再議文件生命周期理論在電子文件時代的適用性

黃新榮 何曉東

[摘要]文章對文件生命周期理論的相關問題進行了進一步探討，提出：電子文件的運動以業務流程為基礎，整個運動過程是單向線性的，無論是實踐中，還是邏輯上都不存在“逆向運動”；電子文件與紙質文件在本質上都是一樣的，即代表業務活動的法定權威，針對個體文件，強調文件運動整體性與階段性統一的文件生命周期理論在電子文件時代依舊適用；在具體的業務活動中，OA系統與檔案管理系統共同支撐著文件生命周期理論的實踐與應用。

[關鍵詞]文件生命周期電子文件文件運動

[分類號]G270

Reconsider the Applicability of Theory of Records Life Cycle in the Era of Electronic Records

Huang Xinrong， He Xiaodong

（School of Public Management of Northwest University， Xian， Shanxi， 710127）

Abstract： This paper discusses the related issues of the theory of records life cycle，and points out that the movement of electronic records is based on the business process.The whole process of motion is unidirectional and linearity， whether it is in practically or logically. Electronic records and paper documents are same in nature， and both of them represent the legal authority of business activities and emphasize the unification of the integrity and stage of the movement of records， so the theory of records life cycle is still applicable in the era of electronic records.In specific business activities， the office automation system and the record management system support the practice and application of the theory of records life cycle together.

Keywords： Records Life Cycle； Electronic Records； Movement of Electronic Records

網絡時代到來，電子文件替代紙質文件成為主要的辦公和信息傳輸形式，以數字形式為主的管理模式成為未來文檔管理的主要趨勢似乎也已經明朗化。美國、澳大利亞等國家均已確立了“國家電子文件管理”的戰略地位，我國上海自貿區依托其政策優勢，也展開了電子文件歸檔和電子檔案“單套制”的管理模式探索[1]。文件生命周期理論是文件運動的基本理論，關于其對電子文件管理適用性的探討依舊存有分歧，而且存在許多曲解文件生命周期理論的言論，這些爭論影響著實踐部門的工作。本人與學生封瑋的文章《電子文件會作“逆向運動”嗎——兼論文件生命周期理論對電子文件的適用性》發表后，屈潔瑩同學發表了《電子文件運動若干問題探討——與黃新榮教授等商榷》，肯定了本人文章中一些基本觀點，同時也指出了其中的不足，讓本人深受啟發。本人與學生在課堂上就有關問題進行了討論，覺得還有必要通過闡釋文件生命周期理論的真正內涵，分析電子文件運動規律與特點，以正確認識文件生命周期理論在電子文件時代的地位與作用。

1電子文件運動及其“逆向運動”與“跳躍運動”

1.1文件運動

文件作為社會實踐活動中具體業務工作的副產品，其作用與價值的發揮依賴于組織機構的業務活動。在描述文件運動時，是否將其與具體的業務活動聯系起來會形成對“文件運動”的兩種完全不同的理解：其一，將文件運動從其具體的業務活動中抽象出來的概念性運動，即文件生命周期理論所描述的“文件運動”，由文件內在的價值變化驅動文件的運動，文件在不同的運動階段呈現出不同的價值表現；其二，將文件運動與具體業務活動聯系來描述的“文件運動”，其典型的觀點如“文件的橫向運動”，即“文件在橫跨兩個先后開展的、不同且又相關的社會實踐活動間所能發生的運動情形?！盵2]

文件運動規律的研究所要揭示的應當是各種文件運動現象所表現出的具有一般性、普遍性的規律，對于文件運動的理解顯然應該從抽象的、概念的層面去思考。如果將文件運動放在具體的社會實踐或業務活動中去闡述，以文檔管理與應用中的實例揭示文件運動內涵，很容易將其限定在具體的活動范圍之內而使其缺乏普遍的適用性與解釋力，因此，對于“文件運動”的內涵應該從其內在價值變化規律性的角度去理解。

1.2電子文件“逆向運動”與“跳躍運動”的思考

國內大部分學者持有文件生命周期理論在電子文件時代不再適用的觀點，其基本論據都是基于電子文件與紙質文件的特性不同，而其中最重要的兩個觀點，一是電子文件存在“逆向運動”，二是電子文件存在“跳躍運動”，顛覆了文件生命周期理論所描述的線性運動。然而，電子文件存在“逆向運動”與“跳躍運動”的論斷是否真的能站得住腳呢？

