醫(yī)院藥品采購工作實踐及思考

羅云

（淮安市婦幼保健院，江蘇 淮安 223001）

藥品的流通主要包括藥品研制、藥品生產(chǎn)、藥品經(jīng)營、藥品使用、藥品監(jiān)督等環(huán)節(jié)，藥品采購作為醫(yī)療機構中藥品流通的源頭環(huán)節(jié)，更是重中之重。藥品采購工作的質(zhì)量，直接關系到醫(yī)院的經(jīng)濟效益，關系到醫(yī)患關系，是關系醫(yī)療機構可持續(xù)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。

目前我院的藥品采購工作，主要包括庫管員藥品信息統(tǒng)計，采購計劃的制定，采購計劃的審核，采購計劃的執(zhí)行幾個方面的內(nèi)容。在醫(yī)改新形勢下，各省市藥品網(wǎng)上集中采購模式在不斷推進，藥品信息化建設工作也如火如荼的進行。越來越多的醫(yī)院也感受到藥學信息化建設帶來的便捷：李捷波等[1]通過信息化手段來優(yōu)化工作流程和工作方法，提高了工作效率，簡化了藥庫管理人員的工作，使藥品采購與管理更加科學、規(guī)范與合理；王志勇等[2]設計信息系統(tǒng)流程，建立系統(tǒng)的基本框架和主要功能，優(yōu)化了藥品采購和供應的工作模式，有效提高了藥品采購和供應的工作效率；謝晨等[3]探索運用藥品信息管理系統(tǒng)，結合實際和社會發(fā)展需求，逐步完善，充分發(fā)揮其優(yōu)勢，一定程度上提高了醫(yī)院藥品管理水平。而在實際工作中，受實際條件的限制，我院的藥品信息化進程停滯，目前仍采用傳統(tǒng)的采購模式，難免還會遺留很多傳統(tǒng)模式的問題。本文分析了我院藥品采購工作中客觀存在的問題，并提出優(yōu)化方案，持續(xù)改進，以期為我院藥品采購工作的改善以及新院藥品信息化建設提供必要的數(shù)據(jù)支持。

1 藥品采購工作中存在的主要問題

1.1 藥品采購模型

信息化時代的到來，給藥品的管理工作賦予了新的定義。醫(yī)院藥品采購計劃計算機管理系統(tǒng)的推行使用能幫助醫(yī)院制定合理、科學、經(jīng)濟的藥品采購計劃，在保證藥品供應的基礎上，有效提高了工作效率，方便了對于藥品采購的管理，是醫(yī)院管理藥品、實現(xiàn)零庫存的重要工具和手段[3]。由于我院條件有限，暫時還保留著傳統(tǒng)的采購模式，結合我院實際情況談一談傳統(tǒng)采購模式的弊端。

1.1.1 藥品信息統(tǒng)計 庫管員對于藥品信息的采集仍然采用人工方式，人工統(tǒng)計各品種缺藥信息，或者只是部分從電腦系統(tǒng)導出藥品信息碎片，再人工整合的低信息化水平的方式，存在一定的錯誤率，同時也存在主觀因素的影響。

1.1.2 藥品采購計劃的制定 采購計劃的制定沒有結合醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）的信息，HIS不能提供有效的采購輔助制單工具，而是完全憑經(jīng)驗制定。此模式的弊端在于會出現(xiàn)計劃存在疏漏、藥品信息不全、計劃制定存在人情因素等問題。直接后果是造成藥品庫存的積壓，藥品的短缺，藥品周轉(zhuǎn)率低，藥品周轉(zhuǎn)天數(shù)長等問題的產(chǎn)生。其結果會影響到醫(yī)生臨床用藥的選擇，發(fā)生藥品臨床路徑異動的情況，不僅涉及到治療方案的改變，也與患者醫(yī)保報銷等緊密聯(lián)系，影響到患者治療的有效性、經(jīng)濟性、持續(xù)性。

1.1.3 藥品采購計劃的審核 采購計劃審核也是由人工完成，并不能綜合考慮到各種主、客觀因素的影響，如包裝問題，供貨商供貨能力評估，供貨的運輸周期等，審核的過程有時只流于形式，并不能真正起到審核的作用。

