淺談住房公積金檔案的特點及檔案管理

劉曉燕

【摘要】本文論述了住房公積金檔案的特點，結(jié)合工作實際，提出解決住房公積金檔案管理的措施。

【關(guān)鍵詞】住房公積金;檔案; 特點;檔案管理

住房公積金貸款是國家針對于現(xiàn)代很多事業(yè)單位員工的一種福利制度。由于近年住房價格不斷飆升，很多企事業(yè)單位的職工工資已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到房價的增長值，很多職員面臨買不起房的困境，在這種情況下，住房公積金也就成為了一種必要的手段。而隨著人數(shù)的不斷增加，建立和管理起一個公積金檔案也就變得十分的必要。本文主要從我國目前住房公積金檔案管理中面臨的問題以及要解決住房公積金檔案管理的措施這兩方面來展開論述。

一、住房公積金檔案的特點

住房公積金檔案是住房公積金管理機構(gòu)在辦理歸集、提取、貸款等業(yè)務(wù)過程中形成的。住房公積金檔案對于借貸人的整個借貸過程來說是十分重要的，而與此同時，住房公積金檔案具有重要的參考利用價值。伴隨著我國住房公積金業(yè)務(wù)的發(fā)展、延伸和完善，其內(nèi)容更加豐富，數(shù)量不斷增長，同時它具有如下幾個特點：

（一）檔案形成者眾多。由于近些年我國的房價不斷地飆升，因此職工們對于住房公積金的需求也是不斷地在增加，因此這些年公積金檔案的數(shù)量也在不斷增長。而住房公積金的管理機構(gòu)、經(jīng)辦部門、繳存單位和繳存職工都是住房公積金檔案的形成者。住房公積金的管理機構(gòu)包括住房公積金管理中心、分中心、管理部和派出機構(gòu)，經(jīng)辦部門包括委托銀行、公證處和擔(dān)保公司等。住房公積金的繳存單位和職工則為辦理貸款、提取、歸集等業(yè)務(wù)的單位和個人。

（二）種類和內(nèi)容豐富。住房公積金檔案目前主要有歸集、提取、貸款三大類，而每類業(yè)務(wù)的檔案之下還有很多層次的細(xì)分，比如貸款檔案包括樓盤檔案、貸款檔案和抵押檔案三類，而其中的貸款檔案又分為新房貸款檔案、二手房貸款檔案、組合貸款檔案及以貸還貸檔案等類型。因為它所具有的業(yè)務(wù)類型的不同，因此它的內(nèi)容也存在著很大的差異，具有種類和內(nèi)容豐富的特點。

（三）保存期限長且存在變化。我國目前住房公積金檔案的保存期限全部在15年以上，而其中貸款檔案的保存期限更長。通常來說，一個借款人的檔案，從貸前審查、貸款審批、簽訂合同、發(fā)放到全部還清，一般會需要最長30年的時間，在這段時間中，會遇到貸款人還款或者將所代的款提前還清的情況，這樣的情況會使得職員的公積金檔案經(jīng)常性發(fā)生變化。

（四）查閱和使用具有針對性。對于我國住房公積金業(yè)務(wù)檔案，因其職能性質(zhì)，一般只能由上級監(jiān)管部門和本單位業(yè)務(wù)部門查閱和使用，同時也為繳存職工本人提供檔案查閱服務(wù)，其他人是沒有權(quán)利翻閱的。因此對于住房公積金檔案的保存必須要嚴(yán)格保密，也就是必須要設(shè)置嚴(yán)格的保密制度，除上述使用者之外的任何單位和個人均不得隨意查閱檔案，因此這也就使得我國的住房公積金檔案的查閱和使用具有一定的針對性。

二、解決住房公積金檔案管理的措施

要想真正解決我國住房公積金的管理問題，就必須要采取一定的措施，首先可以提高檔案管理認(rèn)識并落實相關(guān)責(zé)任歸屬，其次還可以建立統(tǒng)一的檔案管理制度，國家還需要加強領(lǐng)導(dǎo)，明確責(zé)任，同時還可以推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)。只有不斷地采取改進(jìn)措施，才能夠真正解決我國目前住房公積金檔案管理所存在的問題。

（一）提高檔案管理認(rèn)識并落實相關(guān)責(zé)任歸屬。我國的住房公積金檔案管理建設(shè)的時間比較短，因此制度還很不完善，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也相對來說比較不健全。而國家對于這方面還不重視，因此國家應(yīng)當(dāng)重視公積金檔案管理的重要性。只有真正重視起來，才能夠使得管理達(dá)到應(yīng)有的效果。此外，也應(yīng)當(dāng)落實相關(guān)的責(zé)任歸屬，不能夠你推給我，我給推你，而沒有一個準(zhǔn)確的管理部門。

（二）建立統(tǒng)一的檔案管理制度。由于住房公積金貸款比較特殊，需要借款的金額比較大以及時間比較長，所以國家應(yīng)該有一個對于公積金檔案統(tǒng)一的管理制度。不能過幾天制度就發(fā)生改變，這樣的話，對于借貸人的還款以及對賬查詢都帶來了極大的不便，而且不穩(wěn)定性也容易使得住房公積金的檔案出現(xiàn)混亂，甚至丟失，這無論對于個人還是國家來說都是一件十分麻煩的事情。

（三）加強領(lǐng)導(dǎo)，明確責(zé)任。對于我國目前的公積金檔案管理來說，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加強責(zé)任意識。真正重視住房公積金檔案的管理，出臺相關(guān)的規(guī)章制度，對于住房公積金檔案管理相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行嚴(yán)格的管理和把控。實行責(zé)任到人，一定要嚴(yán)厲打擊公積金檔案管理負(fù)責(zé)人的僥幸心理，真正負(fù)起責(zé)任，做好自己應(yīng)該做的事情。此外領(lǐng)導(dǎo)部門也應(yīng)當(dāng)積極與檔案管理部門的工作人員進(jìn)行及時交流，真正幫助他們解決在平時管理上所遇到的困難。

（四）推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)。要想更好地管理我國住房公積金檔案，其中最重要的便是推動這一過程的數(shù)字化進(jìn)程。實現(xiàn)全國范圍內(nèi)的聯(lián)網(wǎng)操作，各省市縣將本地區(qū)的住房公積金檔案全部匯總到電腦上，通過聯(lián)網(wǎng)操作，將本地區(qū)的公積金檔案全部上傳與平臺，這樣今后一旦需要可以快速通過檢索查找出來，也可以實現(xiàn)跨地區(qū)的查找，這樣使得工作效率以及辦事效率大大提高。

三、結(jié)束語

伴隨著國家以及各省市地區(qū)的管理層對于住房公積金的日益重視，我國的住房公積金檔案管理將會不斷改進(jìn)和完善，將會不斷推動我國住房公積金事業(yè)不斷向前發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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