淺論新形勢下高校基建檔案管理

陳希

【摘要】近年來，隨著我國高校基建項目的發展，基建檔案數量不斷增多，加之各大高校之間的重組和合并不斷，需要加大對高校基建檔案管理工作的重視程度。但是大部分高校在開展基建檔案管理階段經常會出現一些問題，影響其管理效率，因此需要對其進行分析并制定有效的預防和解決對策，以更好地提高高校基建檔案管理效率，為確保高校基建工作的開展莫定良好的基礎。筆者在文中主要介紹了新形勢下高校基建檔案管理中存在的一些問題及相應的解決措施，供參考。

【關鍵詞】新形勢；高校基建檔案；管理

高校基建檔案對于高校來說非常重要，它保存了完整的高校檔案，便于教師和學生對于高校的過去有深刻的認識，并且能夠對現在發展也有所展望，它是學校基本建設工作的重要依據。隨著社會的發展進步，高校也一直在不斷擴建，隨之而來的是高校基建檔案也在不斷完善和增多，如何科學地管理好高校基建檔案，對于高校的發展來說非常重要。本文針對當前高校基建的一些問題進行探討，是為了能夠獲得解決途徑，促進高校基建工作的順利開展。

一、高校基建檔案管理中存在的問題

（一）基建檔案管理制度有待完善

在高校檔案管理中，我國部分高校雖然采用了《普通高校檔案管理辦法》，但是我國大部分高校并未從自身的實際情況出發，來制定一套切實可行的基建檔案管理制度，致使基建檔案管理只是一個簡單的框架，而缺乏真正的內容。同時一些高校基建檔案管理并未納入高校的未來發展之中，致使崗位責任不明，未明確檔案管理員的基本責任，這樣會導致他們在日常工作過程中，不會嚴格按照規范和流程進行操作，從而影響基建檔案管理工作的效果。

（二）高校對基建檔案重視不足

很多高校對一些教學檔案、人事檔案和財務檔案很重視，卻往往忽視了基建檔案的管理和歸檔，認為基建檔案不重要，并不加以重視。在進行實際的工程建設的時候，往往都是按照工程進度進行建設，只重視了工程進度和一些硬件的配置，而忽視了檔案軟件的隨時收集，認為基建檔案的收集和建立難度比較大，就放松了對基建檔案的歸檔和管理，只讓檔案員進行協調和歸檔，顯然是比較困難的。

（三）高校基建檔案管理人員素質有待提高

一般來說，高校對于一些各系統內的人事檔案、財務檔案和教學檔案的人員都有過定期專門的培訓，但是對于基建檔案工作人員卻很少有培訓的內容。一方面，是在心里沒有足夠重視到基建檔案的分量，另一方面，高校對于基建檔案管理還是未引起足夠的重視。導致了檔案歸檔內容含糊不清，建檔程序不合理，分類不科學的現象發生，這種現象影響了整個基建檔案的管理，為后續建檔帶來了麻煩。

二、高校基建檔案管理的策略

（一）建立完善的高校基建檔案資源管理制度

建立完善的管理制度會使高校的基建檔案工作逐漸向制度化、規范化、高效化的方向靠近。所以，運用合適的方式方法來建立完善的基建檔案管理制度非常有必要。首先，要對檔案資料的收集范圍寫入時的檔案格式以及歸檔時的歸檔方法等方面，制定出明確的要求和標準。其次，從管理部門內部的員工來說，結合實際的崗位分工為各個崗位上的員工制定明確的工作內容和目標、績效考核制度和監督制度，使員工基建檔案管理工作的積極性得到提高。最后，在建立了有效的績效考核制度和監督制度后，基建檔案管理部門還要根據各個方面的特點建立完善合理的部門規章制度。

（二）強化高校基建檔案管理的意識

高校里主管基建檔案的領導需要對基建檔案加以重視，要認識到基建檔案工作的重要性，從心里重視起基建檔案工作。要認識到基建檔案建設中重要的部分乃是各工程項目在建設期間所形成的檔案材料，這需要引起高校基建領導的高度重視，完善這方面的檔案信息，為學校的基建檔案工作貢獻自己的一份力量。基建檔案管理工作任重而道遠，需要工作人員在心里重視檔案建設工作，為后續的工作打好基礎。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質

首先，要提高管理人員的政治素質。政治素質作為管理人員應該具備的基本素質之一，管理人員應該加深自己對檔案管理的相關法律、法規和條文的了解程度，并且在此基礎上嚴格要求自己的言行，做好自己的本職工作。其次，要有專業的業務素質。管理人員應該了解檔案各個學科的理論知識，例如：應該掌握一定的統計學、管理學的知識，了解國家的政策方針，通過參加培訓來提高自身的專業業務素質。

（四）遵循基建檔案的建檔原則

基建檔案產生于基本建設的全過程，需要基建管理人員嚴格按照工程建設和檔案管理的有關規定，對基建項目工程從提出、立項、審批、施工和竣工整個過程都有一個清晰的認識，將這些過程都能記載詳細，并且將這些工程內容能夠及時歸檔和保存，以便于日后的查找和翻閱，這是基建檔案當中重要的組成部分，需要引起工作人員的足夠重視，將每個環節都能夠記錄清楚，以免遺漏。

三、結束語

對于新形勢下的高校發展而言，高校基建檔案管理工作的好壞將會直接決定基建工程的優劣，要想更好地推動基建檔案管理工作的進行，則要求對基建檔案管理階段所出現的問題進行全面、系統的分析，并結合高校自身的特點，來提高對基建檔案管理工作的重視，完善約束機制和考核指標，完善基建檔案管理制度，從而確保高校基建檔案管理工作有條不紊地進行，更好地發揮基建檔案的價值。

參考文獻

[1]肖宇.高校基建檔案管理中收集工作的難點研究[J].統計與管理，2017（11）：185～186.