1.1.4 藥品采購計劃的執(zhí)行 采購計劃的執(zhí)行是由采購員具體執(zhí)行的，執(zhí)行的過程沒有一個完善的自查機制，完全依靠采購員業(yè)務熟練程度；系統(tǒng)不能直接按供貨商導出采購計劃，采購員需要自行用Excel辦公軟件，自行排序、分類，制表完成后再發(fā)到各供貨商處。采購員需要二次轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移過程也會受到各種因素的影響。

1.1.5 藥品采購計劃的反饋 采購員將藥品采購計劃發(fā)送到供貨商處，供貨商并不能真正地做到100%執(zhí)行藥品采購計劃。采購計劃的執(zhí)行也受到供貨商信譽、供貨商的配送能力，供貨商的配送周期等因素影響，從而導致某些藥品短缺的發(fā)生。

1.2 藥品閉環(huán)管理機制不完善

藥品閉環(huán)管理（PDCA）已廣泛用于藥品管理的各方面，如張建堂等[4]探討PDCA循環(huán)在醫(yī)院藥劑科管理中的應用，分析提高藥品管理質(zhì)量、實現(xiàn)合理用藥實踐做法；陸學工[5]運用PDCA循環(huán)管理發(fā)現(xiàn)藥品管理中的問題及對策；方云[6]探討PDCA循環(huán)法對醫(yī)院藥庫藥品供應管理的效果。藥品采購工作效果檢查的重要指標是準確率與及時率。在計劃執(zhí)行階段，采購、配送、領用等環(huán)節(jié)都可造成藥品信息的部分缺失。在檢查階段，可分析問題的要素。在控制階段，即要形成可控的標準作業(yè)程序（SOP）。而目前我院在檢查和控制階段都有待完善。

1.3 藥品采購交流平臺

沒有專門針對采購管理的交流平臺，不利于形成一個健全的機制，統(tǒng)一思想，集思廣益。

1.4 藥品采購人員的培養(yǎng)

藥品采購人員的梯隊建設，缺少一個完整的培訓體系，無人才儲備計劃，新人員都是在工作的實踐中不斷摸索前進，大大影響了工作效率，缺乏可持續(xù)建設機制。

2 藥品采購工作的優(yōu)化方案探討

2.1 構建信息化藥品采購模型

藥品采購模型的建立離不開信息化的支持。藥品信息的統(tǒng)計，采購計劃的制定，采購計劃的審核，采購計劃的實行都可以利用信息化的手段來解決，以準確、快捷的方式完成采購計劃，能夠大大提高采購工作效率。

本文以我院2017年4－9月的藥品采購周計劃為原始數(shù)據(jù)，對相關信息進行匯總分析（見表1）。通過匯總發(fā)現(xiàn)，通過一系列優(yōu)化方案的實施，采購工作的質(zhì)量有了很大提升，也積累了一些經(jīng)驗。藥品信息統(tǒng)計方法優(yōu)化后，庫管員對于缺藥信息統(tǒng)計所花費的時間有所減少，差錯率也有一定下降。合理的藥品采購計劃是庫房工作的核心內(nèi)容，通過工作的持續(xù)優(yōu)化，藥品短缺報告數(shù)以及品種數(shù)量已呈下降趨勢，說明藥品短缺情況有所改善。藥品采購計劃的審核與執(zhí)行過程，審核人員對藥品采購工作進行嚴格審核及加強反饋，藥品采購工作也更加規(guī)范、更加科學，既能保證藥品的臨床需求，又不至于造成藥品的積壓，在這兩點之間正向最佳的平衡點靠近，采購計劃的執(zhí)行力也得以大大提高，說明藥品采購工作的持續(xù)優(yōu)化已初見成效。而在改善藥品采購工作的反饋方面，由于受到各種客觀因素的影響（如交通、季節(jié)）以及國家政策如兩票制的推行的影響，暫未取得大的成效，需要進一步持續(xù)完善。