（1）基于實踐的思考。根據文件生命周期理論所劃分的文件管理環節，電子文件將在業務系統、電子文件管理系統、電子檔案管理系統中依次流轉[3]。在實際活動中，由于電子文件的可復制性，往往多點保存，即業務部門在將電子文件歸檔之后，依舊保存著電子文件的復件，因此在其產生利用該電子文件的需求時，可以直接在業務系統中獲取并利用該電子文件，但該電子文件的業務流程并沒有發生變化，業務部門利用該電子文件，要么是以該文件中的內容作為處理事務的參考，要么是在該文件的基礎上形成一份新的電子文件，發起一個新的電子文件業務流程，如圖1所示。

在日常工作中，由于前一份電子文件對業務部門產生的作用與價值而致使這一電子文件利用過程往往被誤認為是其“逆向運動”。事實上，前一份電子文件完成歸檔流程，即意味著文件的控制權、管理權向檔案管理部門移交[4]。歸檔之后，業務部門再次利用該電子文件，要么是屬于檔案利用行為，電子文件發揮其參考、憑證價值；要么是在新的實踐活動或業務活動中，由業務活動賦予新的職能或價值而開始一個新的業務流程，形成新的電子文件運動過程，即使兩個業務活動的內容、流程完全一樣，但由于時間的原因，這兩個業務活動也是兩個完整而獨立的過程。其前后所產生的兩份電子文件所反映的是兩個過程，不能因為后一份文件使用了前一份文件的內容就論斷電子文件存在“逆向運動”。

電子文件存在信息易更改性、信息與特定載體的可分離性等特性，在電子文件的管理中，要求進行全程管理與前端控制以保證電子文件的連續性與真實性，對于重要的電子文件會采取提前歸檔、備份等措施。對于將原本處于文件管理流程后端的歸檔行為提前到文件管理前端的做法，并不意味著電子文件運動發生“跳躍”，電子文件的運動階段并不等同于電子文件管理階段，提前歸檔僅僅是管理形式上的提前，其目的是為了保證有重要價值的電子文件不會因其他因素而導致丟失，但提前歸檔并沒有改變電子文件運動，因為電子文件運動是由電子文件內在的價值驅動的，而非由具體的保管形式、管理環節決定。

（2）基于邏輯的思考。電子文件的產生和紙質文件一樣，是由其所反映的具體的業務活動所決定的。作為業務工作的副產品，它記錄了業務過程和活動經歷，其內在的價值亦是由業務流程決定，業務流程的改變必然引起電子文件內在價值的變化，進而影響電子文件的運動。業務流程實質上決定了電子文件內在價值變化的邏輯狀況，而其價值變化呈現在電子文件運動中即運動的階段性。因此，業務流程是電子文件運動的基礎。

在具體的業務工作中，業務的流程是不可逆的，已經完成的工作不可能重來，記錄工作活動的文件也無法撤銷[5]。而由業務流程所決定的電子文件，作為一種法定權威的代表，必然和業務流程一樣，都要向前運動，而不會發生所謂的“逆向運動”。

1.3電子文件運動過程與電子文件管理過程的區分

如前文所述，電子文件的運動階段并不等同于電子文件管理階段。對于這兩個概念的混淆往往導致人們將電子文件管理中具體管理過程或階段當作客觀的電子文件運動進行分析與研究。盡管電子文件運動與電子文件管理階段存在著一定程度的聯系，但二者的區別是明確且顯著的。電子文件的運動是由其內在的價值變化而導致的客觀運動[6]，其運動階段反映的是其不同的內在價值；而電子文件管理過程所反映的，或者說處理的是電子文件的保管、安全性、連續性等問題。電子文件的運動不會因電子文件管理階段的變化而改變，相反，理想的電子文件管理模式下，電子文件管理階段的劃分應遵循電子文件運動的規律，以保證電子文件管理的合理性。

