淺析計算機信息技術在現代辦公自動化中的應用

楊繼英

【摘要】隨著我國信息技術的不斷發展，無論是在生活還是在工作中網絡應用的印記可以追尋到每一個角落。其中，信息技術在現代辦公自動化中的應用效果最為明顯，其不僅可以改善傳統的辦公室辦公環境，還可以大大地提高辦公效率。在本文中，我主要談一談何為現代辦公自動化，將計算機信息技術應用到現代辦公自動化中的意義。

【關鍵詞】計算機現代信息技術 現代辦公自動化 概述 意義

【中圖分類號】G633 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2018）10-0136-02

在現代科學技術的可持續發展下，計算機信息技術的發展可以說是日新月異，其對人們的生活和工作帶來了積極的影響。現代企業未來提升自身的辦公質量和辦公速度，常常會在工作開展中引入計算機信息技術，借助信息技術來實現辦公自動化，為企業的管理效益和經濟效益的提高打下堅實的基礎。那么，究竟什么是現代辦公自動化呢？將計算機信息技術運用到現代辦公自動化中有何意義呢？

1.現代辦公自動化概述

所謂的現代辦公自動化是將信息技術作為基礎，借助現代信息技術強大的信息功能，諸如信息搜集、信息處理等來有序地完成各項工作任務，在任務完成的過程中構建起一種高效率的、新型的辦公方式。從這一定義中我們可以看出，現代辦公自動化與計算機信息技術是無法脫離的，而且在現代辦公環境下，計算機信息技術的引入可以說是現代自動化辦公得以實現的前提和基礎。計算機信息技術在現代自動化辦公中的應用技術功能主要包括以下幾種：

（1）表格文字處理

在現代辦公自動化中，不少企業在進行辦公活動的時候，常常會借助計算機的基礎軟件，諸如Word、WPS、Excel等來完成各項工作，比如，借助Excel來將紛繁復雜的數據各種樣式的表格直觀地呈現出來，并對所整理的數據進行自動化的分項和排列，對所需要的數據信息進行自動化篩選等，以此為工作管理的進行提供了便捷的渠道。

（2）圖形圖像處理

計算機信息技術自帶的一大有效的功能當屬圖形圖像處理功能。在落實工作任務的時候，借助圖形圖像處理功能，一方面可以自動地對各種各樣的圖形信息進行科學分析，在系統化分析的基礎上清晰地掌握各項信息之間的關系，使得工作更加便捷；另一方面，借助圖形圖像處理功能還可以自主地進行圖像、照片處理等活動，為其后期的企業網頁的制作等提供了便利。

（3）數據信息管理

在傳統的辦公環境中，我們可以看到，大量的紙、稿等堆砌在員工的辦公桌上，甚至其所堆砌的紙、稿比人還要高，如此一看，整個辦公環境雜亂，而且紙質資料不易保存，很容易因為某些外在原因出現丟失的現象。借助計算機數據信息管理功能可以將紙張上的內容錄入到電腦系統之中，以電子化的形式對數據、信息等進行保存，實現了信息保存的安全性和永久性。與此同時，在借助數據信息管理功能之后，員工之間的信息傳輸和共享可以實現“一對一”，既節約了時間，又保證了信息傳遞的時效性。

（4）決策輔助功能

計算機信息系統的決策輔助功能可以幫助工作人員對日常所搜集到的信息進行整理、分析、篩選，使其系統化、清晰化，根據這些客觀的信息來推測出公司未來的發展方向，為其今后的決策制定提供客觀的依據。

2.計算機信息技術應用于現代辦公自動化中的意義

（1）改善辦公環境

正如上文所提及的，在傳統的辦公環境下，大量的紙筆的堆砌使得整個辦公氛圍顯得異常混亂，而且員工在混雜的環境下常常會感到工作的壓力，而將計算機信息技術應用到辦公自動化之中，可以有效地轉變這一情況，將紙筆數據以電子形式進行錄入，可以使整個辦公環境更加的輕松、愉悅。因為辦公環境是辦公質量高低的決定因素之一，所以，借助計算機信息技術在改善了辦公環境之后，可以有效地提高辦公質量。除此之外，在現代辦公自動化中借助計算機信息計算還可以將大量的文件以一個簡單的文檔的形式呈現出來，員工之間可以有效地借助網絡形式來傳遞信息，實現信息傳遞的高效性，從而提高辦公效率。

（2）節約人力資源成本

在企業的不斷發展下，各個部門的人員也在不斷的擴充，其辦公的范圍也會隨之擴展。人力資源的消費可以說是當前各個企業成本支出的一大因素。在傳統的辦公環境下，辦公人員人數眾多，且其工作量巨大，這就無形之中為企業的運行提出了新的要求。在有限的成本支出的基礎上，將計算機信息技術應用到現代自動化辦公之中，可以很好地實現辦公內容的簡潔化，僅僅需要輕輕地點擊鼠標就可以完成某一工作，不再需要過多的人員進行一一的傳遞，這在一定程度上降低了勞動量，為公司的運行節約了人力成本。

除此之外，在將計算機信息技術應用于現代自動化辦公之中，擺脫了傳統辦公將員工禁錮在辦公桌上的情況，在海量的網絡信息、便捷的網絡渠道下，員工可以實現有效的掌握多元信息，在多元信息的沖擊下，他們的思維將會得到發散，為其創新思維能力的發展打下了堅實的基礎。

總之，在信息化時代，將計算機信息技術應用到現代辦公自動化之中，可以充分地發揮計算機信息的多種功能，在提高辦公效率的基礎上，為員工的可持續發展打下堅實的基礎。

參考文獻：

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