表1 藥品采購工作持續(xù)改進前后效果對比

2.1.1 優(yōu)化藥品信息統(tǒng)計方法 通過與信息科加強合作，進一步挖掘HIS中可用于輔助采購計劃制單的功能，如藥品消耗的統(tǒng)計，藥品上下限輔助制單，藥品消耗輔助制單等。改進前，庫管員到藥庫各藥架統(tǒng)計藥品缺藥信息，再將藥品信息每條輸入醫(yī)院HIS，耗時長，而且還會出現(xiàn)錯誤或不完整的情形；改進后，運用HIS藥品上下限功能迅速導出藥品信息，藥品信息的統(tǒng)計更加完整，統(tǒng)計信息時間也大大縮短，差錯次數(shù)也有所下降。

2.1.2 制定合理的藥品采購計劃 藥品庫存過大會占用較多資金，同時需要投入更多的人力物力對藥品進行管理，以防止藥品失效、過期、積壓等；而庫存過小會導致缺藥，無法滿足日常診療需要，對醫(yī)院服務水平造成負面影響[7]。目前我院的采購計劃分為月計劃、周計劃。采用傳統(tǒng)的采購制單（經(jīng)驗型）為主，難免還會出現(xiàn)漏計劃，多計劃等不合理計劃。為減少主觀性因素對于采購計劃的影響，制定計劃時應將：①藥品的月使用量；②藥品使用量變化趨勢；③藥品最低庫存量；④藥品失效期；⑤藥品包裝規(guī)格；⑥藥品最高庫存量等主要因素充分融入藥品采購計劃模型的設計中去[8]。再利用數(shù)學模型方式借助計算機求出各種藥品的需求量，然后自動生成采購單。

我院藥品采購流程為：庫管員統(tǒng)計缺藥信息→采購計劃制單→庫房負責人審核→藥劑科主任審核→采購員采購。采供組在汲取了該模式的思路后，綜合考慮上述因素對于采購工作的影響，提出并實施了優(yōu)化方案。我院原來的采購計劃分為月計劃、周計劃兩部分，但并不能做到計劃嚴密、科學，還存在各種因素導致的藥品斷貨情況。優(yōu)化后方案為：在每兩次周計劃之間加上臨時計劃，一方面是補充周計劃，另一方面也是對臨時采購藥品的匯總，優(yōu)化方案使采購計劃體系更加完整、科學。改進后藥品短缺上報數(shù)量與次數(shù)都呈下降趨勢。

2.1.3 加強藥品采購計劃的審核 采購計劃的審核借助信息化的手段，在HIS中設置庫存上下限，并結合藥品實時消耗信息，對采購計劃進行綜合考慮。結合崗位的特殊性，不同人員具有不同權限，一定程度上起到監(jiān)督采購工作人員，規(guī)范采購流程的作用。改進后各崗位人員在自己權限內(nèi)進行采購工作，從制度上規(guī)范了采購行為。采購計劃的審核也真正發(fā)揮實效，如對藥品采購品種的篩選、藥品采購數(shù)量的預警，藥品采購計劃總金額的把控等，藥品臨時增補計劃也比改進前大大減少。

2.1.4 提高藥品采購計劃的執(zhí)行力 采購計劃借助HIS中可開發(fā)功能，分類匯總各類藥品采購計劃，方便、準確、快捷地發(fā)送采購計劃，及時與供貨商進行交流，保障藥品供應。改進前，采購計劃需要采購員導出采購計劃總表，再分類統(tǒng)計各供貨商藥品采購信息；改進后，采購計劃可直接按各供貨商導出藥品采購計劃，導出計劃直接發(fā)送至供貨商。在信息傳遞后，與供貨商電話確認藥品采購計劃的準確性。改進后的執(zhí)行力有所提高。

2.1.5 改善藥品采購計劃的反饋 藥品采購計劃的反饋及其重要，由于信息反饋不善而導致藥品斷供的情況也確實存在。改善方案為：首先，在藥品驗收入庫時，嚴格按照采購計劃單核對藥品驗收入庫；其次，對供貨商出現(xiàn)藥品斷供的情形進行預警，出現(xiàn)1次予以提醒，2次予以警告，3次暫停合作的處理。綜上，建立了一個供貨商評價體系，將各藥品供貨商的資質(zhì)、信譽、供貨周期等信息進行匯總對比，對供貨商進行綜合評價。方案實行后，藥品斷供的情況仍未達到預期效果，需要持續(xù)改進。

