiàn)資源的管理工作，使文獻(xiàn)資源的流通渠道更加順暢，讓讀者借閱更加方便快捷、從而也提高了文獻(xiàn)的流通率及準(zhǔn)確率。

1 圖書采集

1.1 館藏圖書信息采集

圖書館的盤點(diǎn)實(shí)際上是對(duì)館藏圖書的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)，清查。通過先進(jìn)的現(xiàn)代技術(shù)手段對(duì)現(xiàn)有館藏?cái)?shù)據(jù)的信息進(jìn)行徹底的檢查與糾錯(cuò)，以此來實(shí)現(xiàn)館藏?cái)?shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性及實(shí)用性。具體來說圖書館盤點(diǎn)是以一項(xiàng)以清點(diǎn)、調(diào)撥、定位、剔舊等融為一體的綜合性工作，是當(dāng)前圖書館管理業(yè)務(wù)中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。

在盤點(diǎn)時(shí)安排工作人員在圖書館館藏點(diǎn)對(duì)書架上的圖書進(jìn)行實(shí)物逐冊(cè)核實(shí)，并形成館藏圖書所對(duì)應(yīng)的條碼號(hào)（或財(cái)產(chǎn)登錄號(hào)），這項(xiàng)工作主要是通過利用CCD條碼掃描一起來實(shí)現(xiàn)。但由于與電腦相連不便移動(dòng)，因此，我館采用手持終端是便攜式數(shù)據(jù)采集器（Portable Data Terminal.PDT）輔助清點(diǎn)圖書，又稱手端機(jī)，盤點(diǎn)機(jī)，是一種條碼閱讀器。便攜式數(shù)據(jù)采集器包括中央處理器（CPU）、只讀存儲(chǔ)器（ROM）、可讀寫存儲(chǔ)器（RAM）、鍵盤屏幕顯示器、通訊端口、條碼掃描器、電池等配置。只需把掃描器帶到實(shí)體的條碼符號(hào)前進(jìn)行掃描即可，它通常包含了自己的內(nèi)部存儲(chǔ)設(shè)備，并且可以存儲(chǔ)一定數(shù)量的信息數(shù)據(jù)，當(dāng)信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到一定量時(shí)可以把這些數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)線傳輸?shù)接?jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)，此時(shí)計(jì)算機(jī)之間的通訊并不會(huì)和掃描同時(shí)進(jìn)行，相對(duì)獨(dú)立。手持的終端通訊端口通常可以和電腦相連接，實(shí)現(xiàn)接收或者上傳相關(guān)數(shù)據(jù)，通過程序由電腦編輯后下載到手持終端中，可根據(jù)用戶需求來實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的功能。便攜式數(shù)據(jù)采集器還適用于超市、全儲(chǔ)物流、工業(yè)生產(chǎn)業(yè)的大量使用、也可用于接收訂貨、補(bǔ)充訂貨、銷售、入出庫、盤點(diǎn)和庫存管理以及物流管理等方面。

便攜式數(shù)據(jù)采集器具有一體性、機(jī)動(dòng)性、體積小且重量輕、高性能、方便攜帶和移動(dòng)，適合在圖書館使用。便攜式采集器應(yīng)用于圖書清點(diǎn)，省時(shí)、省力、準(zhǔn)確高效，起到常規(guī)性和基礎(chǔ)性的實(shí)際操作使用。單冊(cè)掃描條碼，保障館藏?cái)?shù)據(jù)的準(zhǔn)確可靠，確保實(shí)物與數(shù)據(jù)一致，實(shí)現(xiàn)圖書盤點(diǎn)、定位、調(diào)撥、剔舊的管理。

