電子檔案和紙質檔案利用的需求共性與差異

梁霞

摘 要：在當前社會中，檔案的重要性已經越來越高，其主要就是因為檔案的記錄功能。但是到底什么樣的檔案才是最為保險的，這在當前來看，還難以有一個具體的定論。有的人認為電子檔案更加的快捷方便，但是有的人卻認為紙質檔案更加的保險。其實二者之間是有著許多的相同之處的，當然，也存在著本質的不同。到底哪種方法更加的好，就要仁者見仁智者見智了。本文就從電子檔案和紙質檔案的特點進行探究，來得出二者的共性和差異，從而得出各自的優缺點。

關鍵詞：電子檔案；紙質檔案；利用需求；差異

在當前來看，檔案應該算作是文件的一種。只不過不同于文件需要及時發揮效果的用途，它是起到了一個儲存和備份的作用的。這樣的作用就讓檔案有著自己獨特的作用。因為在很多的時候，人們都需要尋找檔案來還原當時的事情，這樣可以分清很多的事情，原本這種檔案都是以紙質文件為主，但是隨著科技的發展，就出現了電子檔案。相對于傳統的紙質檔案而言，電子檔案是有著許多特別的地方。但是它卻也是檔案的一種，依舊無法逃脫檔案的一系列特點。這就讓紙質檔案和電子檔案之間有著很大的共性。因此，到底是電子檔案更好，還是紙質檔案更安全，是需要看其使用的環境，接下來筆者就為大家分析這兩種檔案的不同和相同。

1 紙質檔案和電子檔案

這兩種檔案出現的時間是完全不同的，基本上可以說，電子檔案是紙質檔案在時代下的產物。因此二者有著很多各自的特色，這就需要筆者為大家來解答一下什么是紙質檔案什么是電子檔案，以及現在的檔案儲存模式。紙質檔案，顧名思義就是以紙質為載體的一種檔案。這種檔案是我國最古老的檔案。有許多人也稱之為備份文件，是我們最為熟悉的一種。但是紙質檔案的管理是需要大量人力的，而且存在著很多的不方便，甚至會因為時間的流逝，而造成載體的損壞。這些都是不可改變的，也是紙質檔案自身的缺陷。基于這些缺陷，就出現了電子檔案。電子檔案其實就是將紙質檔案利用計算機進行錄入，然后形成的一種科技形式的檔案。這種檔案的特點是便于管理，而且搜索簡單。但是在安全性上，是存在著很大的問題。因為一些儲存的設備為公司電腦，因此很容易遭到黑客的攻擊，會導致整個電腦中的數據泄露出去，甚至毀壞。這兩種方法的優缺點都很明顯，因此，任何一方都沒有將對方淘汰的實力。所以，當前的公司和單位中，作為常見的檔案儲存方式就是紙質檔案和電子檔案并存的形式。而且采用多種備份的方式，這樣才能夠保證檔案的不丟失。談完了這些，接下來，筆者就為大家分析二者的共性和不同。

2 電子檔案和紙質檔案的利用需求共性

在當前來看，無論是電子檔案還是紙質檔案在人們的生活中都是非常常見的。這主要是因為上述的一系列的特點。但是因為電子檔案是紙質檔案的一個科技化改變，所以就讓二者之間是存在著很多的相同之處的。這些相同之處體現在許多的方面，其中就包括了利用需求共性。這也是在檔案中最為重要的一個部分，因為沒有利用需求，這兩種方式就都沒有存在的意義。其主要體現的方面應該分為如下兩個部分：

2.1 檔案利用需求具有多樣性和動態性

2.1.1 多樣性。多樣性在當前來看，指的就是權限等級。這是因為檔案是非常重要的東西，因此其對使用者是有著一定的要求的。這些要求在當前來看是有著很多的特殊性。因此，無論是紙質檔案還是電子檔案，所需要做的都是能夠分出一定的等級，根據不同的人，發放不同的權限，這樣才能保證檔案不被錯誤的利用。而在當前來看，這種劃分一直沒有太具體的分類，有的公司喜歡分成個人和團隊幾個部分，這樣可以便于管理個人的工作。而有的公司喜歡分成員工，領導的形式，不同的等級，接觸的權限不同。而一些特別的公司，更是多種形式復合應用。其實這些方式都是沒問題的，只要復合公司的體系就能夠發揮足夠的作用。

