新時期高職院校檔案管理探討

杜娟

[摘 要] 伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，新時期高職院校檔案管理亟待完善。針對現(xiàn)有高職院校檔案管理存在的問題，提出了提升新時期高職院校檔案管理水平的建議。該研究對推動我國高職院校檔案管理水平有一定的借鑒作用。

[關(guān) 鍵 詞] 新時期；高職院校；檔案管理

[中圖分類號] G717 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）14-0216-01

伴隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，尤其是科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，我國教育體制改革不斷深化，高職教育受到了越來越多的關(guān)注。新時期高職院校各項(xiàng)管理工作得到了一定的發(fā)展，但是也存在一定的問題，本文僅對新時期高職院校檔案管理進(jìn)行研究。

一、新時期高職院校檔案管理存在問題分析

受多種因素影響，高職院校檔案管理存在的問題呈多元化的特點(diǎn)，本文僅對新時期高職院校檔案管理的常見問題進(jìn)行分析：

（一）高職院校檔案管理理念方面的問題

從現(xiàn)有的高職院校檔案管理的實(shí)際情況，新時期下的檔案管理工作覆蓋了高職院校的各個領(lǐng)域[1]。尤其是在信息技術(shù)以及數(shù)字化管理等先進(jìn)技術(shù)影響逐漸深入的背景下，高職院校原有的檔案管理工作理念已經(jīng)不適應(yīng)高職院校發(fā)展的實(shí)際需要。主要表現(xiàn)在一些高職院校管理者存在對檔案管理工作重視力度不足的情況，管理水平以及服務(wù)質(zhì)量也亟待改進(jìn)。

（二）高職院校檔案管理方式方面的問題

從現(xiàn)有高職院校檔案管理的方式來看，一部分高職院校已經(jīng)開始應(yīng)用信息化的管理方式，但是也仍舊有一部分高職院校采用人工歸檔的方式，這種落后的檔案管理方式影響了檔案管理工作的效率。在高職院校發(fā)展快速的背景下，隨著招生規(guī)模以及學(xué)校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，落后的檔案管理方式影響了高職院校檔案管理水平的提高[2]。

（三）高職院校檔案開發(fā)利用不足

高職院校檔案管理方面的常見問題還包括檔案開發(fā)利用不足。對高職院校檔案管理工作來說，開發(fā)檔案信息資源是其重要的工作內(nèi)容。但是多數(shù)高職院校受人員以及經(jīng)費(fèi)等條件的制約，信息檢索工作以及相關(guān)設(shè)備還很不足，導(dǎo)致檔案資源的利用率低下。高職院校檔案開發(fā)利用不足還表現(xiàn)在院校資源共享性不足上，共享差導(dǎo)致檔案資源的深層價(jià)值無法有效地發(fā)揮。

（四）人才隊(duì)伍素質(zhì)有待提高

新時期高職院校檔案管理工作對檔案工作人員提出了更高的要求。但是從現(xiàn)有的高職院校檔案管理工作人員的實(shí)際情況來看，普遍存在著工作人員素質(zhì)不高的問題，甚至有的高職院校沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，有不少工作人員都不是檔案管理或者檔案管理相關(guān)專業(yè)出身，甚至工作人員有的還身兼數(shù)職，人才隊(duì)伍素質(zhì)有待提高。

二、新時期高職院校檔案管理水平提升對策

結(jié)合前文對新時期高職院校檔案管理存在問題的分析，本文提出以下高職院校檔案管理水平的提升建議：

（一）建立完善新時期高職院校檔案管理理念

新時期下，高職院校檔案管理工作其目標(biāo)是為了有效地挖掘出檔案資料中存在的有效信息，進(jìn)而為高職院校的建設(shè)與發(fā)展提供依據(jù)。這就要求高職院校的管理人員應(yīng)重視檔案管理，尤其要關(guān)注到新時期所具有的特殊性。關(guān)注到檔案管理并不是簡單地收集整理檔案資料，應(yīng)樹立高職院校檔案服務(wù)意識，推動高職院校檔案管理工作信息化的發(fā)展，不斷地創(chuàng)新檔案管理模式，滿足高職院校的實(shí)際發(fā)展需求[3]。

（二）創(chuàng)新高職院校檔案管理方式

高職院校應(yīng)結(jié)合新時期檔案管理工作的實(shí)際情況，通過與檔案館以及檔案局等專業(yè)機(jī)構(gòu)合作等諸多方式來創(chuàng)新高職院校的檔案管理方式。高職院校的管理者應(yīng)根據(jù)自身所在院校的實(shí)際情況，確保對檔案管理工作硬件設(shè)施的投入，只有基礎(chǔ)硬件設(shè)施的存在才能發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)在檔案管理工作方面所具有的推動作用。

（三）提高高職院校檔案開發(fā)利用水平

在信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用越來越深入的新時期，高職院校應(yīng)通過檔案資料服務(wù)信息化的逐漸深入，提高自身在檔案開發(fā)利用方面的工作水平。具體可以通過建立與完善高職院校檔案信息共享平臺的方式來實(shí)現(xiàn)。高職院校通過該平臺，把分散的檔案資源實(shí)現(xiàn)無縫鏈接，更好地發(fā)揮高職院校檔案資料所具有的各類使用價(jià)值。

（四）提高檔案管理人員隊(duì)伍整體素質(zhì)

新時期，高職院校應(yīng)提高檔案管理人員隊(duì)伍的整體素質(zhì)，結(jié)合自身學(xué)校的實(shí)際情況，盡可能聘任具有檔案管理專業(yè)技術(shù)的人才。同時，高職院校還應(yīng)不斷加大在檔案管理方面的資金投入，優(yōu)化檔案管理工作人員的工作環(huán)境，提高工作人員的福利待遇。除此以外，高職院校應(yīng)通過定期培訓(xùn)等方式來提高人員隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)。

三、結(jié)語

新時期高職院校檔案管理水平的提高，需要多方面的積極努力才能實(shí)現(xiàn)。值得強(qiáng)調(diào)的是高職院校檔案管理水平的提高還需要制度方面的保障。高職院校應(yīng)結(jié)合自身的實(shí)際情況，從高職院校檔案內(nèi)容、檔案使用以及檔案管理等方面進(jìn)行規(guī)范化管理。高職院校在檔案管理中需要結(jié)合自身院校的實(shí)際情況，以院校自身的綜合能力為基礎(chǔ)，靈活地確定檔案管理水平的提升策略，只有這樣，才能不斷地提高高職院校檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，從根本上推動高職院校的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張艷.高職院校檔案管理工作的發(fā)展與前景[J].中國教育技術(shù)裝備，2016（6）：62-63.

[2]姜馨.檔案管理在高職院校教學(xué)管理工作中的作用及地位[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2016（23）：392-393.

[3]錢宇娟.加強(qiáng)新時期中職院校文書檔案管理工作：在引入大數(shù)據(jù)管理的時代背景下[J].邊疆經(jīng)濟(jì)與文化，2017（4）：113-114.