淺析如何加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的全過程管控

摘 要：檔案的全過程管控就是要將檔案管理貫穿于整個工程的立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收。隨著社會的發(fā)展進(jìn)步，工程建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量也逐漸增多，項(xiàng)目檔案也大量出現(xiàn)，檔案管理工作面臨著新的要求，在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理過程中需要運(yùn)用全過程的管理控制方法，發(fā)揮管理部門、管理技術(shù)以及管理人員的優(yōu)勢作用，共同承擔(dān)責(zé)任，使建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作水平得到全面提升，實(shí)現(xiàn)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。本文就加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的全過程管控進(jìn)行闡述分析。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目；檔案；全過程；管控

傳統(tǒng)項(xiàng)目方案管理就是將其作為工程驗(yàn)收的環(huán)節(jié)，由于竣工驗(yàn)收是項(xiàng)目建設(shè)的最后一個環(huán)節(jié)，因此是比較重要的，也是最后的考核標(biāo)準(zhǔn)。然而檔案管理要實(shí)現(xiàn)理想的效果必須要將其融入到建設(shè)項(xiàng)目的始終，使其與建設(shè)項(xiàng)目同步，并做好相關(guān)管理工作的記錄與分析，為建設(shè)項(xiàng)目的順利推進(jìn)奠定良好的基礎(chǔ)。

一、建設(shè)項(xiàng)目檔案全過程管控內(nèi)涵

建設(shè)項(xiàng)目檔案全過程管控就是需要項(xiàng)目建設(shè)的負(fù)責(zé)人、技術(shù)人員、檔案管理人員對檔案管理工作有科學(xué)的認(rèn)識，明確建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，完善檔案收集、整理、監(jiān)督管理的責(zé)任機(jī)制，保證領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)分級化管理和全過程管控，使建設(shè)項(xiàng)目檔案更加完整、準(zhǔn)確。全過程的檔案管控就是要加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理與監(jiān)控，使檔案工作與建設(shè)項(xiàng)目同步，保證建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、施工、竣工等環(huán)節(jié)都實(shí)現(xiàn)檔案管理，并順利達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。

在建設(shè)項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備環(huán)節(jié)就需要建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，強(qiáng)化不同環(huán)節(jié)的材料管理，在建設(shè)項(xiàng)目合同中明確參建單位文件的整理、編制以及提交等[1]。在建設(shè)項(xiàng)目施工時，需要建設(shè)與檔案部門對檔案工作情況進(jìn)行檢查。竣工驗(yàn)收時需要檔案管理人員直接參與檔案資料的驗(yàn)收，并對參建單位進(jìn)行科學(xué)指導(dǎo)，使整個建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料得到科學(xué)的編制、整理。

二、建設(shè)項(xiàng)目檔案全過程管控的現(xiàn)狀分析

1、認(rèn)識存在偏差

建設(shè)項(xiàng)目的工作人員中普遍存在著忽視檔案管理的情況，有些人覺得建設(shè)項(xiàng)目工程只要有合同、圖紙就可以，資料太多并沒有什么實(shí)際意義。還有些參建單位覺得檔案管理工作只是檔案部門的工作，與自己無關(guān)，或者是將檔案作為私有財產(chǎn)，不想歸檔移交[2]。這些都是檔案管理工作效果不佳的重要影響因素。

2、管理職責(zé)缺失

建設(shè)項(xiàng)目管理制度以及職責(zé)等不夠明確，容易出現(xiàn)相互推諉或者扯皮的情況，缺少嚴(yán)格的檔案管理制度，責(zé)任落實(shí)也必然會受到影響。檔案管理部門的工作人員一般都是在辦公室進(jìn)行管理，并不能到實(shí)際現(xiàn)場進(jìn)行調(diào)查，因此無法有效的監(jiān)督指導(dǎo)基層檔案管理工作，使得檔案工作質(zhì)量不佳。

3、工作人員水平急需提升

建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集歸檔有很強(qiáng)的專業(yè)性以及技術(shù)性，但是很對檔案人員缺少專業(yè)知識，使得檔案工作無法全面順利推進(jìn)。并且建設(shè)項(xiàng)目中的檔案管理人員通常是身兼數(shù)職的，專門性不強(qiáng)，無法將更多的時間精力投入到檔案管理中，只能應(yīng)付了事，更不用說檔案管理等相關(guān)業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)與提升。

三、加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案全過程管控的策略

1、優(yōu)化管控理念

為使建設(shè)項(xiàng)目檔案實(shí)現(xiàn)全過程的管控，就必須要樹立先進(jìn)的管控理念，通過思想理念指導(dǎo)行動，使檔案管理工作的開展有科學(xué)的依據(jù)和指導(dǎo)。積極轉(zhuǎn)變思想誤區(qū)，要將檔案管理融入到整個項(xiàng)目建設(shè)的始終，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)力量，共同合作，對檔案進(jìn)行收集整理，建立專門的檔案管理小組，定期召開會議就建設(shè)項(xiàng)目檔案提供意見想法。轉(zhuǎn)變將檔案作為私有物，不移交的現(xiàn)象[3]，完善工作細(xì)則，使工作人員認(rèn)識到檔案全過程管理的重要性，認(rèn)真進(jìn)行檔案的移交與管理，保證建設(shè)項(xiàng)目檔案的全過程管控得到有效落實(shí)。

2、優(yōu)化組織體系建設(shè)

