“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建

張云萍

[摘 要] 隨著社會的不斷發(fā)展，電子信息技術(shù)逐漸應(yīng)用到各個領(lǐng)域。高校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)就是電子信息技術(shù)在教育事業(yè)上的一種體現(xiàn)，為高校的檔案整理工作提供了便捷。由于教學(xué)檔案的多樣性、分散性，讓高校檔案工作者的工作難度加大，教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的使用，減輕了檔案工作者的工作負(fù)擔(dān)，促進了高校檔案管理工作的現(xiàn)代化進程。高校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建能有效解決傳統(tǒng)檔案管理模式下的種種問題，提高了檔案工作者的工作效率，推動高校教學(xué)事業(yè)的發(fā)展。

[關(guān) 鍵 詞] 高校；教學(xué)檔案；管理系統(tǒng)

[中圖分類號] G717 [文獻標(biāo)志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）23-0007-01

一、高校檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理制度不健全

高校在檔案管理過程中，存在著檔案管理制度混亂的現(xiàn)象，學(xué)校各個部門權(quán)責(zé)不清、職責(zé)不明，互相推卸檔案管理任務(wù)，沒有真正完成檔案管理工作。部分部門不想工作量變的更大，沒有主動將教學(xué)檔案進行歸置。有的部門在檔案歸檔時無法正確分清各種教學(xué)檔案，將檔案錯誤地整理在一起。有些檔案由于信息不明而被工作人員棄置，喪失了檔案的價值。因為高校沒有明確的檔案管理制度，對檔案整理方式、整理步驟、整理要求都沒有具體的規(guī)定，這種隨意性的檔案管理，為后續(xù)的檔案工作帶來了極大的麻煩。

（二）檔案收集難度大

信息化的發(fā)展，讓檔案的形式變的多種多樣。高校的教學(xué)檔案也有了電子形式。但是在檔案收集中，難度也變得更大，由于各個學(xué)校部門的使用的文檔格式不同，檔案可能在這一個部門能夠正常閱讀、操作，但是在另一個部分就無法打開或者打開后信息顯示不全，影響檔案管理工作。有些部門的計算機設(shè)備過于陳舊，存儲容量很小，無法存儲過多的電子檔案，有些舊的電子檔案已經(jīng)被新的檔案覆蓋，造成了檔案階段性的缺失，讓檔案管理難度加大。

（三）檔案管理者技術(shù)不足

高校在發(fā)展過程中，招生數(shù)量不斷增加，招生范圍不斷擴大，學(xué)校的教學(xué)任務(wù)逐漸增多，教學(xué)檔案的整理工作也越來越艱難。高校的檔案管理工作大多是學(xué)校各個部門的教職工兼職的，不能很好地完成檔案管理的工作任務(wù)。檔案管理人員對檔案的整理方法不熟，沒有足夠的電子技術(shù)知識，對出現(xiàn)的檔案管理問題不能及時處理，延誤了教學(xué)檔案的歸置進度。檔案管理對工作人員來說變成了一件想做卻又不知如何做，做了又不夠好的工作，嚴(yán)重影響了工作人員的工作積極性。

二、高校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建策略

（一）建立健全檔案管理制度

高校在檔案管理工作中，要建立健全的檔案管理制度。厘清各個院系、各個部門的檔案工作職責(zé)，明確檔案的管理范圍，讓每一個檔案都有直接的管理者，方便后期問題出現(xiàn)時聯(lián)系負(fù)責(zé)人。各個院系的教學(xué)檔案要自行進行整理、歸置，備份出一份新的上交到學(xué)校的檔案室，在方便院系查詢的同時，減輕了學(xué)校檔案室的工作。學(xué)校的檔案管理部門要掌握各個院系的檔案管理規(guī)律，為其制定適合的檔案管理制度和檔案管理步驟，規(guī)范教學(xué)檔案管理工作，提高各個院系的工作效率。各個院系也要盡力履行自己的工作職責(zé)，完成學(xué)校下發(fā)的檔案管理任務(wù)，對教學(xué)檔案進行實時收集，定期發(fā)送給學(xué)校，讓檔案管理工作質(zhì)量變得更好。

（二）紙質(zhì)檔案與電子檔案聯(lián)合管理

高校要引導(dǎo)各個部門使用新式的檔案管理方式，將紙質(zhì)檔案和電子檔案同時管理，同時使用，實現(xiàn)聯(lián)合優(yōu)勢。教學(xué)檔案作為一種教學(xué)憑證，首先要具備真實性、可靠性，紙質(zhì)檔案由于上面加蓋了學(xué)習(xí)、院系的公章，不容易被串改，檔案的真實性、有效性更高。其次，教學(xué)檔案要進行發(fā)送、上傳，電子檔案可以通過校園網(wǎng)高速、快捷將檔案傳輸，保證了檔案的實時傳達(dá)，提高了檔案的時效性，減少了工作人員的工作負(fù)擔(dān)。紙質(zhì)檔案和電子檔案進行聯(lián)合管理，紙質(zhì)檔案能為電子檔案提供可靠的依據(jù)，電子檔案能為紙質(zhì)檔案提供方便的渠道，同時，兩種文件載體能夠進行一一對應(yīng)，減少了因檔案缺失而無法工作的現(xiàn)象，同時在這個過程中，工作人員能夠?qū)n案進行再整理，提高了教學(xué)檔案的利用價值。

（三）提高檔案管理者技術(shù)

高校要定期對檔案管理人員進行培訓(xùn)，教授正確的檔案管理方法，同時培養(yǎng)其計算機技術(shù)能力，讓其學(xué)會檔案管理系統(tǒng)的操作知識。教學(xué)檔案的管理人員一定是要熟悉教學(xué)，高校可以組織工作人員進行聽課，讓其明確教學(xué)任務(wù)目標(biāo)，幫助其更好地管理教學(xué)檔案。定期開檔案管理工作人員大會，就目前出現(xiàn)的檔案管理問題進行討論，完善學(xué)校的檔案管理體系。高校還可以開設(shè)校內(nèi)教學(xué)檔案管理獎懲機制，對優(yōu)秀的教學(xué)檔案管理人員要給予一定的獎金，促進其工作的積極性，對檔案管理工作完成不好的人員要予以批評，讓其在今后的工作中更加努力。

信息化時代的到來影響了高校檔案的管理方式，高校的檔案管理人員要主動擔(dān)負(fù)起檔案管理責(zé)任，保證自己的工作熱情，在檔案工作中聽從學(xué)校的指揮，遵循學(xué)校的制度，利用好教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，這樣才能更好、更快地完成學(xué)校的檔案管理工作，促進學(xué)校的教學(xué)發(fā)展，提高學(xué)校的教學(xué)工作水平。

參考文獻：

羊雋芳.對新時期加強高校院系教學(xué)檔案管理的思考[J].新疆財經(jīng)學(xué)院學(xué)報，2007（1）：76-78.