2.1.2 動態性。人們利用檔案還會受到時間地點以及利用條件變化的影響，檔案利用需求的方式會隨著各項條件的變化去決定，也會隨著科學的發展進步而變化，檔案的服務工作和利用需求都會表現出相應的動態性，這也是檔案利用需求的變化所致。

2.2 檔案利用需求具有重復性和誘導性

2.2.1 重復性。人們在利用檔案的時候一般都不會只利用一次，當檔案的利用者在滿足了當前的利用需求之后，一般都會有新的需求，在一些特定的條件下，對于檔案的利用需求就會呈現出重復性。

2.2.2 誘導性。這個需求主要體現在對檔案使用者的需求做出調節和引導。如果將檔案利用的環境和相關政策做出改變，這也會影響到利用者需求的轉移或者變化。比較明顯的就是，將一些不可利用的檔案轉變為能夠利用，這樣就會對利用者帶來一定的誘導。這種可誘導性的需求，能充分發揮出檔案資源的利用潛力，也更能表現出利用需求的共性特點。

3 電子檔案和紙質檔案利用需求的差異

這兩種載體檔案的存在目的就是為人們所用，從而發揮其自身的利用價值，它們都是對社會和人們所服務的，盡管兩種檔案有諸多利用需求的共性，但也有一定的差異在其中。

3.1 檔案利用需求的載體差異

從檔案的載體上來看，這兩種檔案的利用需求載體有很大的差異，從傳統的甲骨文、石刻、竹筒到現在的文字、聲像和圖片，都能運用不同的技術方法將其有價值的信息長期保存下來，在形成檔案之后就獨立存在。在不借助任何技術的情況下人們就能識別檔案的載體和內容，當檔案內容與其形成了關系之后就不能再分離，這足以說明，檔案和其載體是不能分開的，其載體也是檔案的重要組成。只要檔案的載體沒受到災害，并且合理保存，就能夠長期存在，這就是紙質檔案的利用載體。而電子檔案在保存那些有價值的信息時，都是將其儲存在一定的設備中，而一旦生成了電子檔案，信息將不能離開這種設備和技術，也不能脫離這種載體而單獨存在。電子檔案的利用需求，主要就是通過計算機系統對信息資源進行識別和處理，并將其儲存在光盤和磁盤等介質上，然后將數字代碼上傳至網絡，這是數字化記錄的方式，檔案的利用者要想利用檔案就要借助計算機設備來讀取使用。

3.2 檔案管理方法的差異

由于紙質檔案主要是通過專業人員收集整理來的資料，將其處理成完整的文件，然后再根據有利用價值的文件進行分類，按照文件的內容、來源、形式以及時間等各種聯系分別存放，最后再將這些分類整理好的文件材料移交到檔案部門管理。而電子檔案主要是通過計算機設備對文件進行整理而形成的檔案，這樣的檔案不用分類，也不同組卷，工作人員可以通過計算機的檢索功能從任何角度都能對檔案進行組合、檢索和分類，并能清楚地體現出各個文件之間的相互聯系，比如文件的來源、時間、內容等；所以也就不用對其進行專門的分類和組卷等工作，這些檔案部門也就精簡了很多職位。但是，電子檔案接收工作要比紙質檔案接收工作要復雜很多，一般都是向檔案部門提交光盤和磁盤等介質，或者直接進入檔案部門的網址，從網絡上進行文件的移交和歸檔工作，在檔案接收的時候，還要準備相應的設備，具有一定的網絡操作技術和熟料的業務經驗。同時，檔案部門還要配備相對應文件格式的轉換設備，以方便檔案文件的統一轉換，避免有格式不識別的電子檔案出現。

4 結束語

在現代化的社會中，人們都對檔案資源有利用需求，檔案資源的共享也成為熱門的話題，在檔案信息網絡化的建設上也要以檔案管理的信息化為基礎。同時，電子檔案和紙質檔案在利用需求上，也要各取所長，補己之短，以實現檔案資源的整合，滿足人們的利用需求。

參考文獻

[1]宋亞娟.電子檔案和紙質檔案利用的需求共性與差異.蘭臺內外，2011（10）

[2]李孟女.電子檔案與紙質檔案的比較研究.遼寧科技學院學報，2013（3）