在建設(shè)項(xiàng)目工程建設(shè)之前，需要由建設(shè)部門帶頭，建立包括建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、安裝、監(jiān)理、調(diào)試等人員在內(nèi)的檔案管理小組，并建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)，并進(jìn)行分級化的管理，做到“定人、定崗、定責(zé)”，防止出現(xiàn)相互推諉、責(zé)任劃分不清等問題。對于建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行集中性的統(tǒng)一管理，定期組織檔案管理人員對檔案的收集、整理以及歸檔等問題進(jìn)行分析研究，并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，使得檔案管理工作有序開展。

此外完善檔案管理制度的建設(shè)，依據(jù)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)辦法以及實(shí)施細(xì)則等進(jìn)行檔案要求編制，明確檔案管理的組織機(jī)構(gòu)、管理職責(zé)以及獎懲機(jī)制等，有效的規(guī)范檔案資料的收集、歸檔、分類以及竣工驗(yàn)收等，使得參與工程項(xiàng)目建設(shè)的單位在資料收集、整理、歸檔時有科學(xué)的依據(jù)進(jìn)行參考。

3、創(chuàng)新全過程管理手段

結(jié)合工程項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況，依據(jù)立項(xiàng)、檔案移交，結(jié)合項(xiàng)目文件形成的先后以及建設(shè)環(huán)節(jié)，使所有建設(shè)項(xiàng)目中的文件資料得到科學(xué)有效的梳理分類，并科學(xué)的對檔案的名稱、范圍、種類、歸檔部門、時間、保管的單位以及期限等進(jìn)行規(guī)定[4]，并制作到統(tǒng)一的表格中，簡單明了，為實(shí)際應(yīng)用提供便利。

同時積極落實(shí)已有的檔案管理系統(tǒng)，結(jié)合檔案管理的相關(guān)辦法使用統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，保證建設(shè)項(xiàng)目的參建單位之間能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的有效溝通，并對檔案業(yè)務(wù)的模式進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，保證檔案資料的查詢、歸檔等能夠更加系統(tǒng)。

此外，還需要建立標(biāo)準(zhǔn)化的歸檔模板，通過大量的調(diào)查與研究，將需要?dú)w檔的材料進(jìn)行羅列，并形成樹狀結(jié)構(gòu)模板，從工程立項(xiàng)開始將模板導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)中，使各參建單位都依據(jù)該模板收集相關(guān)資料，并積極實(shí)現(xiàn)主動性的檔案收集整理。依據(jù)模板能夠了解到歸檔的時間、種類以及電子文檔的掛接情況，進(jìn)而使檔案資料更加完整。

4、實(shí)現(xiàn)檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步

在建設(shè)項(xiàng)目檔案全過程管理中，要使檔案管理與工程項(xiàng)目進(jìn)度保持同步，結(jié)合工程建設(shè)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)編制檔案工作，使各參建單位能夠?qū)Σ煌h(huán)節(jié)檔案資料的整理、移交等進(jìn)行科學(xué)整理，保證工程建設(shè)與檔案工作進(jìn)度相結(jié)合，使項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目建設(shè)各階段同時進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目的程序化管理。

此外還需要加強(qiáng)監(jiān)督管理力度，能夠及時發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中存在的問題，并有效的整改落實(shí)。發(fā)揮激勵機(jī)制的作用，提高監(jiān)理人員的工作積極性，監(jiān)理檔案管理人員需要定期深入到現(xiàn)場，對建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)文件資料的收集整理進(jìn)行檢查，對整理過程中的問題進(jìn)行優(yōu)化處理，并督促相關(guān)責(zé)任單位能夠在規(guī)定時間內(nèi)完成工作的整改。同時建立定期通報的制度，每月、每季度對檔案管理的考核情況進(jìn)行通報，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的檔案全過程管控提出科學(xué)的意見。

四、結(jié)束語：

總而言之，建設(shè)項(xiàng)目檔案管控工作是比較系統(tǒng)、復(fù)雜的，涉及到很多部門、人員，工作時間長，檔案資料復(fù)雜，管控的難度也相應(yīng)較大。工程項(xiàng)目檔案資料能否高質(zhì)量的歸檔會對工程項(xiàng)目建設(shè)的結(jié)果進(jìn)行反應(yīng)，所以需要工程項(xiàng)目的參建單位能夠認(rèn)真落實(shí)責(zé)任，樹立正確的觀念，完善檔案全過程的管理制度，實(shí)現(xiàn)全方位的監(jiān)督控制，從而保證檔案資料的科學(xué)性，也使檔案管理達(dá)到較高的質(zhì)量水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄒瀅，饒日嵩.電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案全過程管理創(chuàng)新分析[J].中國高新技術(shù)企業(yè)，2016（32）：151-152.

[2]張志強(qiáng)，孟慶江，任啟金，邢建浩.電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案全過程管理的實(shí)踐與創(chuàng)新[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2015，14（23）：255-256.

[3]朱建紅.加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的三個“關(guān)鍵環(huán)節(jié)”[J].檔案管理理論與實(shí)踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2015（00）：94-96.

[4]左運(yùn)源.淺談文件生命周期理論在工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的應(yīng)用[J].廣西電業(yè)，2014（03）：32-34.

作者簡介

黃潔（1985-）女，江蘇太倉人，學(xué)歷：本科，工作單位：太倉市城市建設(shè)投資集團(tuán)有限公司，綜合檔案室檔案管理專員，研究方向：工程項(xiàng)目全過程（整個生命周期）的檔案管理