新形勢(shì)下對(duì)高校檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

邵海燕

【摘要】日常工作中，檔案管理受傳統(tǒng)的管理體制約束造成無法一下適應(yīng)目前檔案繁瑣、精進(jìn)的信息匹配，而檔案管理又是促進(jìn)高校改革發(fā)展的必要依據(jù)。筆者通過日常工作發(fā)現(xiàn)高校檔案管理工作的幾點(diǎn)問題，希望激勵(lì)自己在工作中能更全面探尋一條適合目前現(xiàn)代高校檔案管理工作的道路。

【關(guān)鍵詞】高校;檔案管理;創(chuàng)新發(fā)展;文化育人

高校教育事業(yè)的發(fā)展并不是一帆風(fēng)順的，檔案記錄中既有經(jīng)驗(yàn)也有教訓(xùn)。無論是經(jīng)驗(yàn)還是教訓(xùn)，對(duì)一個(gè)學(xué)校來說都具有非常重要的作用，把檔案作為重要依據(jù)，實(shí)事求是地看待學(xué)校面臨的問題與所處形式，才能做出合理的判斷和決策，真正摸索出一條適合自己學(xué)校的特色之路。

一、做好高校基層檔案的材料收集工作

對(duì)于高校來說，檔案源于教務(wù)、科研等職能部門，檔案收集和整理要嚴(yán)格遵循工作特點(diǎn)及規(guī)律，負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的收集、整理，實(shí)現(xiàn)部門立卷。針對(duì)教學(xué)檔案的建設(shè)，要堅(jiān)持完整、真實(shí)的原則，制定教學(xué)檔案歸檔范圍。在實(shí)踐中，要嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，明確教學(xué)方案歸檔范圍，提高教學(xué)檔案效果。在具體內(nèi)容與要求下，能夠在原有基礎(chǔ)之上提高檔案質(zhì)量和效率，從而確保檔案完整、真實(shí)。

檔案材料能否收集齊全、完整、準(zhǔn)確，移交工作起著主導(dǎo)作用。檔案材料進(jìn)行交接，可以依據(jù)本單位制定的各部門歸檔范圍及保管期限表的內(nèi)容進(jìn)行逐一核對(duì)，其中特別注意的是對(duì)主要職能部門的材料進(jìn)行重點(diǎn)檢查。對(duì)檔案工作者來說，要熟悉掌握各部門常規(guī)的歸檔材料，只有這樣才能對(duì)多年未歸的材料了如指掌，才有可能去落實(shí)清楚及備注說明。其次，檔案工作者要學(xué)會(huì)總結(jié)材料規(guī)律，準(zhǔn)確把握材料內(nèi)部的有機(jī)聯(lián)系。而隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷進(jìn)步帶來檔案的周期變短，更新加快的情況，也對(duì)我們檔案工作者的專業(yè)水平、計(jì)算機(jī)操作能力和綜合素質(zhì)提出了更高的要求。我們要及時(shí)改變工作理念，加快工作步伐，能在平時(shí)處理完畢的事情，盡量做到日日清。而對(duì)于學(xué)校提供的繼續(xù)教育培訓(xùn)機(jī)會(huì)，檔案工作人員要積極參與，才能熟練掌握檔案業(yè)務(wù)，從而在檔案收集工作中，化“被動(dòng)”為“主動(dòng)”，收集到符合客觀事實(shí)、邏輯連續(xù)強(qiáng)、系統(tǒng)實(shí)用的檔案材料。除此之外，還要增加教學(xué)檔案收集渠道，拓展新渠道，做到經(jīng)常性與集中性結(jié)合，最大限度上避免檔案收集出現(xiàn)問題。尤其是信息時(shí)代下，計(jì)算機(jī)、傳媒技術(shù)在高校各項(xiàng)工作中得到了廣泛應(yīng)用，也為檔案收集帶來了更多機(jī)遇。在具體工作中，管理人員要沿襲傳統(tǒng)收集方式的同時(shí)，積極應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，加強(qiáng)新型文件的收集，豐富檔案存儲(chǔ)形式，從而為高校教學(xué)改革的發(fā)展提供更多支持。

