新時期企業檔案管理存在的問題及途徑分析

李曉維

摘 要：檔案是企業各項日常工作中形成的第一手資料，是企業研究改進、提高企業管理的不可多得的寶貴史料。檔案工作規范化是實現企業檔案管理的重要環節，檔案對企業資源開發起著不可替代的重要作用，對企業建立系統、科學、民主的管理制度也極為重要。

關鍵詞：企業；檔案管理；重要性

企業檔案管理工作是企業生產、經營和管理活動的基礎性管理工作。在新形勢下，要重視和加強企業檔案工作，規范企業檔案管理，進行檔案工作科學化管理。在此，筆者就企業檔案管理工作中存在的問題及解決思路談談自己的看法，以期與各位同仁探討交流。

一、加強企業檔案管理工作的重要性

如何做好檔案管理工作是現代企業健康發展的重要保障。具體來說，企業檔案管理工作的重要性體現在以下幾個方面：

1.為現代企業的改革與發展提供科學決策依據

企業檔案能真實記錄企業創建與發展的運動軌跡，具有持續性、長期性的特點。由于企業的現狀是企業歷史的延續，而企業的現狀又將成為企業未來的歷史。因此，企業目前和未來的經營管理、技術開發及產品生產都離不開對企業原有和現有人、財、物、產、供、銷等各種經營和生產技術條件的準確掌握，而所有這些信息都主要凝結在企業檔案中。所以說，企業高層管理人員要了解企業整體經營狀況，為企業的改革與發展做出重大決策，都需要以確切的數據、詳實的資料作為參考，從中找出決策的依據。即使在總結工作、制訂計劃、處理問題時，也需要了解情況和熟悉政策，正確地指揮生產經營，更要靠有關的經濟法規、統計數字和市場信息。因此，檔案已成為企業各級管理人員加強企業管理的重要參謀和決策依據。

2.為維護企業的經濟利益和合法權益提供重要保障

企業檔案是企業在生產、經營、管理、技術等活動中形成的具有保存價值的不同載體的歷史記錄，是企業資產的重要組成部分，是維護企業經濟利益、合法權益和歷史面貌的重要憑證，是不可再生資源。一旦企業檔案發生事故，造成的損失將無法彌補。現代企業在經濟運作中有時會遇到經濟債務糾紛或侵權糾紛，而企業文字檔案中的契約、合同等文書，具有法律效力，正是維護企業權益的法律憑證。因此，企業要想維護自身的經濟利益和合法權益，在經濟糾紛中立于不敗之地，就必須加強檔案管理，保存真實、完整的企業檔案作為證據。

二、企業檔案管理工作中存在的問題

隨著現代企業改革的不斷深入，企業檔案管理工作的重要地位越來越明顯，但是企業在檔案管理過程中仍存在著不可忽視的問題，主要表現在以下方面：

1.企業檔案網絡信息化開發不力，缺乏與時俱進的檔案管理意識

近幾年雖然計算機技術得到迅猛發展，但是有的企業檔案管理工作的信息化開發與管理、檔案網絡的開發與利用依然顯得很薄弱。還有個別領導對檔案綜合管理工作的參與程度不夠，對檔案在企業中的重要作用認識不足，造成了檔案工作有領導、無計劃；有任務、無落實；有形式、無效果，檔案工作缺乏應有的長期性和連續性的發展規劃。

2.檔案管理工作缺乏足夠的人力、物力和財力的支持

在有的企業，檔案管理人員往往是以做檔案工作為主，身兼多職，兼做其他工作，如“文秘、收發、機要、行政”等。使專職的檔案人員在做本職檔案工作時，都要用業余時間或加班加點來做。由于工作繁雜，沒有足夠的時間和精力整理和收集檔案材料，造成檔案材料沒能科學規范的歸檔。

三、做好企業檔案管理工作的措施分析

企業檔案工作也要順應企業的需要，檔案管理的工作方法也必須創新，我們應從企業內部發展著眼，高度重視新形勢下檔案管理工作，努力提高檔案管理的整體水平，促進企業發展。

1.加強領導，增強檔案管理意識，加大投入力度，狠抓落實

企業要進一步加強檔案工作的組織領導，從上到下高度重視檔案管理工作，將其作為提高企業工作效率和工作質量，搞好企業工作的一項重要內容和基礎性常抓不懈。同時，要配備專職檔案管理人員，明確分管領導、責任部門和工作人員的職責，堅持將檔案工作納入領導議事日程，確保了檔案工作各項管理措施的落實到位。

2.充分發揮檔案和檔案管理工作的重要作用，提高服務意識

檔案是企業的寶藏，開發與利用是檔案工作的生命力所在，只有開發與利用，檔案才發揮出它的價值，檔案管理工作才有活力。檔案管理工作者要充分利用檔案的資源優勢，及時為企業的生產、經營、管理、技改、研發和對外交往提供直接的參考服務，增強企業的向心力，樹立企業良好的外部形象。

3.加強檔案業務能力培訓，建立一支高素質的檔案管理隊伍

檔案管理是一門專業性強的業務，高素質的檔案管理人員是做好檔案管理工作和保證檔案服務質量的先決條件。因此，企業要鼓勵和支持檔案管理人員參加各類業務培訓，盡量安排素質高、專業能力強的員工從事檔案工作，從而提高檔案管理的整體水平和服務水平。

4.規范檔案管理工作考核

對于企業的檔案管理工作實現檢查和考核，是保障企業檔案管理工作正常開展的重要手段。但是在實際的檔案管理之中，這個環節卻容易被忽視。實現有效的管理，可以避免以們的一些管和不管、管好管壞一個樣的情況，需要按照國家檔案管理文件和要求，制定適介企業的、專業的檔案管理標準。對這些標準應該進行詳細的考慮，對于庫房的檔案管理標準，檔案存放的標準和保管的標準，都需要做好詳細的標準。同時，還需要建立檔案管理檢查和考評制度，需要做好對檔案專業部門進行檢查和考評，還需要做好企業內部管理工作的考評。

5.加快檔案信息化建設步伐，提高檔案的利用率

信息化是檔案管理工作發展的重要方向，也是經濟發展的必然要求，檔案信息存儲和處理的數字化、收集和傳遞的網絡化已勢在必行。企業必須加快檔案的現代化管理工作，堅持檔案信息化建設與企業信息化建設同步的原則，將檔案信息化建設納入企業整體信息化建設的規劃和方案之中。同時，按照統籌規劃、分步實施及保障安全原則，實現信息資源共享，提高檔案管理水平和檔案的利用價值。