基于互聯網背景下檔案管理信息化建設方法略談

鄧永霞

【摘要】檔案管理是企事業單位重要的工作，以往的檔案管理方式有自身的局限性。因此，在檔案管理工作中引入信息化建設是至關重要的舉措。筆者對檔案管理當中融入信息技術的重要性進行介紹，以及對互聯網背景下檔案管理工作當中融入信息化建設時出現的問題進行分析，同時提出一些解決的對策，以便檔案管理的安全性得到更有利的保障。

【關鍵詞】互聯網背景下;檔案管理信息化;建設方法;管理措施

一、在檔案管理中引入信息技術的必要性

（一）可使檔案管理的查閱更加便利。在檔案管理模式中引入信息化技術，能使檔案管理的查閱更加方便。在異地查閱檔案是很困難的，因為每個檔案都存在著自身的特性。而在檔案管理中利用信息技術能很好地解決此類問題。互聯網的迅速特點能使檔案的查閱與傳輸更加的便利。此外，利用網絡信息技術可以使那些有價值且可共享的檔案充分發揮其作用并提高利用率。

（二）檔案的安全得到充分的保障。物理安全和內容安全是檔案安全的兩個主要方面。以往的紙質檔案易受自然環境的影響，在一般情況下不能長久儲存。而利用互聯網信息化技術可以長久儲存檔案，這就很好地解決了檔案存儲時間上的問題。在以往的經驗中，紙質檔案在進行轉移的時候會受到來自外界的不同程度的損壞。利用電子信息技術來對檔案進行傳輸，可以避免檔案的損壞，保障了檔案的安全性。

（三）對檔案管理工作效率有很大提高。以往，檔案的管理大都是人們用手去操作，這種工作的方式效率較為低下且容易出現問題。對于此類問題，就需要我們把信息技術融合到檔案管理中去，并借用互聯網信息技術建立新的檔案管理模式，就是應用信息化把計算機作為載體來管理檔案。這樣會讓檔案的查閱、傳輸以及轉移等工作更加快捷，使得工作效率大大提高。在檔案管理中運用信息化技術不但能減少不必要的資源浪費，而且使得檔案的管理更加安全與規范化。

二、檔案管理工作在互聯網時代所面臨的問題

（一）檔案管理工作在整體上的規劃有待提高。檔案管理在我國至今沒有形成在互聯網時代發展的明確目標和方法;各個地區都在獨立發展，沒有形成整體式的發展，因此造成了資源和時間不必要的浪費，使得檔案管理工作發展緩慢。當前社會互聯網高速發展，而檔案管理的發展卻沒有形成一個整體，分散的模式限制了檔案管理的工作效率。當前信息化建設已經深入到社會工作的各個層面，高效、快速、準確、成為各個行業工作水平的評價標準。而傳統的檔案管理的工作理念還充斥在檔案管理的領域中，與現代信息化發展的要求還有一定的差距，這也正是我們所需要解決的問題。

（二）檔案管理工作的重視度不夠高。檔案工作和倉庫管理員工作不一樣，不是光靠認真就能完成的，在現今許多檔案管理工作人員的觀念還停留在傳統的檔案管理思想觀念中。不能了解信息時代最基本的要求，看不到檔案對個人影響的重要性，看不到檔案工作對其他各項工作的重要作用，以至于不認真工作，不去學習新的工作方法，使得工作水平大大降低。

三、信息化背景下推進檔案管理建設的方法

（一）引入高素質人才，培養新時代管理人才。要實現檔案管理的信息化，首先要改變過往落后的管理方法，其次得注重人才的培養和招攬精英人才。而高素質是對人才最主要的要求。因此，一要注重對網絡管理人才的引進與培養;二要讓檔案管理人員充分接受專業的代化信息技術的培訓;三要努力提高檔案管理人員整體的知識水平;四要加強理論學習深化研討水平，積極推進專業的學術交流。

（二）政府要加強對檔案管理的扶持力度。檔案的信息化建設需要用到大量的先進電子設備，因此要實現檔案管理的網絡化就需要大量經費作為保障。現今，政府的投入一直是各級檔案部門的主要經濟來源，要獲得資金并且加快檔案管理的信息化步伐就需要做很多的工作。而檔案管理各部門內部也要相互協調，相互支持，再加上政府要給出相關政策，創造有利的發展條件，才能促進檔案管理的信息化建設又快又好地發展。

（三）提升檔案工作者收集信息的能力。一直以來，歸檔制度都是檔案部門用來收集實體檔案的保證，并沒能使檔案得到充分的利用。如今信息技術高速發展，人們對于檔案部門的評價也會提出更高的要求。因此，檔案工作者必須更高效地收集所擁有的檔案信息并提供給需要的人，這就要求檔案工作者有較強的信息技術功底，并了解網絡上關于檔案的資源的信息，才能更好地引導需要的人充分利用合理的資源。

四、結束語

互聯網時代的到來，將會改變之前檔案管理工作的形式，同時也讓檔案管理工作可以發揮出更大的作用。通過互聯網來使檔案的建立過程多元化。使得檔案管理既方便又高效還不至于損壞和丟失。最后，為檔案管理的現代化提出指導性的建議和適當的理論基礎。

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