淺談如何有效做好機(jī)關(guān)檔案管理工作

王媛

摘 要：隨著信息化時代的到來，機(jī)關(guān)檔案管理工作引入信息化手段，進(jìn)一步增強(qiáng)了機(jī)關(guān)檔案數(shù)據(jù)化、信息化管理水平。但實(shí)際機(jī)關(guān)檔案管理工作中依舊存在問題，這些問題的存在制約著機(jī)關(guān)檔案管理工作的高效進(jìn)行。本文從機(jī)關(guān)檔案管理工作的重要性出發(fā)，對機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行闡述，并且提出有效做好機(jī)關(guān)檔案管理工作的措施。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)；檔案；管理工作

現(xiàn)如今，檔案管理在機(jī)關(guān)的眾多管理內(nèi)容中并不起眼，但是它起到的作用卻至關(guān)重要。檔案管理不僅需要兢兢業(yè)業(yè)、勤勤懇懇的職業(yè)態(tài)度，還需要求真務(wù)實(shí)、與時俱進(jìn)的工作精神。在當(dāng)前機(jī)關(guān)的檔案管理中，僅僅依靠傳統(tǒng)的檔案管理方法是難以應(yīng)對未來日益增長的檔案信息需求和服務(wù)功能需求。對此，作為新時期的檔案管理工作者，我們必須直面檔案管理中常見的問題，認(rèn)真分析其存在原因并尋找改進(jìn)措施，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、精細(xì)化和信息化的長遠(yuǎn)改革發(fā)展目標(biāo)。

1機(jī)關(guān)檔案管理工作的重要性

做好機(jī)關(guān)檔案的管理工作是非常重要的。第一，做好機(jī)關(guān)檔案工作能夠使國家、不同地區(qū)在經(jīng)濟(jì)建設(shè)等各方面的情況被人們更好的了解，能夠?qū)ι鐣蟊娪懈玫姆?wù)。第二，做好機(jī)關(guān)檔案工作對我國的文化建設(shè)有積極的影響。從某一個角度來說，一個國家，不同地區(qū)的不同發(fā)展階段需要檔案來記錄，檔案有利于保障對應(yīng)文化的傳承與發(fā)展，一個城市要想軟硬件設(shè)施都同時具備，檔案是基礎(chǔ)，檔案對一個城市的文化特色有充分的展現(xiàn)。第三，我國檔案事業(yè)的發(fā)展要求要做好機(jī)關(guān)檔案工作，只有做好機(jī)關(guān)檔案工作，不斷優(yōu)化檔案工作，豐富各種形式的檔案資源，才能使檔案自身具備的功能得到更好的發(fā)揮，促進(jìn)相關(guān)領(lǐng)域工作順利的開展。

2機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的問題

2.1對檔案管理重視程度不夠

雖然目前機(jī)關(guān)對檔案管理的功能和作用有著明確的要求，但是在日常工作中，對檔案管理工作的重視程度還有明顯的不足。首先表現(xiàn)在檔案管理工作的地位上，當(dāng)前一般的檔案管理并不是一個獨(dú)立的工作職能部門。這種管理方式雖然降低了管理的成本，但是也在一定程度上提升了檔案管理的工作質(zhì)量檢查的難度。第二，重視程度不夠還體現(xiàn)在對檔案管理未來作用的認(rèn)識程度不夠。檔案管理不僅是保存和記錄過往記錄，更重要的可以結(jié)合信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)來分析機(jī)關(guān)過往的發(fā)展數(shù)據(jù)情況，為未來的發(fā)展方向制定方案。

2.2機(jī)關(guān)檔案管理工作與社會發(fā)展的要求不同步

隨著我國對機(jī)關(guān)檔案管理工作的重視，機(jī)關(guān)檔案管理工作做得越來越好，而且還利用了先進(jìn)的技術(shù)對這些檔案進(jìn)行高效安全管理。但是在實(shí)際中，我國機(jī)關(guān)檔案管理依舊存在很多問題，無法與現(xiàn)代社會發(fā)展的要求相同步。主要就是因?yàn)槟壳昂芏鄼C(jī)關(guān)檔案管理部門沒有利用先進(jìn)的技術(shù)和先進(jìn)的管理方案對這些檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致這些機(jī)關(guān)檔案的安全無法得到保證。與此同時，很多機(jī)關(guān)檔案管理部門沒有嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，對檔案進(jìn)行隨意管理，導(dǎo)致現(xiàn)代版的機(jī)關(guān)檔案管理工作無法與時俱進(jìn)，不能夠充分發(fā)揮好機(jī)關(guān)檔案應(yīng)有的作用。

