事業單位檔案管理創新與改革探討

劉國偉

摘 要：隨著我國社會發展，各項改革工作的不斷深入，對新時期事業單位的工作提出了更高的要求。檔案管理工作是所有發展改革中不可或缺的一部分，本文就事業單位檔案管理工作現狀、存在的問題及對策做了一定的探討。

關鍵詞：檔案管理 現狀 創新與改革

一、檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作，旨在為檔案管檔、為國守史、為民服務。合理科學的對檔案進行管理，不但可以對企業或單位的業績給予衡量，還可以對企業或單位的管理水平給予衡量。由于檔案中所記錄的內容包括著發展過程的優秀成果，因此，檔案可以為日后企業或單位的發展提供最完全的準備資料，方便做出科學合理的分析，是制定發展方向最好的參考資料。其主要有兩項重要作用：其一，作為考察依據的作用。作為歷史的鑒證與其它的文獻是不一樣的，檔案具有法律的效應。由于檔案所具有的自身特點及自然的形成方式，使檔案的記錄更具客觀性，成為更容易令人信服的證據，因此，檔案作為真實憑證而存在。例如：企業重要文件存檔、手稿、印信等；其二，作為參考的作用。由于檔案屬于最可靠的參考材料，沒有被篡改過，很多都涉及親筆簽名或是手稿，有些還包含著照片或是錄音帶等，因此是反映歷史最為客觀的材料，是最有利的實事憑據。

二、事業單位檔案管理工作的現狀

1.思想上沒有得到足夠重視。事業單位的領導及工作人員重視的都是工作的效率及結果，對檔案的管理工作沒有足夠重視，覺得一般的檔案資料只是直接往檔案袋里一裝，往柜子里一擱就算完事，沒有人想去再重新翻看、整理、歸檔及查找遺漏，這種現象很容易造成檔案的丟失或不齊全，一旦因為某種原因需要某些檔案資料的卷宗時，工作人員就會手忙腳亂，亂翻一片。即使有些機關單位也參加過檔案達標升級工作的評定，那也只是被動的，為了應付考核而做的，沒有從思想上認識到檔案的重要性。

2.沒有專職檔案管理人員。大多數的事業單位尤其是一些基層單位，沒有專門的檔案管理人員，只有一個簡單的檔案室和檔案柜，即使有檔案管理工作者也是兼程的，或是新手，大多數有工作經驗、相對專業一些的工作人員都會被安排到其他更重要的部門工作，這些新手，既沒有專業知識，也沒有經過專門的培訓，再加上很多交接工作不到位，這對檔案的收集、整理和歸類都是十分不利的。

3. 硬件設施跟不上。有些事業單位出現檔案發霉、損壞等情況，這說明事業單位對檔案室的管理和投入不夠，并且檔案室里最基本的配件設施也不完善，或沒有電腦，或檔案柜或檔案盒不夠用，這就導致檔案歸類不明確，擺放不整齊，致使檔案的查找工作困難。

三、提高檔案管理水平的方法。

1.加強對檔案管理人員的業務培訓。

首先在思想上提升對檔案管理重要性的認識，對檔案資料管理人員進行培訓的過程中，不僅要針對一線資料管理員，還要針對相關檔案監督檢查部門，相關領導。使整個單位都能意識到檔案管理的重要意義，大家通力合作把事情辦好，把工作做扎實。

其次是落實多種高效的培訓方式，提升工作人員實際工作技能和業務素質。通過定期邀請專家進行授課，實行學分考核制度，定期安排培訓考試、測驗等，檢驗工作人員的培訓效果。通過定期召開座談、講座等活動，工作人員互相交流學習心得，群策群力，共同解決。同時還制定檔案資料管理手冊，發放到檔案管理人員手中，方便檔案管理人員時刻學習如何管理檔案資料，總之要將學習檔案管理的重要性貫穿到工作中的每一個細節中去。

2.完善檔案管理制度，加強制度建設

加強檔案管理水平，首先要求領導要加強管理水平，革新思想，正真認識到檔案管理的重要性，并把自己的認識帶到工作中去，去影響整個單位，要讓一線檔案員認識到自己崗位的重要性，樹立正確的工作態度，和工作信心。把檔案管理工作提到整個單位的議事議程上。檔案制度建設是加強管理的前提，這要求單位領導要統籌考慮問題，根據本縣實際情況包括轄區人口、經濟水平、生活習慣等制定相關的檔案管理制度，制度的建設要符合相關法律法規，并要做到簡單實用、切實可行。建立完善檔案的保管、借閱、保密等各種制度，做到分工明確，責任到人。用制度去約束權力，避免徇私舞弊等不良現象發生。

3、緊跟時代步伐，加快檔案管理信息化建設

隨著時代的進步，僅僅依靠以前的做筆錄等傳統的方法已經不能滿足對檔案管理的要求。因此與時俱進，實行檔案信息化管理是一個亟待解決的問題。檔案信息化建設，必須以維護檔案的完整和安全作為第一守則。實現對電子檔案從收集、入庫、歸類、查詢、借閱的一體化管理。

檔案，無論是生產型企業還是機關、事業單位，都是國家信息資料的重要來源，是所有記憶的儲存和備份，所以檔案管理也是社會發展必不可少的一個重要環節，作為事業單位，只有讓檔案管理工作做到制度化、規范化、現代化，時刻跟隨著時代的需要而進行創新與改革，就一定能在新時期的發展中作出應有的貢獻。

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