圖書清點(diǎn)是圖書館的一項(xiàng)常規(guī)性的基礎(chǔ)工作，通過清點(diǎn)可發(fā)現(xiàn)和糾正多類有問題的圖書，如：一本書兩個(gè)條碼，兩本書一個(gè)條碼，圖書與書目提供的信息不符，條碼破損或丟失，有條碼無書目數(shù)據(jù)等。通過采集信息數(shù)據(jù)可適時(shí)準(zhǔn)確地掌握當(dāng)前館藏的相關(guān)信息，對(duì)出現(xiàn)的問題及時(shí)采取有效的相對(duì)應(yīng)的措施。但因清點(diǎn)工作量較大，所需人力物力較大，大多圖書館不進(jìn)行清點(diǎn)工作。

館藏圖書條碼采集工作由便攜式數(shù)據(jù)庫采集中“圖書盤點(diǎn)”功能來完成。我館選用的掃描采集器NLSPI850。一個(gè)工作人員可在書架掃描條形碼上進(jìn)行圖書清點(diǎn)，圖書搬運(yùn)量小，不易出錯(cuò)。

我館是一館多地的模式，館藏分布地點(diǎn)比較多。根據(jù)這種情況，首先，從館藏分布情況及方便讀者借閱等各個(gè)方面考慮，先從綜合書庫閉館開始盤點(diǎn)，對(duì)于流通量大，借閱多的書庫，放到最后進(jìn)行盤點(diǎn)。再依次為工具書書庫、第四流通書庫、第三流通庫、第二流通庫。最后對(duì)第一流通庫文學(xué)書庫、密集書庫、灣里校區(qū)、南昌第五中學(xué)藏書盤點(diǎn)，將全部的財(cái)產(chǎn)都進(jìn)行圖書清點(diǎn)。盤點(diǎn)時(shí)館藏圖書條形碼是唯一的圖書在館內(nèi)的身份證，也就是說是編目的工作人員在給定每本圖書的數(shù)字代碼時(shí)，所標(biāo)識(shí)出來的圖形標(biāo)識(shí)符，換言之條形碼有多少個(gè)圖書就有多少冊(cè)。借助條形碼，以利于編目工作人員管理館藏信息數(shù)據(jù)，同時(shí)也方便了流通部日常進(jìn)行的圖書的借還工作等。

1.2 集中處理

每一條條碼號(hào)均與圖書相對(duì)應(yīng)，在盤點(diǎn)過程中對(duì)于沒有館藏信息數(shù)據(jù)的實(shí)物圖書（有實(shí)物無數(shù)據(jù)），進(jìn)行編目（杜絕死書）或作注銷處理（杜絕帳外圖書都存在）。通過掃描器的“圖書盤點(diǎn)”這個(gè)功能來實(shí)現(xiàn)館藏圖書條碼采集，這種方法優(yōu)點(diǎn)是使用便捷、簡(jiǎn)單容易操作、清點(diǎn)的效率也比較高。采集器現(xiàn)場(chǎng)只能顯示條碼信息，而不能直觀地獲得相關(guān)圖書的信息，很難從從眾多的館藏圖書信息中區(qū)分或發(fā)現(xiàn)比較詳細(xì)的館藏?cái)?shù)據(jù)，均須在后續(xù)工作中處理。

在盤點(diǎn)過程中的操作應(yīng)注意：（1）掃描圖書時(shí)，關(guān)注顯示屏幕，條形碼一定是7位數(shù)，發(fā)現(xiàn)采集器上的數(shù)字顯示少于7位時(shí)，要清除，再重掃;（2）在掃描過程中，數(shù)字添加顯示器上的數(shù)字為0時(shí)，而添加不是1位時(shí)，也要重新掃描;（3）掃描過程中對(duì)無條碼，明顯非本館藏的圖書，對(duì)條碼模糊或破損，圖書嚴(yán)重?fù)p壞等情況，暫時(shí)剔除下來，待盤點(diǎn)結(jié)束后再重新錄入數(shù)據(jù)庫查找;（4）每掃完一本書的條碼號(hào)，儀器就會(huì)發(fā)出聲音;（5）所有操作可一人單手完成，一只手取書翻頁，一只手掃描條碼，掃描完成的條碼都會(huì)存儲(chǔ)在采集器里面自動(dòng)生

