淺析電子檔案與紙質檔案的有機結合

楊春焱

摘要：在當今社會逐漸發展的現在，各種信息化軟件逐漸被開發出來，信息變得更加快距離運輸。在信息傳送的現代化社會中，基本是以兩種形式來進行信息統計。一種是紙質檔案管理，另一種是電子檔案管理。這兩種信息管理都可以真實的反映出信息的記錄。兩者都有自己獨自的優勢，在當前社會信息不斷發展的今天，更多的人會將紙質檔案管理和電子檔案管理相融合來對信息進行處理，從而為企業或者單位進行相關的信息記錄。本文主要針對現在的電子檔案和紙質檔案在管理上的區別，并提出如何在一定狀態下，將這兩種檔案信息進行融合管理。以供參考。

關鍵詞：紙質檔案;電子檔案;檔案管理;融合

引言 ：隨著現在社會科技的不斷發展，各種信息技術不斷的發展，現在很多事業單位都會進行檔案的管理，一個檔案的管理是一個企業或者是單位最最要的核心部分，因此對檔案的管理要采用認真，仔細的態度進行對待，現在生活中，一般的事業單位或者企業大都是采用紙質檔案管理和電子檔案管理，但是隨著時代的變遷，這兩種檔案管理方式在進行不斷的融合，他們的有機融合，必將是事業單位和企業單位的一個大的飛躍。

一、紙質檔案管理

一般來說，紙質檔案室將紙張作為信息記載的一種檔案形式。在事業單位中，一般是作為公文的圖紙，賬目管理，工作記錄，會議記錄等。但紙質檔案不易保持，容易被損壞，保密性也不是很好，因此有關的事業領導或者是企業領導要對紙質檔案管理工作以重視和認真的態度面對。

二、電子檔案管理

隨著社會科技的不斷發展，各種新型的檔案管理軟件也逐漸被開發出來，這就形成了——電子檔案。其主要的特點是將相關的信息輸入電腦中進行有關的記錄，通過計算機儲存的方式來進行管理，電子檔案收集的材料比較完整。現在一般采用的儲存的方式大都是以U盤、磁帶、光盤的形式進行儲存。在現在的云計算機時期，對電子檔案的管理一般是以網絡儲存形式，可以進行遠距離的信息傳輸功能。

三、電子檔案與紙質檔案相比的優勢

對于現在的互聯網技術不斷發展，在進行檔案管理中，電子檔案對檔案信息容納量比較大，沒有儲存空間的限制，電子容量大，并且方便攜帶。與此同時，電子檔案室由計算機處理的，因此對于檔案的分類，立卷工作就很高效，準確了。這就提高了利用的效率。同時實現遠距離傳輸的任務。從另一方面來說，電子檔案比較容易保存，具有很好的復用性質。

四、紙質檔案與電子檔案相比的優勢

一般的事業單位或者是企業管理中，在進行檔案處理時比較強調原始數據的完整性。保證原始的內容，確保其價值，并且檔案數據一旦得形成，信息不容易更改，相比較而言，電子檔案比較容易更改，同時，紙質檔案比較方便閱讀，并且其中的檔案數據也比較穩定。而且，在單位領導進行審核簽字的時候比較不容易更改，具有真實性較強，形成具有法律的證據。

五、檔案工作者應具備的能力

電子檔案的管理環節，應在紙質檔案管理環節的基礎上，增強電子文件形成的參與和電子檔案長期保存，兩者根本的區別是電子檔案管理的各個環節技術含量高。電子檔案管理，實質是一項系統技術工作。所以，要求電子檔案管理人員必須具備檔案管理基礎知識、計算機應用等方面知識，還要具備一定的外語能力。但對于廣大來說電子檔案首先需要思考和明確以下問題：

（一）電子文件歸檔不同于紙質文件歸檔

因為電子文件是數字化的，儲存在計算機外儲存器上，傳遞在計算機網絡上，它的歸檔是屬于無紙形式，是在一定的技術環境下進行的，需要采取一系列技術保障措施，才能使歸檔的電子文件具有紙質檔案的功能。它的歸檔程序、歸檔的組織領導、歸檔時間、歸檔范圍、歸檔份數、歸檔要求、歸檔方法、歸檔鑒定等都與紙質文件歸檔有區別。

（二）保管電子檔案與保管紙質檔案的區別

對于紙質檔案，人們是在防蟲、防霉、修裱和加固、字跡恢復等方面下功夫。而電子檔案，則需要依據其軟硬件平臺變更，在確保電子檔案長期處于可用性、可存取性、可理解性上采取下述三種方法：一是把屬于一般性的電子文件，轉換成各種平臺上都能適用的文本文件格式，以不變應萬變，消除由于技術進步所帶來的影響：二是可以將電子文件建立在多種不同的數據庫平臺上;三是開發相應的轉換軟件，當我們所應用的技術與所保存的電子檔案在技術條件上的一致性發生變化時，就對所存的電子檔案進行相應的轉換，使其始終保持同新技術的兼營性。

（三）電子檔案利用與紙質檔案利用的區別

電子檔案的利用一般有直接利用、提供拷貝、通過網絡傳輸等三種方法，由于提供利用的方式和所依賴的技術的多樣化，導致它的利用遠比紙質檔案復雜。因此，加強電子檔案的利用管理顯得更加重要，廣大檔案工作者應從建立各個工作環節相對應的措施、辦法、規程、規范入手，特別是加強安全、保密方面的管理，并在工作中嚴格執行，有效監督，必要時可以通過行政手段或技術手段來實現。

（四）電子文件、電子檔案真實性的維護

真實性是電子文件管理者面臨的現實問題。電子文件與非電子文件之間最根本的區別是，前者是通過不斷地刷新和定期遷移來保證其真實可靠，而后者則是通過保證它他們的事務處理中被產生，接受和歸檔時的原格式的狀態來保證其真實性。不管它的形勢如何變化，我們要從技術上其他方面采取各種措施，確保它的原始性。

（五）電子檔案的保存、維護

保證電子檔案載體物理上的安全，這是使其能夠通過電子計算機的軟、硬件平臺，完整、準確并以人們可以理解的形式輸出的前提。

（六）紙質檔案與電子檔案管理應融合

隨著現在國家科技水平的不斷發展，各行各業也在進行不斷的發展，這就對有關的檔案管理必須進行細致性的管理，現在的電子檔案相對于紙質檔案管理中具有的優勢比較強，但是紙質檔案的管理的真實性是電子檔案無法比較的。因此，對于這兩種檔案管理方式，需要根據具體的情況進行具體的使用。在相關的企業中，可以將兩者有效結合，一方面反映真實的檔案依據;另一方面，延續電子檔案的優點。在現在科技的不斷發展中，紙質檔案和電子檔案的管理應該相互融合，互相利用，從而給自身帶來巨大的利益。