資料管理在建設(shè)工程監(jiān)理工作中的作用

贠相前

【摘要】監(jiān)理資料在很大程度上反映了監(jiān)理服務(wù)的質(zhì)量。它是工程項(xiàng)目執(zhí)行過程中最可靠的記錄，是評價(jià)監(jiān)理工作質(zhì)量、劃定監(jiān)理職責(zé)、跟蹤工序質(zhì)量的重要依據(jù)。因此，如何采取有效措施，提高監(jiān)理資料管理的質(zhì)量，是亟待解決的問題。筆者結(jié)合自己的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，談了如何有效地改進(jìn)建設(shè)工程監(jiān)理資料的管理，以期對同行有所幫助。

【關(guān)鍵詞】資料管理；建設(shè)工程監(jiān)理；作用

1、建設(shè)工程的監(jiān)理資料管理的必要性

1.1 對于建設(shè)工程文件的簡要概述

我國相關(guān)法律法規(guī)對于房建工程資料的形成有明確的規(guī)定，要求在房建工程中對準(zhǔn)備文件、施工文件、監(jiān)理文件和竣工圖等要有明確的信息記錄。這些信息記錄對建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行了全面的描述，為項(xiàng)目的管理和建設(shè)提供了堅(jiān)實(shí)的理論依據(jù)，促進(jìn)了整個(gè)建筑行業(yè)的規(guī)范化管理。對于房屋建筑工程監(jiān)理資料，除了紙質(zhì)資料外，還需要電子數(shù)據(jù)。近年來，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案的應(yīng)用越來越普遍，已成為住房建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)理信息管理的有效手段。

1.2 建設(shè)工程的監(jiān)理資料管理的特點(diǎn)

在監(jiān)理工作中，需要對一系列工程準(zhǔn)備資料進(jìn)行審核，不但包含立項(xiàng)、招標(biāo)、審批等文件，還需要對建筑設(shè)計(jì)活動(dòng)的圖紙進(jìn)行詳細(xì)的審核。這些過程中產(chǎn)生的許多文檔都需要管理。只有保證建設(shè)工程的質(zhì)量監(jiān)督管理信息的真實(shí)性和有效性，以確保產(chǎn)品的可追溯性和使用價(jià)值，對房屋的建筑質(zhì)量、安全、進(jìn)度和成本控制，確保結(jié)果滿足施工合同和設(shè)計(jì)要求，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理的目標(biāo)。住宅建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)理數(shù)據(jù)管理的真實(shí)性和全面性是必要的。在工程建設(shè)過程中，需要根據(jù)工程實(shí)際情況進(jìn)行記錄，才能保證數(shù)據(jù)的有效性和可靠性，并加以利用。此外，房屋建設(shè)項(xiàng)目的監(jiān)理數(shù)據(jù)也要保證其綜合性，為合同糾紛的工程檢查、評估、結(jié)算和調(diào)解提供全面的依據(jù)。對于房建工程監(jiān)理資料的管理，需要保證真實(shí)性和全面性。 房建工程監(jiān)理資料還需要保證其全面性，并安排專業(yè)人員進(jìn)行管理，從而實(shí)現(xiàn)對房屋建筑工程項(xiàng)目的監(jiān)理資料管理的規(guī)范化運(yùn)作。

2、建設(shè)工程資料的定義與分類

建設(shè)工程資料是建設(shè)活動(dòng)主體，在從事建設(shè)活動(dòng)過程中（如項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、招投標(biāo)、地質(zhì)勘察、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、施工總承包、監(jiān)理工作、物資設(shè)備材料采購工作、竣工驗(yàn)收、竣工決算、項(xiàng)目移交、項(xiàng)目調(diào)試與準(zhǔn)備、項(xiàng)目運(yùn)營等），建設(shè)活動(dòng)主體與主體之間因工作關(guān)系（如審核審批、交接驗(yàn)收、驗(yàn)工計(jì)價(jià)等），按照相關(guān)規(guī)范所編制的紙質(zhì)文件，該紙質(zhì)文件應(yīng)由經(jīng)辦人、審核人、審批人簽字確認(rèn)，并加蓋相關(guān)單位公章。簽字確認(rèn)與加蓋公章的目的在于具有法律效應(yīng)，簽字人與蓋章單位應(yīng)對建設(shè)工程資料的完整性、真實(shí)性和規(guī)范性負(fù)責(zé)。建設(shè)工程資料根據(jù)建設(shè)活動(dòng)主體可分為建設(shè)單位工程管理資料、設(shè)計(jì)單位工程管理資料、施工單位工程管理資料、監(jiān)理單位工程管理資料、勘察單位工程管理資料、分包單位工程管理資料等。建設(shè)工程資料根據(jù)建設(shè)工作程序可分為項(xiàng)目建議書資料、可行性研究報(bào)告資料、招投標(biāo)資料、地質(zhì)勘察資料、初步設(shè)計(jì)資料、施工圖設(shè)計(jì)資料、施工階段資料、監(jiān)理工作資料、物資設(shè)備材料采購工作資料、竣工驗(yàn)收資料、竣工決算資料、項(xiàng)目移交資料、項(xiàng)目調(diào)試與準(zhǔn)備資料、項(xiàng)目運(yùn)營資料等。建設(shè)工程資料根據(jù)工程規(guī)模可分為整體建設(shè)項(xiàng)目工程資料、單項(xiàng)工程建設(shè)工程資料、單位工程建設(shè)工程資料、分部工程建設(shè)工程資料、分項(xiàng)工程建設(shè)工程資料、檢驗(yàn)批建設(shè)工程資料等。

