計(jì)算機(jī)自動化和檔案管理

松得日

摘要：現(xiàn)階段，隨著科技的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用于各行各業(yè)。當(dāng)前，高校的檔案管理作為高校管理工作的重要組成部分，促進(jìn)檔案管理工作的自動化管理具有重要意義。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理高校檔案，能夠在很大程度上提高高校檔案管理工作的工作效率以及工作質(zhì)量。但是，在現(xiàn)階段的高校檔案管理工作中仍存在一系列的問題，例如：檔案管理手段滯后、電子檔案的管理意識不夠等等，這在很大程度上影響著高校檔案管理工作的有序進(jìn)行。在這種情況下，我們就應(yīng)積極的采取有效措施，不斷完善計(jì)算機(jī)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用，保障高校檔案管理工作的穩(wěn)定運(yùn)行。

本文首先闡述了加強(qiáng)檔案信息電子化管理的重要性；其次分析了計(jì)算機(jī)自動化下檔案管理的現(xiàn)狀；最后探討了計(jì)算機(jī)自動化技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)；自動化；高校檔案管理；現(xiàn)狀；應(yīng)用

一、加強(qiáng)檔案信息電子化管理的重要性

（一）利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高檔案工作效率，是檔案工作自身發(fā)展的迫切需要

在以往傳統(tǒng)的檔案管理工作的過程當(dāng)中，相關(guān)的檔案管理工作人員，大多是采取手工管理、封閉管理的管理形式。這樣的檔案管理形式工作效率非常的低。而且，在管理的過程當(dāng)中，需要頻繁的接觸一些紙質(zhì)的材料、文件、資料等等，雖然在都是萬分小心，但是總會有疏忽的時(shí)候，一個(gè)不留神，就極易導(dǎo)致紙質(zhì)材料出現(xiàn)損壞。在這種情況下，以往傳統(tǒng)的手工檔案管理所存在的一系列問題逐漸展現(xiàn)出來，可以看出，這一管理模式已經(jīng)逐漸無法滿足時(shí)代以及高校檔案管理工作發(fā)展所需。基于此，我們就應(yīng)積極的拓展新型的高校檔案管理工作模式，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，能夠在很大程度上提高高校檔案管理工作效率以及工作質(zhì)量，有效的保障高校檔案管理工作的有序開展。

（二）檔案的信息化建設(shè)是教育事業(yè)發(fā)展、加強(qiáng)高校的內(nèi)涵建設(shè)和深化高校教學(xué)改革的要求

在高校日常的檔案管理工作當(dāng)中，所需要整理的材料、數(shù)據(jù)、圖片等，都真實(shí)的記錄著學(xué)校多年的發(fā)展歷史，能夠?yàn)楹罄m(xù)工作的開展提供有效的歷史資料。檔案資料記錄著高校的人才培養(yǎng)質(zhì)量、教學(xué)水平的發(fā)展等各個(gè)方面的工作，可以說是高校總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、完善工作的重要依據(jù)，更是編研修史的最原始材料。現(xiàn)階段，隨著不斷的發(fā)展，人們已經(jīng)逐漸重視起高校檔案管理工作的重要價(jià)值。在高校的發(fā)展建設(shè)等方面的工作當(dāng)中，高校檔案資料發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。通過翻閱檔案資料、能夠在很大程度上幫助高校領(lǐng)導(dǎo)作出更加科學(xué)合理的決策與評判，而且還有助于教學(xué)的深化改革，及時(shí)的做出發(fā)展規(guī)劃的調(diào)整以及更加合理的專業(yè)設(shè)置，從而為社會培養(yǎng)更多的優(yōu)秀人才。

二、計(jì)算機(jī)自動化下檔案管理的現(xiàn)狀

（一）對檔案管理工作不夠重視

現(xiàn)階段，在高校的檔案管理工作當(dāng)中，大多還是以紙質(zhì)檔案為主的，而且檔案資料數(shù)量非常的大，這也就在很大程度上加大了檔案管理工作的難度。再加上很多還有很多學(xué)校并不注重檔案管理工作，缺乏有效的投入力度。在這種情況下，很多的檔案管理工作人員在面對鋪天蓋地的檔案資料的時(shí)候，往往無從下手，很多只是將檔案資料簡單的存放了起來，并沒有進(jìn)行相應(yīng)的歸類整理，這就在很大程度上加大了后續(xù)管理工作的難度，導(dǎo)致檔案資源浪費(fèi)現(xiàn)象非常的嚴(yán)重。

