財務(wù)檔案管理過程中存在的問題和對策探究

張志萍

摘 要：財務(wù)檔案管理是企業(yè)財務(wù)管理過程中一個最為重要的基礎(chǔ)組成部分，財務(wù)信息的安全性和完整性直接影響著企業(yè)所作出的財務(wù)決策的正確性和科學(xué)性。隨著企業(yè)業(yè)務(wù)往來數(shù)量的增多，所需進行歸檔管理的數(shù)據(jù)資料也大幅增加，這對于紙質(zhì)人工管理而言，不僅管理難度增加，對于財務(wù)信息的安全性也有所損害，這對于企業(yè)所可能造成的潛在損失是不可估量的，因此必須加強對于財務(wù)檔案管理的認識和提升。本文主要分析了企業(yè)財務(wù)檔案管理過程當(dāng)中存在的問題和應(yīng)當(dāng)采取的解決措施。

關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案管理；問題現(xiàn)狀；改進措施

隨著經(jīng)濟體系制度的發(fā)展和完善，企業(yè)現(xiàn)代化變革的進程也不斷推進，在這個變革的過程當(dāng)中，財務(wù)管理工作對于整個企業(yè)的運營發(fā)展而言起到的作用愈加重要，也獲得越來越多的關(guān)注和重視。在財務(wù)管理工作流程體系當(dāng)中，財務(wù)檔案管理起到了至關(guān)重要的輔助作用，財務(wù)檔案當(dāng)中所記載的財務(wù)信息是企業(yè)進行未來預(yù)期的財務(wù)決策的基礎(chǔ)，如果財務(wù)信息遭遇損毀、遺失或是竊取，對于企業(yè)可能造成的經(jīng)濟損失是難以估量的，而從現(xiàn)階段企業(yè)的財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀來看，仍然存在各方面的弊端和缺陷，嚴重影響企業(yè)的財務(wù)檔案管理質(zhì)量和管理水平，因此必須正視并重視財務(wù)檔案管理中存在的問題并采取合理的措施加以改進，并以此更好的輔助企業(yè)財務(wù)工作完善和發(fā)展。

1 財務(wù)檔案管理過程中存在的主要問題

1.財務(wù)檔案管理制度不健全

管理制度不健全是當(dāng)前財務(wù)檔案管理過程存在的最重要的問題之一，具體表現(xiàn)在從國家宏觀的角度來看，沒有一整套統(tǒng)一而完善的財務(wù)檔案管理制度，對于企業(yè)群體沒有形成同一標(biāo)準(zhǔn)下的管理，制度方面缺乏保障。因此企業(yè)往往根據(jù)自身情況和喜好進行財務(wù)檔案管理工作，無論在管理軟硬件配備或是管理人員配備等方面，都很難達到國家所期望的發(fā)展水平和檔案管理工作的需求目標(biāo)。

2.財務(wù)檔案管理安全風(fēng)險較大

當(dāng)前財務(wù)檔案管理模式主要有兩種，一種是傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為媒介的財務(wù)檔案管理，另一種是以信息化技術(shù)為載體的財務(wù)檔案管理，就兩種管理模式而言都具有一定的管理安全風(fēng)險。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理風(fēng)險主要體現(xiàn)在財務(wù)信息數(shù)據(jù)過于龐大，所需要管理的文件數(shù)量增加，從數(shù)量級方面看就增加了管理工作的難度，同時紙質(zhì)存放要求較高，潮濕會影響字跡清晰性，過度干燥又會引發(fā)火災(zāi)使財務(wù)信息付之一炬等，都會影響信息安全性。信息化的財務(wù)管理模式由于依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，又本質(zhì)的存在互聯(lián)網(wǎng)安全隱患。

3.財務(wù)檔案管理工作重視程度較低

從現(xiàn)狀分析，仍有部分企業(yè)對于財務(wù)檔案管理工作的重要意義沒有一個清晰的認識，只是將財務(wù)檔案管理工作等同于簡單的倉庫存儲。但實際上，企業(yè)的財務(wù)檔案是企業(yè)過去財務(wù)活動發(fā)生情況的主要證明憑證，無論是企業(yè)對自身財務(wù)情況發(fā)展趨勢進行分析，還是外部出現(xiàn)業(yè)務(wù)糾紛時，財務(wù)檔案中所承載的財務(wù)信息都是最直接最有利的證據(jù)。但是有些企業(yè)沒有很好提升對該工作的重視程度，對財務(wù)檔案管理仍然停留在打包封存的初級階段，而沒有合理的歸類建檔，對于日后的信息調(diào)取都會造成極大的障礙。

4.財務(wù)檔案管理模式較為落后

隨著經(jīng)濟市場的高速發(fā)展，企業(yè)之間的經(jīng)濟交流越來越緊密，經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的頻繁導(dǎo)致企業(yè)需要歸檔保存的財務(wù)數(shù)據(jù)信息也隨之增多，這種情況下企業(yè)較好的選擇應(yīng)該是借助信息化技術(shù)對財務(wù)信息進行數(shù)字化處理并進行更加節(jié)約空間、更加高效、更加安全的計算機存儲。但是很多企業(yè)并沒有緊跟技術(shù)發(fā)展潮流對財務(wù)檔案管理工作進行更新?lián)Q代，而是仍然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)人工管理，對于部分企業(yè)而言，這種傳統(tǒng)的管理模式已然脫離了實際工作需求，管理模式的落后導(dǎo)致財務(wù)檔案管理工作質(zhì)量和水平也無法有效提升。