二、積極推進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè)和檔案服務(wù)數(shù)字化

首先，對(duì)存量檔案進(jìn)行數(shù)字化。檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是信息化條件下有效利用館藏檔案信息的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。按照檔案的重要程度及檔案利用頻率的高低來開展檔案數(shù)字化工作。通過掃描錄入等工作，完成歷屆畢業(yè)生照片的掃描錄入工作，建立相關(guān)的專題數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)借助社會(huì)市場(chǎng)力量，將文書檔案、學(xué)籍檔案、基建檔案等利用率高的檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)全文檢索。其次，加強(qiáng)與各相關(guān)部門的聯(lián)系與溝通，促使新形成的檔案信息資源成為通用的數(shù)據(jù)資源，以方便直接對(duì)接我校的檔案管理系統(tǒng)。最后，全面推進(jìn)利用數(shù)字化。基于“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓廣大師生少跑路”的理念，在檔案數(shù)字資源豐富、軟硬件設(shè)備齊全、信息技術(shù)條件成熟的情況下，讓檔案用戶僅僅需要一個(gè)賬號(hào)或者身份證就可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程在線預(yù)約和利用檔案的方式。

三、努力打造高校檔案的文化價(jià)值

高校檔案自身存在著非常大的文化價(jià)值。作為高等院校最為重要的基礎(chǔ)工作，高校檔案是高校寶貴的精神財(cái)富，是高校重要的信息資源。高校檔案大多產(chǎn)生于高校教學(xué)、科研、管理、校慶等重要的高校活動(dòng)中。它意在見證高校在發(fā)展過程中的經(jīng)歷、發(fā)展的歷史軌跡以及真實(shí)的歷史情況。高校檔案的價(jià)值體現(xiàn)在它完整、準(zhǔn)確地記錄了有關(guān)高校發(fā)展的所有歷程，高校可以在高校檔案的基礎(chǔ)上把握現(xiàn)在，預(yù)見未來，更好地了解高校自身的發(fā)展歷史。作為高校基石的高校檔案，蘊(yùn)含著豐富、天然的價(jià)值屬性。

多開展科研成果展覽、開展各種類型的科研報(bào)告會(huì)、多進(jìn)行各類知識(shí)學(xué)術(shù)演講活動(dòng)，使學(xué)生受到學(xué)校的學(xué)術(shù)文化氣氛的熏陶，自覺接受并學(xué)習(xí)校園里的學(xué)術(shù)文化，獲取其中的新知識(shí)、新思想、新觀念，從而發(fā)掘出學(xué)生自身的新才能。受到學(xué)術(shù)文化影響，首先可以挖掘出學(xué)生自己的創(chuàng)新能力，讓學(xué)生們的學(xué)習(xí)從被動(dòng)變成主動(dòng)。其次可以啟發(fā)他們的創(chuàng)新靈感。學(xué)生可以從教師學(xué)者研究成果里獲得啟示，找到學(xué)習(xí)知識(shí)的靈感。第三是可以讓他們養(yǎng)成創(chuàng)新意識(shí)，讓更多的學(xué)生在陌生的科研領(lǐng)域中尋找和發(fā)現(xiàn)新的成果。

四、總結(jié)

高校對(duì)基層教學(xué)檔案管理的過程中，通過提高重視程度、做好材料整理工作、完善檔案制度、加強(qiáng)檔案管理等方式進(jìn)行教學(xué)檔案建設(shè)，這不僅能夠促進(jìn)高校持續(xù)發(fā)展，而且還能充分發(fā)揮教學(xué)檔案在實(shí)際教學(xué)中的積極作用。同時(shí)，我國(guó)高校檔案管理工作、教育教學(xué)活動(dòng)能夠有序進(jìn)行，這對(duì)我國(guó)高校優(yōu)秀人才培養(yǎng)具有重要意義。

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