高校科技檔案管理中的問(wèn)題與對(duì)策

摘要：高等院校的科技檔案是科研人才通過(guò)大量的研究實(shí)驗(yàn)和調(diào)研而得出的各類(lèi)技術(shù)性指標(biāo)和科研成就，科技檔案不僅是高等院校科研人才智慧的結(jié)晶，也是評(píng)價(jià)高等院校科技研發(fā)能力和水平的主要參考標(biāo)準(zhǔn)。本文從高等院校科技檔案管理的主要內(nèi)涵入手，對(duì)高校科技檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行剖析并提出合理對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高等院校；科技檔案；問(wèn)題；對(duì)策

高等院校是優(yōu)質(zhì)教育信息和高科技研發(fā)資源的集結(jié)地，在國(guó)家教育和科技發(fā)展方面具有不可替代的重要作用。高校的科技檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，是對(duì)高等院校科技研發(fā)信息的記錄，也是總結(jié)科研經(jīng)驗(yàn)、把握科研規(guī)律、制定科研可行性計(jì)劃和高校科研課程設(shè)置的主要依據(jù)，是高等院校和國(guó)家的寶貴財(cái)富。

一、高校科技檔案管理的主要內(nèi)容及意義

高等院校的科技檔案管理，主要就是對(duì)科研成果和教學(xué)成就等文件資料進(jìn)行歸檔、保存、整理分類(lèi)并能夠進(jìn)行查閱、檢索、演示等的工作。科技檔案是高等院校進(jìn)行科技研發(fā)和教學(xué)研發(fā)最直觀、最真實(shí)的記載，也是高等院校進(jìn)行科技研發(fā)和教學(xué)工作的智慧結(jié)晶最全面的體現(xiàn)，是高等院校重要的教育信息資源和科技研發(fā)資源，不僅具有智慧性，還具有信息性。

科技檔案是一種至關(guān)重要的研發(fā)信息，是對(duì)科技研發(fā)能力的體現(xiàn)，也是對(duì)科技研發(fā)活動(dòng)的反映，從科技檔案中能夠總結(jié)出科研發(fā)展的一般性規(guī)律，所以從某種程度上說(shuō)，科技檔案是高等院校擬定長(zhǎng)期科研規(guī)劃的主要標(biāo)準(zhǔn)，也是高校進(jìn)行學(xué)科設(shè)置和科研經(jīng)費(fèi)預(yù)備的主要依據(jù)。[1]科技檔案對(duì)科研成果轉(zhuǎn)化為產(chǎn)業(yè)發(fā)展的過(guò)程中也發(fā)揮著指導(dǎo)作用，能夠指導(dǎo)科研活動(dòng)朝著正確的道路發(fā)展，使科研成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的步伐加快，進(jìn)而較早實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。所以，對(duì)高校科技檔案的科學(xué)化管理具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、高校科技檔案管理中的問(wèn)題

（一）科技檔案管理與科研活動(dòng)發(fā)展不協(xié)調(diào)

長(zhǎng)期以來(lái)，國(guó)內(nèi)高等院校的科研活動(dòng)普遍存在驗(yàn)收簡(jiǎn)單立項(xiàng)難、經(jīng)費(fèi)開(kāi)支大成果不顯著、預(yù)算控制嚴(yán)格而績(jī)效考核簡(jiǎn)化等問(wèn)題。根據(jù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)顯示，在對(duì)科研成果的信息化保管方面，全國(guó)僅有不足5%的高校把對(duì)科技檔案的管理納入到本校的信息化建設(shè)之中。在高校檔案管理信息化系統(tǒng)與科技活動(dòng)體系的關(guān)系方面，僅有9.6%的高等院校會(huì)提前把科技活動(dòng)納入到檔案管理模塊，46%高校的檔案管理系統(tǒng)是獨(dú)立存在的，不與任何科研活動(dòng)有所聯(lián)系。在檔案保管方面，近60% 的高校沒(méi)有把檔案分類(lèi)整理與檔案保管進(jìn)行分部門(mén)管理；在檔案的真實(shí)性和有效性方面，46%的高校沒(méi)有對(duì)科研成果形成的文件檔案進(jìn)行過(guò)真實(shí)性和有效性鑒定；在版權(quán)的維護(hù)和運(yùn)用方面，59%的科研人員感覺(jué)對(duì)科技檔案的運(yùn)用程序較為繁瑣，88% 的高校在對(duì)科研成果歸檔時(shí)沒(méi)有對(duì)成果所屬的版權(quán)問(wèn)題進(jìn)行處理。