5.財務(wù)檔案管理工作者綜合素質(zhì)有待提升

財務(wù)檔案管理的直接操作者就是相關(guān)的工作者，檔案管理工作的質(zhì)量直接由工作者的綜合素質(zhì)所決定。如果工作者對該項工作具有相應(yīng)的重視程度和責(zé)任心，管理過程中也細致負責(zé)，以專業(yè)的勝任能力完成工作，不出紕漏，那么企業(yè)的財務(wù)檔案管理必然是能夠滿足企業(yè)發(fā)展需求，促進企業(yè)競爭力提升的。而如果工作者缺乏應(yīng)有的綜合素質(zhì)，必然會導(dǎo)致財務(wù)檔案管理工作成果無法達到滿意水準(zhǔn)，影響企業(yè)的財務(wù)效率。

2 財務(wù)檔案管理完善的相應(yīng)措施

1.完善管理制度，更新管理理念

制度是一切管理工作實踐過程中的導(dǎo)向和基準(zhǔn)，因此必須加快對于財務(wù)檔案管理制度的完善和更新，制定企業(yè)統(tǒng)一的管理體系，并以此為標(biāo)準(zhǔn)對企業(yè)的財務(wù)檔案管理工作進行約束和規(guī)范。在管理制度完善過程中應(yīng)當(dāng)著重注意對企業(yè)根據(jù)不同的依據(jù)進行種類劃分，并針對不同類型企業(yè)制定相應(yīng)的管理目標(biāo)，防止企業(yè)實際情況脫離管理目標(biāo)。同時還要注重權(quán)責(zé)劃分，并制定激勵機制和懲罰機制，促進企業(yè)不斷根據(jù)統(tǒng)一的管理制度完善自身管理工作。

2.規(guī)范管理程序，強化保密體系

無論是傳統(tǒng)管理模式或是信息化的管理模式，都應(yīng)當(dāng)注重管理模式的規(guī)范，對于不同級別或是不同部門的人，予以不同程度的權(quán)利授權(quán)，防止更多的無關(guān)人員接觸到企業(yè)的財務(wù)信息，做好保密工作。如果是依據(jù)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行檔案管理，還要注重提升企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)防火墻的防御能力，按時對數(shù)據(jù)進行備份，防止網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)丟失，給企業(yè)造成難以挽回的損失。

3.加強重視程度，轉(zhuǎn)變管理意識

提升企業(yè)財務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量和水平首先要提升管理者的重視程度，轉(zhuǎn)變期管理觀念和管理意識，只有提升了對于工作的重視程度，后續(xù)的相關(guān)工作才能夠有效開展，否則缺乏上層領(lǐng)導(dǎo)的支持，即使一線的財務(wù)檔案管理工作者對于工作足夠認真對待，也無法高效的進行工作的改進和完善。

4.改革管理模式，變更管理觀念

企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的發(fā)展水平和工作需求，如果當(dāng)前的財務(wù)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足企業(yè)進一步成長的需求，就應(yīng)當(dāng)積極進行管理模式變更，緊跟信息化技術(shù)的發(fā)展成果，進行信息化檔案管理的改革。信息化的檔案管理存儲更加節(jié)約空間，在信息調(diào)取分析等方面也更加方便，在大幅節(jié)約人力物力的同時，還有利于財務(wù)信息的遠程高效傳輸，可以促進財務(wù)共享的實現(xiàn)，對企業(yè)財務(wù)管理工作和整體運營發(fā)展都大有裨益。

5.提升綜合素質(zhì)，重視業(yè)務(wù)培訓(xùn)

要想切實提升企業(yè)的財務(wù)檔案管理水平，還要加強提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，提升工作人員的執(zhí)業(yè)能力和全方位素養(yǎng)。如果企業(yè)進行了信息化的檔案管理模式改革，還要注重對工作人員計算機知識能力的培訓(xùn)，提升其應(yīng)對和解決問題的能力。在日常工作中，要注意根據(jù)工作的需要，設(shè)計科學(xué)合理的培訓(xùn)方案，逐步加強檔案管理人員的綜合能力，使其滿足企業(yè)越來越高的需求目標(biāo)，為企業(yè)提升財務(wù)檔案管理水平提供人力基礎(chǔ)。

3 結(jié)語

雖然企業(yè)管理者和相關(guān)的工作人員對于企業(yè)財務(wù)檔案管理問題的態(tài)度都有了一定的改觀，但是在實際管理操作過程當(dāng)中還是存在著一系列的問題，例如管理制度不健全、安全風(fēng)險較大、重視程度不足、管理模式落后以及工作者綜合素質(zhì)不匹配工作需求等等，這些問題的存在會直接影響財務(wù)檔案管理工作進行的科學(xué)性和有效性，從而影響企業(yè)財務(wù)信息安全性和完整性，不利于整個企業(yè)財務(wù)活動高效運行，因此必須因地制宜的施行相關(guān)的措施對存在的問題加以改進，使企業(yè)的財務(wù)檔案管理工作真正為其財務(wù)決策和財務(wù)管理提供基礎(chǔ)的輔助作用。

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