努力做好文物保護(hù)單位檔案管理工作

劉靜

摘 要：文博單位檔案管理的最終目的是為人們進(jìn)行檔案查閱與搜集等檔案需求行為服務(wù)的，管理體制。本文從正確認(rèn)識文博檔案工作的重要性入手，結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)講述了文物檔案常用分類方法，并進(jìn)一步從四方面闡述了新時代如何做好文博單位檔案工作的路徑。

關(guān)鍵詞：文物檔案；服務(wù)群眾；服務(wù)科研

文物檔案是文物工作的重要組成部分，是文物保護(hù)單位管理重要的基礎(chǔ)工作，是文物保護(hù)單位的科學(xué)記錄，也是在一些極端情況下（例如自然災(zāi)害、盜竊、戰(zhàn)爭等），文物遭到破壞最大限度后對文物進(jìn)行維修、追索等提供可靠依據(jù)的重要措施。

一、文博檔案工作的重要性

目前我國文物工作尚不適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，還不能全面納入法制化管理的軌道。最主要的原因就是基礎(chǔ)工作薄弱，對文物檔案的重要性認(rèn)識不足。因而造成某些文保單位遭到破壞，卻無法追究責(zé)任；甚至部分珍貴文物被走私到境外，但由于提供不出文物的相關(guān)資料而無法追回。因此，只有加強(qiáng)文物保護(hù)單位檔案的建設(shè)，才能最大限度的減少文物的損失與破壞。

文物檔案工作在文物工作中具有重要的意義，假如一些文件材料沒有存入檔案中，特別是年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)材料，一旦出現(xiàn)意外情況就無法挽回，給文物保護(hù)單位造成的破壞可能是毀滅性的。當(dāng)要修復(fù)這些被破壞的文物時，必須有文物保護(hù)單位詳細(xì)的基本情況和相關(guān)資料。如沒有這些檔案，單憑工作人員的機(jī)遇，很難修復(fù)。文物記錄檔案是唯一能夠反映文物保護(hù)單位全面情況的詳細(xì)記錄，他不僅是在文物修復(fù)過程中成為重要依據(jù)，而且在文物的學(xué)術(shù)交流、研究方面，起到重要作用。這些檔案同時也記錄了博物館的歷史變遷，每一個時間段發(fā)生的重大事件，以及文博單位內(nèi)部的結(jié)構(gòu)調(diào)整，可以說是文博單位發(fā)展的見證者。

文物檔案更是建立文物資料的重要工作，是確保文物保護(hù)工作順利進(jìn)行的基本工作之一。文物檔案就是詳實(shí)仔細(xì)的記錄文物的相關(guān)資料，包括文物調(diào)查資料，考古發(fā)掘發(fā)現(xiàn)，文物修復(fù)情況等，并形成各種記錄文檔、報(bào)告、照片、圖紙、摹本等。這些資料的收集和整理為文物保護(hù)的科學(xué)管理和妥善保護(hù)提供了保障，也是文物工作者進(jìn)行研究的依據(jù)。由于文物的一些特殊性和其他一些原因會導(dǎo)致文物出現(xiàn)一定損毀、而如果有了文物檔案就能更有效的降低損失的影響和程度。因此應(yīng)該加強(qiáng)對文物檔案工作的支持力度，完善文物檔案的建立制度和流程，為保護(hù)文物提供可靠的保障。

文物檔案記錄是檔案管理人員的基礎(chǔ)工作，也是最重要的工作。文物檔案有其存在的意義和價值，需要真憑實(shí)據(jù)的憑證，這些檔案記錄就是證明的憑證。能夠讓更多的人了解這些遺產(chǎn)的重要性，認(rèn)識到遺產(chǎn)的珍貴，從而提高人們的文物保護(hù)意識。

二、文博檔案常用分類方法

文博檔案是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程。在各大文博管理過程中，實(shí)現(xiàn)檔案分類管理，有助于保持國家知識資源，方便研究者查詢和使用。檔案科學(xué)合理的分類管理，更能實(shí)現(xiàn)對國家歷史文化遺產(chǎn)的積極有效的保護(hù)，實(shí)現(xiàn)人類在社會范圍內(nèi)的只是共享活動。

組面分類法，就是在概括與分析的基礎(chǔ)之上，輔之以合成原理的編制分類的手段，采用簡單的概念組成的復(fù)合類目的方式，取代詳盡無遺地列舉類目的方式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文博檔案資料查閱的一種特殊方式。組面分類法在查閱檔案的過程中，通常以類表的方式加以展現(xiàn)，通過不同知識范疇中的概念顯示，并能夠在組配技術(shù)的引導(dǎo)和支撐下，實(shí)現(xiàn)具體類目的有機(jī)查閱的便利。在這些卷帙浩繁的文博檔案類表中，通常的分類包括：主題分類表、質(zhì)地分類表、時代分類表、地區(qū)分類表、人名分類表以及等級分類表等等。其中主題分類表、時代分類表和人名分類表是當(dāng)前文博管理工作中，最為通用的三大類。

主題分類表在文博檔案的歸化中用途范圍最廣。主題分類表在文博檔案的分類中，充當(dāng)著主力軍的作用和價值，依據(jù)反映不同層面的知識內(nèi)容和一定的分類邏輯，能夠很快實(shí)現(xiàn)文博檔案在分類體系中的位置。在編制技術(shù)上，主題分類表能夠?qū)崿F(xiàn)對類目設(shè)置邏輯思維的高度關(guān)注，又能夠密切注意標(biāo)記符號和文獻(xiàn)體例的生效價值。