成的一個(gè)獨(dú)立的文件當(dāng)中;（6）定量定時(shí)按規(guī)定任務(wù)每人每天完成工作量1200冊(cè);（7）每天統(tǒng)計(jì)圖書盤點(diǎn)數(shù)據(jù)，一是掌握工作量的進(jìn)展，二是采集器電池要及時(shí)充電，保持每天正常工作。（8）清點(diǎn)工作完畢后及時(shí)將數(shù)據(jù)文件導(dǎo)出保存。將采集器里面的信息數(shù)據(jù)與圖書管理系統(tǒng)里面所有館藏的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)，分析出館藏總量情況和各大類的館藏情況及丟書率的情況。這種方法簡(jiǎn)便快捷，最大限度地減少了圖書清點(diǎn)的工作程度。

使用這一方法優(yōu)點(diǎn)是不僅操作容易、使用快捷，而且清點(diǎn)的效率高。這個(gè)過程中采集器顯示的只是條碼信息，對(duì)圖書的具體信息暫時(shí)不能直接獲得，當(dāng)然也就不能直接從眾多的館藏圖書信息中區(qū)分或發(fā)現(xiàn)比較詳細(xì)的館藏?cái)?shù)據(jù)。

2 存在問題

（1）圖書清點(diǎn)時(shí)不能及時(shí)修改有問題的圖書。因?yàn)椴杉髑妩c(diǎn)僅僅是通過掃描來記錄圖書的條碼，對(duì)出現(xiàn)有問題的圖書數(shù)據(jù)不能做及時(shí)修改，需歸類后分清情況再處理。

（2）清點(diǎn)圖書完畢后進(jìn)行對(duì)比較為復(fù)雜，因?yàn)槎鄶?shù)圖書管理系統(tǒng)只有導(dǎo)入清點(diǎn)后條碼文件的功能，故通過采集器清點(diǎn)后，要將含有條碼字段的文件加入借出館藏?cái)?shù)據(jù)，在與總的館藏?cái)?shù)條碼字段進(jìn)行關(guān)聯(lián)比對(duì)，查出丟失的圖書館館藏記錄，然后入庫做圖書丟失處理，需要一定時(shí)間摸索熟悉。

3 結(jié)語

綜上所述，針對(duì)圖書盤點(diǎn)工作開展的館藏?cái)?shù)據(jù)維護(hù)是當(dāng)前比較高效的數(shù)據(jù)維護(hù)方法，可以在某一時(shí)期、高效快速地發(fā)現(xiàn)異常的信息數(shù)據(jù)，經(jīng)編目工作人員對(duì)信息數(shù)據(jù)的分析與判斷，可以有針對(duì)性地根據(jù)所發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行批量處理，從而使圖書館的館藏信息數(shù)據(jù)更加完整、準(zhǔn)確，館藏的結(jié)構(gòu)更加合理、明晰。這樣，一方面實(shí)現(xiàn)了圖書館自身的發(fā)展的需求，另一方面又保證和完善了圖書館的服務(wù)質(zhì)量，學(xué)校整體辦學(xué)水平也得到了提高。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，圖書管理系統(tǒng)的不斷完善和圖書采購管理過程進(jìn)一步規(guī)范合理化、便攜式數(shù)據(jù)采集器在圖書館的應(yīng)用將更加廣泛、更加深入，盤點(diǎn)工作將變得更加高效規(guī)范有序。

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作者簡(jiǎn)介：王海倫（1974），男，中級(jí)職稱，研究方向：圖書館學(xué)基礎(chǔ)理論;王菊花（1953），女，副研究館員，研究方向：圖書館學(xué)基礎(chǔ)理論;詹霞（1974），女，中級(jí)職稱，圖書館學(xué)基礎(chǔ)理論。