2.2 加強藥品閉環(huán)管理

閉環(huán)管理的思路在于信息的反饋，構成一個閉環(huán)的管理模式，形成一個上升的過程。從計劃（Plan）到執(zhí)行（Do）到檢查（Check）再到處理（Action），再循環(huán)進行。針對Check階段的問題，我院采供組人員進行采供組討論會，專門針對采購中可能出現(xiàn)的問題進行討論匯總，包括對供貨商信譽的評估、配送能力的評估、藥學信息化水平的建設等。個人建議可實行問責制度，如發(fā)現(xiàn)藥品短缺或者藥品積壓超過設限，則具體分析其原因，對當事人進行一定績效考核，強化責任意識。針對Action階段，建立一系列可行的SOP，如藥品入庫驗收制度、藥品養(yǎng)護制度、麻精藥品管理規(guī)定、冷藏藥品管理規(guī)定、生物制品管理規(guī)定、藥品出庫管理制度、藥品報損管理制度、藥品退貨管理制度等。PDCA是一個循環(huán)的過程，只有不斷地堅持，才會有持續(xù)的提高。

2.3 增進部門交流

為方便各部門間實行藥品采供的交流，科室建立藥品供應交流微信群。采用一個社交平臺，將有關人員聚在一起，交流藥品采供中的問題，盡量做到實時、高效、準確地反應藥品信息，及時解決藥品供應問題。微信群具有新穎、時尚的特點，同時也豐富了相關人員的溝通方式，更加具有靈活性、趣味性。

2.4 采供人員的隊伍建設

為加強人才隊伍建設，也為我院的新院建設儲備人才，必要的人才梯度培養(yǎng)計劃是必須的?？剖疫m時制定了科內(nèi)人員業(yè)務學習計劃，并結合科室發(fā)展需要有計劃的培養(yǎng)了臨床藥師、采供隊伍人才等后備力量。另外，由于采供人員的工作性質(zhì)，醫(yī)院也定期組織相關人員的思想教育，警鐘長鳴，從業(yè)務和思想上同時進行教育，提高采供人員的綜合素質(zhì)。

3 總結

本文主要討論了藥品采購中問題及持續(xù)改進的效果分析。通過借鑒信息化采購模型的構建、加強藥品閉環(huán)管理、增進部門交流以及人才隊伍的構建的實行，我院藥品采購的制度有所完善，藥品采購的管理更規(guī)范、更有效，也為我院新院的藥品信息化建設積累了一定的經(jīng)驗。

參考文獻

[1]李捷波,徐正雄,董自西,等.藥品采購計劃管理信息系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2016,37(9):66-68,71.

[2]王志勇,魏民,孫煒臻,等.藥品供應鏈管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2013,34(5):60-61,103.

[3]謝晨,蔡周權,羅軍.信息化管理系統(tǒng)在醫(yī)院藥品管理中的應用與發(fā)展[J].中國藥業(yè),2012,21(12):77-79.

[4]張建堂,李國秀,王志太.藥劑科管理中PDCA循環(huán)的應用及實踐做法分析[J].中國醫(yī)藥科學,2016,6(6):90-93.

[5]陸學工.PDCA循環(huán)管理發(fā)現(xiàn)藥劑科問題及對策[J].河北醫(yī)藥,2017,39(15):2378-2380.

[6]方云.PDCA循環(huán)法用于醫(yī)院藥庫藥品供應管理的效果分析[J].中國藥業(yè),2016,25(2):98-99.

[7]蔣德海.醫(yī)院藥品采購計劃計算機管理信息系統(tǒng)的設計和應用[J].中國處方藥,2015,13(7):31-32.

[8]龔紅健.如何建立醫(yī)院藥品采購計劃模型[J].醫(yī)藥前沿,2016,6(5):394-395.