時代分類表也是組面分類體制中，頗有索引成效的一種分類支系。通過不同物理時間的劃分和區(qū)別，或者不同歷史朝代的精準(zhǔn)定位，在組面技術(shù)載體中便能夠自覺形成從整體到細(xì)節(jié)的分類布局，有助于在索引過程中減少認(rèn)知阻力，并且促進(jìn)知識資源的優(yōu)化整理。

人名分類表與上述兩種類表相比，雖然在整合效果上并不占據(jù)明顯優(yōu)勢，卻能夠以第一時間內(nèi)實(shí)現(xiàn)對信息輪廓的基本定位。這種類表是按照某人的拼音首字母的排列或名稱的筆畫數(shù)進(jìn)行排列、組合或者分類，不但速度較快，而且不受到編碼過程的磕絆，在應(yīng)急工作中，頗具用武之地。

三、如何做好文物檔案工作

1.提高管理者檔案意識，建立完善的文博檔案

檔案管理工作者應(yīng)該提高自己的責(zé)任意識，這樣才能根據(jù)具體情況靈活有效地進(jìn)行檔案管理工作。博物館內(nèi)部的每一個藏品都要記錄在案，這就需要：第一步，根據(jù)不同的內(nèi)容收集相關(guān)資料進(jìn)行整理；第二步，把不同類型的資料分類。對收集到的相關(guān)資料進(jìn)行再次確認(rèn)，保證資料完整可信；第三步，進(jìn)行資料整理集合工作。之所以進(jìn)行檔案管理，就是為了服務(wù)研究、服務(wù)教育，所以文物檔案管理工作要根據(jù)不同的發(fā)展需要編寫相關(guān)的具體資料。

2.提高管理人員的綜合素質(zhì)，建立完善的管理制度

檔案工作是一項(xiàng)繁瑣而無味的長期性工作，管理者不能安于現(xiàn)狀，要經(jīng)?？偨Y(jié)工作，發(fā)現(xiàn)自己的不足之處，學(xué)習(xí)更多的業(yè)務(wù)理論知識以及相關(guān)的檔案整理知識。在進(jìn)行檔案整理的過程中，要遵循相關(guān)法律法規(guī)，保證檔案內(nèi)容的科學(xué)性與安全性。

文博檔案管理人員還要經(jīng)常閱讀一些專業(yè)刊物，提高自己的業(yè)務(wù)技術(shù)。還可以借鑒一些其他地區(qū)文博單位的文物檔案整理工作，總結(jié)先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，提高自己的管理整理技術(shù)。還要組織檔案人員外出學(xué)習(xí)，提高專業(yè)知識，提升綜合素質(zhì)。

3.應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，完善信息化建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)是以改變傳統(tǒng)檔案管理模式，彌補(bǔ)以往管理工作中的不足為目的，優(yōu)化與改進(jìn)不合理的管理行為，這就是檔案信息化建設(shè)中最為明顯的優(yōu)勢之一。在文博檔案管理中，對文物采取電子身份證體系管理，建立文博數(shù)據(jù)庫。通過電子身份證技術(shù)來更好的管理文物，能更快捷準(zhǔn)確的查詢到相關(guān)信息。

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)時代給文物檔案工作帶來了極大的便利。當(dāng)前有很多檔案工作者都是借助電腦進(jìn)行信息記錄、收集、保存工作，文物檔案工作者不能只停留在紙質(zhì)文件上，也要與時俱進(jìn)地借助互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)儲存。這樣儲存的檔案信息就能進(jìn)行資源共享，也方便保存，即使紙質(zhì)文件出現(xiàn)丟失或者是破損的現(xiàn)象，也能從網(wǎng)絡(luò)調(diào)取資源。建立文物檔案的區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，和其他文博單位的檔案人員分享資料，一起研究。檔案科學(xué)隨著社會進(jìn)步不斷發(fā)展，新的檔案也不僅僅是文字模式了，現(xiàn)在已經(jīng)有了照片檔案、視頻檔案等。要根據(jù)內(nèi)容的特點(diǎn)，建立不同的檔案模式，這樣在管理的過程中就會更加方便，也能建立一套完善的計(jì)算機(jī)檔案系統(tǒng)。

4.堅(jiān)持創(chuàng)新理念，探索文博檔案管理的新路徑

文博檔案工作者要在檔案管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新。首先要有創(chuàng)新理念，正視當(dāng)前檔案管理工作出現(xiàn)的問題，探索克服文博檔案管理的時代瓶頸。積極走出去開闊眼界，借鑒國外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合本文博單位檔案工作的特點(diǎn)，提出新理念進(jìn)行試驗(yàn)，這是工作創(chuàng)新的基礎(chǔ)。

文博檔案人員要有現(xiàn)代化意識，改變傳統(tǒng)模式下的被動服務(wù)變積極主動的服務(wù)。要知道文物檔案工作者不僅僅是對資料的保存，還要對資料進(jìn)行分類規(guī)整，利用好資料。檔案管理工作很大一部分要靠工作者來完成，文博單位要有以人為本的管理理念。檔案記錄者在收集資料的過程中應(yīng)該提高自己的專業(yè)知識，這樣才不會記錄出錯。

總之，文博檔案建設(shè)是一項(xiàng)時間比較長、專業(yè)性強(qiáng)的工程。隨著我國經(jīng)濟(jì)、社會、文化的快速發(fā)展，人民群眾對于歷史文化的追求給文博單位帶來了快速發(fā)展提升的時代機(jī)遇。也將有效地促進(jìn)文博檔案管理工作，我們要緊抓機(jī)遇，努力提升自己業(yè)務(wù)素質(zhì)，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，做好文博檔案管理工作。