2對文件生命周期理論內容的理解

2.1文件生命周期理論針對個體文件的運動

文件生命周期理論所描述的文件運動過程呈現出單向線性運動，其揭示的是個體（單份）文件從產生到永久歸檔保存或銷毀這一完整的運動過程，考量的是個體文件在時間軸上運動變化的特點。對于一系列文件所構成的整體文件的運動規律及文件間的相互聯系等并不屬于文件生命周期理論所揭示的內容范圍。對于文件價值與其形成者、形成活動、保管過程之間的有機聯系，以及這些要素在時空變化過程中的多維聯系的揭示是由文件連續體理論完成的。文件連續體理論關注的是文件之間的有機聯系以及作為整體的系列文件的價值，而文件生命周期理論關注的是個體文件的運動過程。兩者之間有很大的差異，各自站在不同的層面審視文件的運動過程及其價值的實現。

概念層面的個體文件的運動，具體到實際工作中，則與業務活動緊密相連，由一個個業務活動產生了一份份文件，因而文件生命周期理論所描述的文件運動對于業務活動的依賴使得文件生命周期理論具有很強的應用理論色彩。

2.2文件生命周期理論強調整體性與階段性的統一

整體性指文件（狹義）與檔案是一體的，兩者的運動過程是連續的，檔案由文件轉化而來，二者共同構成了文件（廣義的文件，即大文件）的外延，從文件（狹義）形成到其歸檔保管或銷毀是一個完整的線性過程，如同生命的歷程一樣。而對于文檔的管理應建立在“大文件”觀的基礎上，將文件（狹義）與檔案的管理結合在一起，對其整個運動過程進行全程管理。階段性指文件的整個運動過程可以根據其內在價值劃分為若干個階段，如同人的一生可以劃分為青年、中年、老年一樣，其在管理過程中的具體階段劃分因劃分標準不同而有所區別，如同對人的成熟與否的劃分既可以年齡為標準，也可以心理成熟度為標準。對文件運動過程進行階段劃分的目的是方便管理，提高管理效率，因此階段劃分的不同可能影響具體的管理流程，但對于文件生命周期理論的指導作用而言并無大的影響與阻礙。

然而在實際的文檔管理工作中，強調整體性與階段性相統一的文件生命周期理論因與實際工作緊密聯系，在不同階段由不同機構進行管理，而不同的機構之間權責關系、職權界限并不足夠清晰明確，在這樣的背景下，文件生命周期理論中有關整體性的論述在實際工作中逐漸被忽略，而表現出強調階段性與管理方式、管理機構相對應的狀態[7]。

3文件生命周期對電子文件的適用性

3.1電子文件與紙質文件并無本質區別

在電子文件時代，由于電子文件在業務系統、電子文件管理系統和電子檔案管理系統中多點保存現象的存在，以及電子文件管理對于系統的依賴性（各個系統有集成、一體化的趨向），部分學者認為文件生命周期理論在電子文件時代需要修正以適應電子文件運動及電子文件管理。事實上，電子文件與紙質文件并沒有本質區別，二者都是業務活動的記錄，都代表了業務活動的法定權威，為業務活動提供憑證，電子文件的運動也和紙質文件一樣是線性的、一維的。作為文件運動規律的抽象表述，文件生命周期理論有關整體性與階段性，以及價值形態與服務對象的對應關系依舊適用于電子文件運動。

我們應當明白，電子文件與紙質文件的關系并非二元對立的，在業務工作中，二者共同支撐著業務活動的開展。過多地強調其形式上的不同，將局限我們對于電子文件及其運動的理解。

3.2電子文件的生命周期和電子文件管理系統的生命周期不同

國際檔案理事會電子委員會在1997年制定的《電子文件管理指南》中將電子文件的生命周期劃分為概念設計、創建運行和維護三個階段[8]。其對于電子文件運動階段的劃分不再著眼于文件本身，而是電子文件管理系統；其劃分依據不再是電子文件內在價值形態的變化，而是電子文件管理活動的先后流程。這種劃分方法顯然混淆了電子文件的生命周期與電子文件管理系統的生命周期，但由于電子文件對于業務系統、電子文件管理系統的依賴性，使得在描述電子文件及其運動時，很難將二者割裂開來，從這個角度而言，將電子文件管理系統的生命周期劃分為概念設計階段、創建運行階段、維護階段是可以理解的。

