淺談學校檔案管理

劉玲玲

摘 要 檔案是學校工作和教育教學活動的真實記錄和歷史反映，學校各部門在教育教學及其它各項工作中形成的各類檔案，應由學校檔案室集中統一管理。加強學校檔案的科學管理，逐步實現檔案管理工作的標準化、規范化、科學化和制度化。

關鍵詞 檔案管理 學校管理

中圖分類號：G463文獻標識碼：A

學校檔案室是學校的內設機構，由學校行政校長分管，日常工作由校長辦公室、教務處具體領導。檔案室負責統一管理全校的黨群類、行政類、教育教學類、基建類、聲象類、設備類、榮譽實物類的所有檔案。

通常我們所說的學校檔案是指法人、其他組織以及個人從事教育教學及其有關的學校建設、財務等活動直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。加強學校檔案的科學管理，是適應學校教育改革和發展的需要，也是學校常規管理的重要內容。

1學校檔案工作的基本原則

學校檔案管理應實行“三納入”、“三同步”原則：即納入學校整體發展規劃和工作計劃、納入學校管理制度、納入有關人員職責范圍。學校布置工作與提出相關文件資料的歸檔同步、檢查工作與檢查相關檔案資料同步、總結工作與相關檔案資料歸檔同步。建立、完善學校檔案信息庫，并納入校園網統一管理和開發利用。

2檔案的收集

要按照國家、政府及教育行政部門的有著規定，把學校、各部門和師生每個人手中分散的有關教育、教學、科研、人事、行政、財務、經營等方面的文件材料及各種資料，經過挑選，集中于學檔案室統一管理。任何部門和個人都不得私自保存、占有、銷毀和帶走應歸檔的材料。

檔案的收集必須依法按章。要求學校的全體師生員工都要明了檔案懼和管理目的和意義，樹立檔案工作人人有責的觀念，增強檔案意識，明確工作性檔案資料與個人的學術、科技等具有知識產權的資料的區別。管理部門不應把屬于具有個人知識產權范圍的資料強行收集（個人自愿貢獻的另當別論），個人也不能把應當歸檔的工作資料占為已有而拒不歸檔。

檔案的收集必須建立必要的機制，對收集的范圍、對象、時限等有明確的要求，建立必要的工作制度和考核制度。

由于學校的工作條線多，歸檔資料牽涉的面也廣，檔案資料的收集要建立必要的組織網絡，有關條線和各個層面都應有相關的節點，每個節點都要有具體的責任人。

3檔案的整理

檔案的整理，是指把零散的和需要進一步條理化的檔案資料，進行基本的分類的、組合和編目，使其系統化、科學化。有利于檔案的保管和使用。

3.1規范分類

目前我們基礎教育范圍的學校檔案。由于以校為本自主發展的步伐加快，教育教學改革的不斷發展，改革實踐中形成的資料也必然會超出文件規定的分類范圍。因此，在改革實踐與時俱進的新時期，相關的檔案資料分類規則也必然不斷發展，各單位應該尊重這一現實，積極探索，同時又必須及時與上一級檔案管理部門聯系，爭取指導，服從整體調控，不各行其是。

3.2保持結構完整性

學校檔案的整理，要按照教育、教學、科研、人事、行政、財務和經營管理活動過程中所形成的檔案資料自身規律，保持其結構的完整性。

3.3保持整體系統性

學校檔案的整理，還要按照學校檔案的來源、時間、內容和性質等條件，保持其歷史聯系，保持其整體的系統性。

4檔案的立卷

為有利于學校立卷部門做好平時歸卷工作，提高立卷質量，方便歸檔前的查找利用，推行預立卷制度。學校各有關部門兼職檔案員應按預立卷類目進行材料的及時收集、積累，并定期進行整理。學校檔案室要隨時了解、督促、檢查、指導兼職檔案員做好預立卷工作。組卷必須遵循文件材料形成的規律，保持其相互之間的有機聯系，便利于查考和利用。

5檔案的保管

為了檔案的完整和安全，工作的方便，一般應實行“三室分開”，即檔案庫房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開，至少要做到檔案庫房獨立。建立檔案管理的常規工作制度。如收集、整理、分類、立卷、借閱、鑒定、剔除、銷毀等制度。建立相應的工作資料。凡不符合要求的，必須重新整理合格才能歸檔。按規定做好分類編號工作。實行計算機輔助檔案管理的，應將目錄輸入計算機，建立信息庫，實現檢索、統計的機上操作。按照檔案順序號，依次排列上架。

要定期全面檢查，并做好檢查記錄，發現問題要及時采取補救措施，并報告分管領導，確保檔案安全。對到期的檔案提出銷毀或延長保管期的意見，并經學校領導批準。銷毀檔案時必須有兩人監銷，并在銷毀清單上簽字。認真做好統計工作。

6檔案的開發和利用

6.1信息開發

學校要組織專業人員利用教育教學檔案編輯各種形式的教育教學參考資料和匯編，如教育教學經驗匯編、優秀教案匯編、優秀課件匯編、優秀試題匯編等，為教育教學提供信息服務。檔案室要注意收集教育教學檔案的利用事例，并將典型事例匯編成冊，鼓勵和推動利用檔案為教育教學改革服務。

6.2提供利用

學校檔案室按借閱制度規定，辦理檔案的出借、查閱手續，并做好借閱記錄，對借出檔案，應定期催還，發現損壞或丟失，應寫出書面報告，報校領導;學校根據情節輕重，對責任人給予必要的教育和處理。另外，檔案室應提供檢索工具，指導利用者查找檔案，并解答利用者各種有關問題。

檔案的最終目的是利用，是為滿足利用者的需求，就要通過各種方式向他們提供檔案材料，或進行咨詢服務。如學生的學籍檔案對招生、招工、分配、征兵等用人單位的外調，提供出有益的和高效率的服務，使學生走上新的工作崗位之前，用人單位就已掌握其在校的基本情況和特長，有利于做到人盡其用，各盡其才。

檔案工作是一項很平凡的工作，但看似平凡，卻是學校一項非常重要的基礎建設。檔案不僅保存著學校歷程的記憶和學校辦學成就的輝煌，而且，也承擔著為學校前進發展、規范管理、教育教學的推進提供保障和支撐的艱巨任務。