檔案數字化外包的監理策略

[摘要]論文從監理角度探討檔案數字化外包的質量控制問題，重點提出檔案數字化外包質量控制的監理策略，主要包括面向檔案數字化全過程的監理、關注檔案數字化質量控制點的監理，以及基于質量問題分類進行處理的監理，希望能夠為需要進行檔案數字化工作的機構提供一些控制質量的策略和方法。

[關鍵詞]檔案數字化質量監理策略

[分類號]G270.7

Supervision Strategy of Archives Digital Outsourcing

Cai Mingna

（School of Society of Soochow University， Suzhou， Jiangsu， 215123）

Abstract： This paper discusses the quality control of archives digital outsourcing from the perspective of supervision， and puts forward the supervision strategy of quality control of archives digital outsourcing. mainly including the supervision of the entire digital archive process， the supervision of the digital quality control point of the archive and the classification based on quality problems of the supervision， hoping to provide some quality control strategies and methods for organizations that need to digitize archives.

Keywords：Archives；Digitization；QualitySupervision；Strategy

檔案數字化工程正在全國各地如火如荼地開展，嚴控數字化的質量，提高數字化外包的效率和效益是做好這項工作的關鍵，也是檔案部門最為關心的問題。控制檔案數字化質量的方法和手段有很多，經調研發現，在數字化外包過程中引入監理的檔案部門，其數字化工作大多都取得不錯的效果。因此，本文擬從監理的角度探討檔案數字化的質量控制問題，以期為檔案數字化工作提供些許參考。

1檔案數字化外包過程中存在的質量問題

檔案數字化外包是社會分工專業化、精細化的標志，也是通過購買專業服務來實現“小政府、大社會”格局的合理策略。檔案部門考慮到自身人力和物力的局限性，根據檔案信息化發展的需要，通過招標、競價等方式將檔案數字化工作委托給外包服務公司，可以實現檔案數字化工作效益的最大化，但是，筆者在調研中發現外包公司在檔案數字化服務中存在一些問題，主要包括以下幾個方面。

檔案整理不到位。比如需要粘貼于A4紙的發票只粘貼兩邊而非四邊，常導致掃描時出現卡紙情況，甚至造成檔案實體破損；檔案上的訂書釘沒有完全剔除，影響掃描的進度；檔案袋封面信息與案卷里面的檔案內容信息不一致，出現檔案袋錯裝的情況等。

檔案圖像掃描質量差。《紙質檔案數字化技術規范》中規定，對檔案進行掃描時，分辨率一般建議選擇等于或者大于100dpi，如果出現文字密集、偏下、清晰度不高等特殊情況，可以適當地提高掃描儀的分辨率。然而檔案掃描人員在具體操作中，普遍存在“一刀切”的情況。

圖像處理不到位。對于掃描圖像偏斜、有污點、排列順序與檔案實體順序不一致等問題，工作人員不予處理或過度處理。

數據掛接不準確。檔案圖像文件的排列順序、內容和數量與檔案原件不一致；檔案的圖像文件與該檔案在數據庫中的目錄掛接不準確等。

數據檢查不規范。部分檔案部門沒有對數字化的成果進行定期或不定期的檢查，未能及時發現檔案數字化過程中的質量問題。

究其原因，部分外包服務商惡性競爭，以低于成本的報價競標，中標后在各環節偷工減料，而檔案工作人員缺乏檔案數字化的知識與經驗，未能有效監管各個流程。因此，筆者建議引入監理來彌補檔案部門監督不力甚至缺位的問題，以期減少數字化過程中的質量隱患，達到數字化項目的預期目標和要求。

2檔案數字化外包監理的引入及其作用

2008年11月，時任國家檔案局局長楊冬權在中央和國家機關檔案整理和數字化會上發表講話，強調：“要做好檔案數字化的全程控制，注意全面的質量檢查，加強數據的全方位質量控制，對全過程進行管理，保證檔案數字化的質量。”[1]檔案數字化過程中引入監理，由監理方代表檔案部門對項目全程進行監督和管理，按照相關標準和事前約定，控制檔案數字化過程各個環節的質量，管理整個項目的進度，對于檔案數字化外包質量的控制具有重要的意義和作用，主要包括三個方面：

（1）預警管理，在問題發生之前進行監管。在實施檔案數字化之前對各種設備進行隨機抽樣檢查，防止因為設備的問題影響項目的進度。此外，監理單位也會對數字化加工人員的業務能力和職業素質進行考核，避免因為人員操作不規范帶來的一系列問題，減少因人員素質問題導致的安全隱患。

（2）規范項目管理，實現對項目的全程控制。監理單位憑借自身的專業技能、工作經驗等對檔案數字化過程各個環節進行全方位把控，達到了對項目數字化方案、工作流程、工作進度等的全面控制，有效減少數字化過程中出現的質量問題。

（3）協調檔案部門與承包商的關系，減少質量紛爭。監理方作為獨立的第三方，能夠站在相對公平的立場上，以更加專業的手法表達檔案部門的想法，提出更加合理規范的意見。這些建議易于被數字化加工方理解和接納，不僅可以提高數字化工作的效率和效益，還可以協調好檔案部門和外包服務商的關系。監理方依據合同要求及時向檔案部門報告外包服務的設施設備、人員儲備、項目實施等方面的狀況[2]，有助于檔案部門及時了解和掌控整個項目進展情況，減少因溝通不暢而導致的沖突，避免造成檔案數字化質量隱患。