2.3檔案管理專項(xiàng)人才儲備不夠

對于檔案管理的專項(xiàng)人才儲備不夠是檔案管理工作遇到技術(shù)性瓶頸的主要原因。檔案管理有一套嚴(yán)格的存檔、保管、檢索的技術(shù)流程。對檔案的信息有著嚴(yán)格的要求。因此必須具備完整的檔案管理技術(shù)的專業(yè)人才才能在復(fù)雜的檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)工作效率和質(zhì)量的突破。當(dāng)前檔案管理工作的專業(yè)人才儲備明顯不夠，現(xiàn)有的管理人員數(shù)量往往較少，工作量較大，有的甚至是兼職管理，每天在完成自己本職工作后才能顧及到檔案資料的留存與管理。這種情況對于檔案的長期保留有著一定的負(fù)面作用，不利于檔案資料留存的長期性和延續(xù)性，并且難以劃分具體的檔案管理崗位責(zé)任，繼任者對于檔案資料的掌握程度有偏失，導(dǎo)致檔案資料難以發(fā)揮其真正作用。

3有效做好機(jī)關(guān)檔案管理工作的措施

3.1提升對檔案管理的重視程度

在管理上，通過報告和提交建議規(guī)劃可行性報告等形式，提高檔案管理的改革方向以及綜合服務(wù)使用范圍，扭轉(zhuǎn)管理層的思想提高其重視程度。重新定性信息化檔案管理，實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)有信息化改革的對接。同時制定嚴(yán)密的組織服務(wù)流程和組織結(jié)構(gòu)體系。將根據(jù)實(shí)際條件分配檔案管理部門的工作職能和責(zé)任，完善部門的規(guī)章制度以及獎懲機(jī)制。在服務(wù)上，轉(zhuǎn)變以往被動服務(wù)的工作狀態(tài)，提高服務(wù)意識，配合中心工作，提供各種輔助性數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策部署提供依據(jù)。通過踏實(shí)規(guī)范的工作，提升檔案管理在機(jī)關(guān)工作中的實(shí)際地位，提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度。

3.2加強(qiáng)機(jī)關(guān)各項(xiàng)檔案管理工作

機(jī)關(guān)檔案管理工作是一項(xiàng)政策性比較強(qiáng)的工作，也是專業(yè)技能要求比較高的一項(xiàng)工作，如果能夠采取有效的措施對機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行良好的管理，那么這些檔案的使用時間就會變得更久。因此，機(jī)關(guān)檔案管理部門需要結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀制定出一系列有利于檔案管理的方案，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的一些問題，并且高效地對這些問題進(jìn)行解決，這樣就可以保證機(jī)關(guān)各項(xiàng)檔案管理工作做得更加到位。除此之外，機(jī)關(guān)檔案管理工作人員從事對機(jī)關(guān)檔案的收集、加工和整理，應(yīng)爭取盡最大努力保證這些機(jī)關(guān)檔案的質(zhì)量。

3.3提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平

當(dāng)前檔案管理工作質(zhì)量水平參差不齊，拋開硬件設(shè)備因素，最主要的在于檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平不夠，規(guī)范化管理程度較低。比如在檔案資料的編整階段，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案資料不全就上盒、上架的情況。對此，應(yīng)當(dāng)定期組織檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)與培訓(xùn)。在業(yè)務(wù)上做到歸檔及時、材料齊全、完整、規(guī)范，提高歸檔率、完整率。在學(xué)習(xí)上做到與專業(yè)檔案管理知識相對接，提高理論水平。舉辦工作討論會，針對工作中遇到的實(shí)際問題進(jìn)行總結(jié)分析，尋找解決措施；針對工作完成情況，調(diào)整工作節(jié)奏和工作進(jìn)度，以此提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平。

4 結(jié)語

總而言之，檔案管理工作在信息化飛速發(fā)展的今天有著不同的意義。檔案管理有著嚴(yán)格的操作規(guī)范和流程。但是由于工作量大、信息內(nèi)容多、管理期限長等原因，檔案管理在實(shí)際工作中難免出現(xiàn)各種問題。對此，必須從源頭上加強(qiáng)對工作的要求，完善組織管理機(jī)制，規(guī)范檔案操作流程，提升信息化建設(shè)速度，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的進(jìn)一步飛躍。

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