3、建設(shè)工程資料管理工作

各參建單位應(yīng)高度重視建設(shè)工程資料管理工作。如前所述，建設(shè)工程資料由建設(shè)工程主體單位編制并蓋章，其余各相關(guān)單位有關(guān)人員填寫并蓋章，由建設(shè)工程主體單位主送和抄送各相關(guān)單位。存檔的建設(shè)工程資料必須為手寫簽字，且蓋公章的原件，通常情況下建設(shè)工程資料為一式多份。建設(shè)工程資料存檔的目的在于具有可倒查和可追溯性，如某項(xiàng)工程發(fā)生安全質(zhì)量事故時(shí)，即可通過查閱相關(guān)建設(shè)工程資料檢查建設(shè)工程程序、工作是否符合要求，且建設(shè)活動(dòng)主體是否稱職或失職。在主送和抄送建設(shè)工程資料時(shí)，應(yīng)建立相關(guān)資料臺(tái)賬清單，以及所有資料的簽收表，此目的在于建設(shè)工程資料管理的規(guī)范性，避免后續(xù)工作在追查時(shí)發(fā)生扯皮推諉等現(xiàn)象。我國各直轄市、省份、自治區(qū)的建設(shè)工程資料有所差異，通常情況下由省級建設(shè)行政主管部門規(guī)定建設(shè)工程資料的表格類型、表格內(nèi)容、填寫規(guī)范要求以及主送抄送單位等。針對建設(shè)工程資料管理工作，除紙質(zhì)文件存檔外，還包括建設(shè)工程資料管理軟件，如筑龍建設(shè)工程資料管理軟件、慧通建設(shè)工程資料管理軟件，專業(yè)技術(shù)人員與資料員可通過建設(shè)工程資料管理軟件填寫并導(dǎo)出相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)格式資料，將填寫完整的建設(shè)工程資料自動(dòng)打印出進(jìn)行手寫簽字及加蓋公章。在建設(shè)工程資料管理軟件中，除了以上功能外，還可利用軟件查閱最新的相關(guān)技術(shù)規(guī)范，以便在檢查驗(yàn)收、填寫資料時(shí)參照規(guī)范內(nèi)容進(jìn)行編制，如《建筑地基基礎(chǔ)工程施工質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范》、《砌體工程施工質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范》、《混凝土工程質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范》等。此外，在工程竣工驗(yàn)收合格之日起7日內(nèi)，建設(shè)單位將竣工驗(yàn)收報(bào)告、消防驗(yàn)收報(bào)告、環(huán)保驗(yàn)收報(bào)告等報(bào)送建設(shè)行政主管部門備案。所有建設(shè)工程資料除各參建單位保留存檔外，還應(yīng)專門留存一整套由建設(shè)單位在竣工驗(yàn)收通過后報(bào)送工程所在地的城建檔案館存檔。

結(jié)論：

建設(shè)工程的安全控制、質(zhì)量控制、成本控制、進(jìn)度控制、以及合同管理、信息化管理都需要建設(shè)工程資料作為工作記錄和工作證據(jù)，故建設(shè)工程資料應(yīng)保證其真實(shí)性、完整性、可靠性和可追溯性。工程竣工驗(yàn)收通過后，應(yīng)由施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、地勘單位、分包單位等將其所有工程資料統(tǒng)一移交至建設(shè)單位，建設(shè)單位組卷歸納完整后統(tǒng)一報(bào)送至城建檔案館存檔。各參建單位應(yīng)重視建設(shè)工程資料管理工作，對其真實(shí)性、完整性、可靠性負(fù)責(zé)。

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