因此，針對檔案數字化外包過程中出現的各種問題，筆者建議引入監理，并具體提出基于質量控制的檔案數字化監理策略。

3質量控制目標下的檔案數字化監理策略

質量控制目標下的檔案數字化監理策略是指以控制質量為目標，監理單位對外包公司檔案數字化工作各個環節進行全面監管，嚴抓主要環節，發現其中的問題并分類處理，從而達到檔案數字化項目的目標和質量要求，具體來說，主要包括以下三個方面。

3.1面向全程質量控制的監理

面向全程質量控制的監理主要包括檔案數字化前期、中期及事后的監理。

第一，檔案數字化前期的監理。所謂謀定而后動，檔案數字化前期的準備對后續工作的順利開展影響重大。所以，檔案數字化開展之前監理單位需要對外包服務公司的情況進行核查，主要包括：

（1）外包商資質和能力的審核。考核審查外包商的經濟狀況、信用等級、經營管理水平、人員組織、設備的配置、是否具有從事檔案數字化方面的資格認證、項目經驗以及社會評價等。

（2）人員素質的審核。監理單位需要考核檔案數字化加工人員的職業技能和職業操守，檢查他們是否接受了檔案數字化操作培訓，牢記和掌握了檔案數字化加工的規范和要求。

（3）數字化方案的審核。數字化方案，是整個檔案數字化項目統籌型的文件，指導數字化工作的開展，關系著檔案數字化成果質量的好壞[3]，因此監理單位要嚴格審核數字化方案的原則、步驟、方法、技術等內容，確保它是合理的、優化的、可行的。

第二，檔案數字化過程中的監理。其主要包括隨機檢查和總質檢。

隨機檢查是指監理單位派遣現場監理師，以《紙質檔案數字化技術規范》為依據，結合相關規定隨機對檔案數字化過程中的生產環境及檔案領取、檔案整理、檔案掃描、圖像處理、目錄建庫、數據掛接、信息打印、檔案裝訂等環節進行檢查并記錄。若發現問題，則要求數字化加工方進行整改，并填寫相關記錄。

總質檢是指檔案部門、外包公司、監理單位各派人員對已完成自檢的掃描加工及數據整理成果按規定的比例進行總體質量檢查的工作。總質檢內容中凡有一條不合格，均記作錯誤；抽檢錯誤率/總質檢率≤標準A，作為個案返回整改；抽檢錯誤率/總質檢率>標準A，整個批次全部返回整改。在總質檢過程中，三家單位均應認真填寫總質檢統計表并簽字確認。同時，三家單位應相互對總質檢統計表的結果進行核查，確保總質檢的可靠性。

第三，檔案數字化事后的監理是檔案數字化質量控制的最后一環，主要包括數字化檔案數據備份和用戶反饋的檢查。

（1）數據備份。監理方核查數字化后的檔案信息是否達到備份要求，做到多套備份，異地備份，在線和離線多種方式的備份，從而確保數字化的檔案信息完整、安全，符合檔案數字化質量要求。

（2）用戶反饋。監理方檢查數字化加工單位對于用戶在試用已投入使用的數字化檔案成果后提出的問題是否進行了改進，用戶反饋的問題是否得到了解決等。

3.2關注質量控制點的監理

檔案數字化工程是由一系列相互銜接的環節組成。[4]控制檔案數字化的質量，監理單位需要對各個環節進行監督管理，對于占主導地位的環節，需要監理單位重點監管，對于處于次要位置的環節，僅需要做到一般控制。這種易出現問題需要重點監管的主導環節就是監理質量控制點。結合實踐和理論的分析，筆者總結了檔案數字化過程中的監理質量控制點[5]，結果如表1所示。

3.3基于質量問題分類處理的監理

檔案數字化過程中檢查出的問題分為一般問題和特殊問題，一般問題即工作人員整理的檔案、掃描的圖像等沒有達到標準要求。監理員在抽檢檔案時，若發現一處問題，則要求其整批檔案打回重整。特殊問題即在數字化的過程中未曾遇到的，沒有現成解決方法的問題。在監理過程中，如遇到這類問題可以參考圖1所示的特殊問題處理機制，首先應及時同檔案部門人員、業務人員進行溝通，確定解決方案或者處理建議，如果得出的解決方案或者意見不一致時，則需要監理單位會同項目負責人將問題（以問題處理單的形式）呈報給上級協調組組長。然后上級協調聯系人對匯集的問題進行分類，在一定時間內按問題類型分發給對應的組長（技術組、質檢組、管理組），進行研究解決。收到問題處理單后，相關組長召開專題會議，對問題開會討論并確認最終執行方案，形成書面會議紀要。最后書面會議紀要由上級協調組聯系人及時統一送達項目負責人，便于問題快速有效地解決。

參考文獻

[1]屠躍明，錢毅，李洪.關于檔案數字化質量控制體系的研究[C].第4屆全國檔案工作者年會，中國福建廈門，2014：114-134.

[2]龍曙東.論監理管理在施工現場中的重要性[J].廣東科技，2007（3）：265-266.

[3]王璐穎，軻鑫.檔案數字化的質量和安全保密控制[J].檔案學研究，2011（4）：68-70.

[4]黃偉麗.檔案數字化過程質量控制研究[J].檔案時空，2013（6）：26-28.

[5]周耀林.論檔案數字化工程質量的控制[J].浙江檔案，2015（8）：18-20.

[作者簡介]

蔡明娜，蘇州大學社會學院圖書情報與檔案管理專業2016級碩士研究生，研究方向是檔案學。