電子檔案管理系統解決方案及其關鍵技術實現

王云輝

摘 要：市場上的產品和人們生活中應用的工具越來越多都顯現出了電子化的功能，這是現代計算機技術發展的結果，是滿足人們需要的結果。而在企業國家檔案管理中，也逐漸的應用了電子化技術，代替了原本的紙質管理辦法，將資料以聲音、視頻、圖片、文字等形式進行云保存，使得減少了企業檔案管理所需的空間還有效的進行了管理。但是在信息量劇增的今天，電子檔案的管理模式還存在一些問題，電子檔案的管理系統還不完善，工作中依然會出現麻煩，這和電子檔案管理中的技術運用也分不開，所以，本文針對電子檔案管理系統解決方案和其技術進行以下分析。

關鍵詞：電子檔案；管理系統；關鍵技術

現代化的技術層出不窮，這是一個快速發展的時代，這是一個需要進行改革創新的時代，這是一個技術頻出應用的時代。計算機技術的發展在電子檔案管理中起著不小的作用，是企業管理部門加強工作質量的方法，促進效率和效益的現代化電子檔案的管理手段。但是要讓其發揮真正的作用，必須確保檔案信息的真實性，信息錄入的正確性和及時性，管理的科學性，這就需要加強電子檔案管理系統建設，對于出現的問題要有合適的解決方案，在其信息化技術上，要做到真正掌握并應用，這樣才能有助于企業和國家有效的進行電子檔案的管理。

1 電子檔案管理系統研究的背景

電子檔案的管理系統的研究越來越受到人們的重視，信息化高速發展的同時也給我們提出了新的要求，在電子檔案管理中，利用信息化技術進行對資料的整理、保存、查閱已經不是新鮮事，但是如何進行高效的管理，形成一個成熟的運行系統，這是電子檔案管理中的問題。與傳統電子管理相比較，現在的電子檔案管理有著無法比擬的先進性，而且傳統檔案的管理方式正在減少，企業和國家逐漸都使用了電子檔案進行管理，但是信息的巨大化和工作的快節奏給電子檔案的管理系統帶來了很大難題，這是對這個時代的人們提出的挑戰。只有進行完善與創新才能力求突破，實現我國的高效信息管理，加快人們管理工作。因此，對于電子檔案的管理系統的研究，企業和政府方面也對其重視和支持，這也是時代發展的必要。

2 現階段電子檔案管理軟件中存在的問題

現存的軟件大多還是應用于對傳統紙質檔案的管理，和計算機技術應用進行輔助的管理，對于電子檔案不同于傳統檔案的差異性，沒有創新檔案管理方法，而電子檔案管理系統在工作流程和使用功能上都應該有一定的變化。

很多軟件主要是針對某一種檔案的管理，而電子檔案是多種多樣的，軟件的使用無法滿足多樣化電子檔案的管理。而且軟件在對電子檔案進行歸檔時，忽略了與之相關的附加文件的歸檔，影響檔案使用的有效性。

諸多軟件在設計過程中更加注重的是電子檔案的歸檔工作，而在歸檔后檔案的安全性設置上面有一定的缺陷。而軟件的使用功能比較單一，軟件的開發技術比較落后，無法順應電子檔案內容和類型不斷更新的新形勢。

3 電子文件檔案管理系統

3.1 電子文件檔案管理系統的基本要求

自動化產生而成的電子檔案是檔案管理工作中的重點也是難點，與紙質檔案的管理也有一定的區別。對于電子化檔案的管理主要包括幾個方面的內容：首先是檔案的收集，自動化而成的電子檔案是產生于工作中，由于人員的分散性增加了檔案收集的難度，要保證檔案的完整性難度更大，因此在收集過程中也需要運用合理的方法；其次是檔案的整理，電子化檔案整理的首要目標就是保證檔案的準確性，在進行整理時，盡量按照檔案的原件進行整理。

3.2 電子文件檔案管理系統業務流程設計

收集模塊。電子文件檔案管理系統的首要環節就是電子檔案的收集，該模塊的主要流程是：各部門的工作人員在日常工作中產生的文件按照各部門的要求進行歸檔，各部門的工作人員運用系統中的收集器開展收集工作。

鑒定模塊。電子檔案的鑒定主要是檔案管理人員對相關檔案的管理期等內容進行修改，并且發表鑒定意見，同時對已滿管理期限的電子檔案歸入銷毀清冊中。首先是對已歸檔電子檔案的瀏覽對其使用價值進行判斷，其次對符合要求的電子檔案進行屬性判斷，最后則是形成預立卷電子檔案。

整理模塊。電子檔案整理工作的對象是經過鑒定的預立卷電子檔案，對其整理可以按照一定的方式進行歸類，例如檔案的管理年限，檔案的年度等。將電子檔案按照一定的方式整理完整后就將其錄入電子檔案的目錄表，然后通過目錄表可以對歸檔的電子檔案進行查詢。

4 技術分析

在電子檔案管理系統建立和完善中，必不可少的要應用現代技術，而這些技術是運營電子檔案管理系統的關鍵。這其中主要涉及的關鍵技術為NET、XML、Web Services等。而其關鍵技術應該具有以下功能。

4.1 統一用戶登錄入口

電子檔案管理系統應用關鍵技術應該做到實現登錄入口的統一，并且在用戶登錄后。依據其職能分類提供其相應操作的可能性。這是系統運行的初始點。

4.2 有效分配權限

電子檔案管理系統應用關鍵技術應該做到根據不同人的職責分配不同人的權限，有的用戶要控制使用等等，使其功能完善并且合理化。

4.3 集中數據存儲

應用關鍵技術中，應該做到數據集中儲存，通過對資料的整理和分類，系統能有效對其進行掃描封存處理，在過程中，還要注重加密過程，實現云保存。

4.4 檢索和統計

關鍵技術的應用對于檢索和統計有著極大的作用，確保檢索和查詢時系統能夠做到單一詞匯和組合詞匯都能出現結果，這些關鍵字的輸入，使其系統進入相應的搜索功能，而關鍵技術對其統計和分析，最終智能化的以word、excel等形式呈現結果。

4.5 保障數據安全

技術的運用還有最重要一層的意義，那就是保障企業的電子檔案中資料的安全，減少數據損毀、丟失、文字錯誤等等現象發生的可能性，保證數據的安全才是技術應用的價值體現。

5 總結

計算機技術應用在電子檔案管理系統中是時代發展的需要，是企業發展的需要，也是專業管理人員的需要，為其電子檔案管理工作帶來了便利和經濟效益。電子檔案管理工作中的信息資料，具有復雜性、多類性，通過科學有效的手段進行保護是管理人員的基本職責，因此，計算機技術的應用，為其實現高效管理提供了可能，對于信息的加工和處理產生了實際效益。電子檔案管理系統的設計也同樣重要，這是實現完美運行的基礎，最重要的是保證其科學性、設計的合理性。如此，最終實現電子檔案管理系統的正常運行和工作，使人們工作簡單化又輕松，而且還保證工作效率和質量。所以，電子檔案管理系統的建立與完善在企業和國家檔案管理中尤為重要。

參考文獻

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