（二）對(duì)現(xiàn)有科技檔案的管理缺乏科學(xué)性

對(duì)科技檔案的科學(xué)化管理，有利于科研活動(dòng)的開(kāi)展，有利于科研能力的提高，也有利于科研與教學(xué)的協(xié)調(diào)發(fā)展。然而，長(zhǎng)期以來(lái)，受到傳統(tǒng)管理模式的影響，很多科技檔案管理人員認(rèn)為僅能對(duì)學(xué)校的文件資料進(jìn)行檔案管理，而對(duì)教學(xué)工作者（個(gè)人）的獨(dú)立著作和研究成果沒(méi)有進(jìn)行檔案化管理，甚至將個(gè)人文件排除在檔案室之外。這樣一來(lái)，高等院校的科研成果得到了很好的推廣和保存，而一些個(gè)人的研究成就和教學(xué)成果往往因未得到科學(xué)管理而支離破碎，喪失其科研質(zhì)量和價(jià)值，這就不利于科研成果的繼承和發(fā)展。[2]實(shí)際上，科學(xué)的檔案管理，不僅是對(duì)學(xué)校的集體性科研成果進(jìn)行檔案管理，也要對(duì)教學(xué)工作者等個(gè)人的教學(xué)成果和研究成就進(jìn)行檔案化管理，因?yàn)閭€(gè)人的成果也是對(duì)教學(xué)和科技進(jìn)行長(zhǎng)期研究、學(xué)習(xí)和研發(fā)的結(jié)晶，也能夠?qū)W(xué)校乃至國(guó)家的科技和教育發(fā)展起到推動(dòng)作用。

三、高校科技檔案管理的對(duì)策研究

（一）提升高等院校對(duì)科技檔案的歸檔率

大部分高等院校的科技檔案管理人員對(duì)教學(xué)工作者（個(gè)人）的教學(xué)成果和研發(fā)成就重視程度不夠，導(dǎo)致個(gè)人的科研成果沒(méi)有很好的得到保存甚至遺失，這也是高等院校科技檔案歸檔率低的主要因素。所以，加強(qiáng)對(duì)個(gè)人科研成果的保存和歸檔，明確檔案管理的主要責(zé)任人，讓檔案管理人員對(duì)科研成果檔案有全新認(rèn)識(shí)，對(duì)提升科技檔案歸檔率很有必要。

（二）提升科技檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

科技時(shí)代的來(lái)臨和高科技手段在各行業(yè)的廣泛應(yīng)用，要求高等院校的檔案管理人員必須從提升自身綜合素養(yǎng)著手，進(jìn)而提升對(duì)檔案管理工作的信息化處理能力。互聯(lián)網(wǎng)的興起也在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行革新，新時(shí)代的檔案管理已經(jīng)不再局限于對(duì)文字、圖片、文件等資料進(jìn)行人工的分類(lèi)和歸檔，科技檔案的信息化管理更多的是要求對(duì)檔案資料進(jìn)行精確化和科學(xué)化管理。[3]這就要求高等院校的科技檔案管理人員必須具備較高的綜合素養(yǎng)，不但要具備最基本的檔案管理知識(shí)和技能，還要具備科技檔案的信息化管理能力，以便于對(duì)科技檔案進(jìn)行信息化和科學(xué)化管理。

（三）提升高等院校科技檔案管理工作的品質(zhì)

高等院校的科技檔案管理工作，不僅要在歸檔效率和數(shù)量上有所提升，更要在品質(zhì)上得到改善。在科技檔案管理工作的品質(zhì)方面，一方面要對(duì)比較重要的核心檔案進(jìn)行保密性管理，以防止版權(quán)的被竊取和技術(shù)的流失，另一方面也要對(duì)即將歸檔的科研成果資料進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，以確保科技檔案的真實(shí)性和有效性。

參考文獻(xiàn)：

[1]米軍.高校科技檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].科學(xué)管理，2017（02）.

[2]王玉斌.高校科技檔案管理：?jiǎn)栴}、原因及對(duì)策[J].檔案學(xué)研究，2015（01）.

[3]譚華，王喜玲.高校科技檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].河南工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2010（03）.

項(xiàng)目：本文系寧夏醫(yī)科大學(xué)校級(jí)科研項(xiàng)目《引入系統(tǒng)工程方法對(duì)寧夏醫(yī)科大學(xué)科研類(lèi)檔案管理實(shí)行目標(biāo)管理模式探討與研究》研究成果（項(xiàng)目編號(hào)：XY2017024）

作者簡(jiǎn)介：龐軍（1967），女，河南沈邱縣人，本科，寧夏醫(yī)科大學(xué)檔案館技術(shù)室主任副研究館員，研究方向：檔案管理。