采購業務內部控制制度設計

李奇霞

內部控制 采購業務

引言

內部控制建設是公司一項重大的系統工程。一方面不僅要不斷完善公司的內部控制環境，增強全員控制意識；另一方面還需要從公司實際情況出發，結合公司的各方面因素，對公司各環節存在的問題和存在的風險進行系統的評估，根據公司存在的問題和存在的風險點建立一套完整的管理制度、控制流程和手段，加強公司的信息系統建設，強化內部監督，制定和實施一系列制度、程序和方法，實現法人治理機構各施其職、內部控制機制健全、管理層級少、風險控制到位，形成一套符合企業實際的、有效的、健全的對風險進行事前防范、事中控制、事后監督和糾正的內部控制機制。

采購業務是企業生產經營管理中的首要環節，采購業務發生頻繁、工作量大、運行環節多，容易產生管理漏洞。采購業務內部控制制度的設計主要是規范采購與付款行為、防范采購與付款過程中的差錯與舞弊行為。

基本原則

企業在設計采購業務內部控制制度時應遵循內部控制制度的一般原則：一是合法性原則，內部控制作為一種規范必須建立在國家有關法律、法規、準則與制度基礎上；二是有效性原則，內部控制設計應適應企業內部的治理結構和管理要求，并考慮企業文化與員工素質。內部控制作為企業一項重要的制度，必須能切實可行；三是制約性原則，內部控制必須能夠制約單位的經濟活動，應該賦予企業內部各方面人員相應的權利以及與之匹配的責任，任何人不得擁有超越內部控制制度的權力；四是全面性原則，內部控制應涵蓋企業各項經濟業務及相關崗位，并能針對業務處理過程中的關鍵控制點，落實到決策、執行、監督與反饋等各個環節；五是牽制性原則，內部控制應當保證企業內部涉及不相容職務的機構、崗位的合理設置及其職責權限的合理劃分，做到不相容職務相互分離；六是效益性原則，企業在設計內部控制時，必須強化經濟效益，應以合理的控制成本達到最佳的控制效果。

采購業務內控制度及流程

為了加強公司經營管理，嚴格規范公司物資供應管理工作，降低采購成本，減少材料消耗，提高經濟效益和企業核心競爭能力，公司實行“統一管理、分級負責、供管并舉、降耗提效”管理制度。公司的物資供應管理工作在主管經理的領導下，由供銷管理中心負責。

采購業務內控流程主要是：

（1）一是，請購與審批。建立采購申請制度，加強采購預算管理，嚴格請購審批制度，建立集體決策機制。二是，采購與驗收。建立供應商評估和準入制度，合理選擇采購方式，完善采購物資定價機制，及時簽訂采購合同，加強物資驗收管理，做好會計記錄工作，加強物資運輸管理，健全退貨管理制度。三是，付款。完善付款流程，嚴格審批，若不符合規定，應拒絕付款，合理選擇付款方式，選擇適當付款方式，如分期，避免資金損失，加強預付賬款和定金管理，加強應付賬款和應付票據管理。

YH集團案例介紹

YH集團公司是國內一家以連鎖方式經營超市的現代商業流通企業集團公司，以連鎖方式經營大型超市、便利超市等業務。十年創業，飛躍發展，是中國企業500強之一，是國家級“流通”及“農業產業化”雙龍頭企業，獲“中國馳名商標”，YH已發展成為以零售業為龍頭，以現代物流為支撐，以現代農業和食品工業為兩翼，以實業開發為基礎的大型集團企業。

存貨采購業務流程由公司內審部門負責制定清晰的業務流程圖，存貨管理業務主要涵蓋存貨的采購與存貨的倉儲管理兩個部分，該公司需要理清采購與倉儲管理兩項業務的工作流程、相關參與部門以及控制的關鍵要點，通過調查訪談和信息反饋及時發現問題，并對流程圖進行修正加以完善。存貨管理過程中的風險主要有以下兩個方面：

（1）存貨采購計劃環節

該環節潛在的風險是采購計劃安排不合理，市場變化趨勢預測不準確，造成庫存短缺或積壓，可能導致企業銷售停滯或資源浪費。

（2）供應商管理

該環節潛在的風險是供應商選擇、信息管理和評價等方面易出現漏洞，授權審批不規范，可能導致采購物資質次價高，出現舞弊或遭受欺詐。

配套的信息系統信息技術的發展推動著傳統商業的發展，利用現代信息技術實現企業管理的自動化、現代化、信息化，把信息技術充分運用于經營中，以最低的成本、最優質的服務、最快速的反應來運作企業，能夠不斷提高企業的經營效率。其會計信息系統的內部控制主要通過以下幾方面實現：企業在商品流轉環節的會計處理實現業務數據與財務數據的共享；業務數據核算的內容通過預先與財務系統設定的平臺裝載到財務系統服務器中；商品的購進、銷售、成本結轉、貨款結算各環節均實現了財務系統與業務系統的無縫鏈接；通過直接調用信息系統的業務數據生成相關財務憑證。控制內部各環節成本，加強內部管理。

1.采購成本控制。采購成本是企業成本控制的重點，尤其是零售業成本控制的關鍵。要取得較低的采購成本，必須實行全球集中采購，降低供應商數量，并與之建立合作伙伴關系；從工廠直接進貨，縮短供應鏈，并采取后向一體化，改變交易方式，采用各種先進的供應鏈管理技術。將這種大批量低成本進貨優勢，進一步轉化為相對較低的價格競爭優勢，從而形成對消費者購買欲的有效刺激，使零售業在激烈的競爭中占有主動權，形成良性循環。

2.物流成本控制。它是衡量零售業經營管理水平的重要標志，也是影響零售業經營成果的重要因素。主要包括：建立物流中心，統一配送；利用第三方物流；采用各種先進的物流技術等。快捷的信息反饋和高效的物流管理系統，可以使商品存量大大降低，資金周轉速度加快，企業成本自然降低。

3.通過建立了完善的內部控制管理和評價體系，案例中的連鎖超市對存貨加強管理，提升了公司的經營管理水平和競爭力。