（二）檔案管理手段滯后

當(dāng)前，雖然很多的高校意識到了檔案管理工作信息化的重要性，也逐漸開始使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理工作。但是，在實(shí)際的管理過程當(dāng)中，仍存在著一系列的問題，例如：檔案數(shù)據(jù)庫大多是條目數(shù)據(jù)庫，缺少相應(yīng)的全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫、而且關(guān)于錄音、光盤方面的檔案資料更是少之又少。這樣一來，雖然利用了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但是卻沒有將其作用價(jià)值最大化，也在很大程度上影響著后續(xù)各項(xiàng)工作的開展。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不高

此外，案管理工作需要管理工作人員具備較強(qiáng)的專業(yè)能力。但是通過深入的調(diào)查分析我們發(fā)現(xiàn)，在很多高校的檔案管理工作的過程當(dāng)中，檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)及專業(yè)水平仍需要進(jìn)一步的提高。其實(shí)，歸根結(jié)底，這主要就是由于高校對于檔案管理工作的不重視所導(dǎo)致的。檔案管理工作人員并沒有經(jīng)過系統(tǒng)的、完整的檔案管理工作訓(xùn)練，再加上對計(jì)算機(jī)技術(shù)缺乏完整的了解，使用起來更是非常的困難。在這種情況下，要想做好檔案管理工作更是難上加難。由此我們可以看出，檔案管理工作人員的專業(yè)水平及素質(zhì)，在很大程度上影響著學(xué)校的檔案管理工作的有效開展。

三、計(jì)算機(jī)自動化技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用

（一）樹立現(xiàn)代化的檔案管理觀念

現(xiàn)階段，雖然已經(jīng)有很多的學(xué)校逐漸重視起計(jì)算機(jī)自動化技術(shù)對于檔案管理工作的應(yīng)用，但是，需要我們指出的是，仍存在一大部分的學(xué)校使用的仍然是以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。因此，在這種情況下，相關(guān)管理部門應(yīng)積極的幫助各大高校樹立現(xiàn)代化的檔案管理觀念，積極的加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)自動化技術(shù)的應(yīng)用普及，切實(shí)提高網(wǎng)絡(luò)技術(shù)檔案管理的責(zé)任意識，促使更多高校的檔案管理工作朝著網(wǎng)絡(luò)化、自動化的方向發(fā)展。

（二）建立完善的檔案管理機(jī)制

其次，我們還應(yīng)構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制，確保檔案管理工作的順利開展。學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)人員，應(yīng)在現(xiàn)有制度的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案管理工作的科學(xué)化管理與規(guī)劃，充分的調(diào)動相關(guān)管理工作人員的工作積極性。并且還要不斷的完善規(guī)章制度，制定完善的工作考核機(jī)制，對于在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的工作人員積極的進(jìn)行表揚(yáng)獎勵(lì)，從而使得工作人員更加積極的投入到檔案管理工作當(dāng)中，促使檔案管理工作能夠取得良好的效果。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)能力

最后，需要我們指出的是，相關(guān)的檔案管理工作人員的工作水平以及專業(yè)素質(zhì)，在很大程度上決定著檔案管理工作的質(zhì)量。在這種情況下，我們應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高他們對于檔案管理工作認(rèn)識，培訓(xùn)工作人員能夠掌握使用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案管理工作的基本技能，并且還應(yīng)增強(qiáng)他們的責(zé)任意識、樹立正確的道德觀念，從而建立一支高素質(zhì)、高水平的檔案管理隊(duì)伍。進(jìn)而在檔案管理工作當(dāng)中，各司其職，充分發(fā)揮出每一個(gè)人的才能，全身的投入到高校的檔案管理工作當(dāng)中，滿足時(shí)代發(fā)展以及高校檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展所需，確保各大高校的檔案管理工作的順利進(jìn)行。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著科技的快速發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)高校檔案自動化管理工作具有重要意義。計(jì)算機(jī)自動化技術(shù)的應(yīng)用，能夠在很大程度上促進(jìn)高校檔案管理的工作效率以及工作質(zhì)量。在這種情況下，我們在采取一系列有效措施，通過樹立現(xiàn)代化的檔案管理觀念、建立完善的檔案管理機(jī)制、提高檔案管理人員的素質(zhì)能力等方式，促進(jìn)高校檔案管理工作朝著自動化、信息化的方向發(fā)展，從而促進(jìn)高校各項(xiàng)教育教學(xué)工作的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]王英瑋.我國人事檔案管理改革若干問題的思考[J].檔案學(xué)通訊，2007，1：1216.

[2]羊建國.對當(dāng)前人事檔案工作的幾點(diǎn)思考[J].湖南社會科學(xué)，2005.4.

[3]薛鶴嬋，薛鶴娟.淺談檔案服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新.科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2009（7）.

[4]蔣艾云，牛傳東.新形勢下做好檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].泰安教育學(xué)院學(xué)報(bào)岱宗學(xué)刊，2004（2）.