3.3 OA系統與檔案管理系統共同支撐文件生命周期理論的實踐

在實際工作中，產生和管理電子文件的系統往往是由多個前后有關聯的系統構成的，如電子文件在業務系統（如OA系統）中形成、辦理，業務完成后的電子文件交由電子文件管理系統或電子檔案管理系統管理（不同的研究者理解不同，有的認為電子文件管理系統涵蓋了電子檔案管理系統，有的認為是不同的系統），二者各有其功能。業務系統的構建主要基于業務流程，電子文件在業務系統中產生、保存，在不同的部門之間流轉以發揮其基于業務活動本身而產生的價值與作用；在經歷歸檔流程之后，電子文件的控制權與管理權由檔案部門擁有，在檔案管理系統中的電子文件發揮的主要作用與價值不再是對其形成的業務活動或業務部門的支撐作用，而是記錄憑證和參考查詢作用?？梢哉f，業務系統與檔案管理系統共同支撐著文件生命周期理論在實際工作中的實踐。

3.4文件生命周期理論是解決電子文件時期多點保存的基礎

文件在處理完畢之后，由于系統能力的擴展，依然可以保存在OA系統中，但是從文件生命周期的角度來看，它已經完成了現行期的工作。以前在紙質文件時期，往往文件只有一份，歸檔后，業務部門就沒有該文件了。在電子文件時期，即使OA系統中的文件已經歸檔，但在OA系統中，還可以保存一份該文件（可以看作是復本），業務人員可以方便地在OA系統中查詢該文件。但從文件生命周期的角度來講，該項業務已經完成，記錄和反映該項業務活動的文件也應該歸檔，歸檔代表著管理文件管理權的轉移、也代表著對記錄和反映該項業務活動的文件的“固化”的過程，只有通過歸檔，才使得相關文件具有憑證價值。另外，OA系統和電子文件管理系統代表了兩種不同價值取向的管理，OA系統的目的是滿足業務的需要，公文的流轉是在業務活動支撐下形成的一個記錄副產品。既使保存文件，也是為了開展業務的需要，由于系統的能力，可以保存幾年甚至幾十年的業務記錄，方便業務人員查詢。但是隨著業務系統的運行，業務系統產生的相關記錄越來越多，系統運行會越來越慢，為了提高系統響應速度，業務系統會以某個時間節點為基準，把這個時間節點以前形成的所有業務記錄剝離出系統，這就是脫機備份，需要注意的是，它是以時間節點為判斷基礎的，這個時間節點以前，無論文件重要與否，都要脫機備份起來。而電子文件管理系統則不同，OA系統中的文件向電子文件管理系統歸檔后，即代表著文件管理權的轉移，代表著文件已經進入下一個生命周期階段，這個階段的文件保存，和OA業務系統中的文件保存，有著明顯的區別，OA系統顯然不能取代電子文件管理系統。首先，電子文件管理系統不是將業務系統中所有的文件全部保存，它只保存那些重要的、有價值的文件。其次，電子文件管理系統不僅保存一份業務文件，而且保存了相關的背景信息（如審批信息、簽署信息、流轉過程信息等）。第三，電子文件管理系統不保存業務活動中許多溝通的細節，只保存最終的結果（最終版本）。第四，電子文件管理系統中的保存理念，體現了檔案的價值觀，即有些文件越老越有價值。

因此，文件生命周期理論很好地完成了OA系統不能替代電子文件管理系統的理論解釋。在電子文件時期，文件生命周期理論依然具有非常重要的指導作用。

參考文獻

[1][3]錢毅.電子文件“單套制”管理相關概念的辨析與思考[J].檔案學通訊，2017（4）：8-13.

[2]吳品才.論文件橫向運動發生的范圍[J].檔案學研究， 2006（4）：7-11.

[4]黃新榮，王曉杰，龐文琪.網絡時代電子文件歸檔方式研究——兼論邏輯歸檔的可行性[J].檔案學通訊，2014（5）：49-53.

[5]黃新榮，封瑋.電子文件會作“逆向運動”嗎——兼論文件生命周期理論對電子文件的適用性[J].檔案與建設，2015（11）：18-21.

[6]屈潔瑩.電子文件運動若干問題探討——與黃新榮教授等商榷[J].檔案與建設，2017（7）：4-7.

[7]李麗潔.階段性管理在電子文件時代的涅槃[J].檔案與建設，2014（3）：11-14.

[8]International Council on Archives.Study 8：Guide for Managing Electronic Records From anArchival Perspective，1997.

[作者簡介]

黃新榮，西北大學公共管理學院公共信息資源管理系副教授，研究方向是檔案管理、電子文件管理。

何曉東，西北大學公共管理學院2017級圖書館學專業研究生，研究方向是電子文件管理、數字圖書館。