檔案安全管理對(duì)策探析

[摘 要]事業(yè)單位主要是通過國(guó)有資產(chǎn)而設(shè)立的，從事文化、科技、衛(wèi)生以及教育等的社會(huì)服務(wù)組織。事業(yè)單位的檔案管理工作主要負(fù)責(zé)記錄國(guó)家重要的信息資源。對(duì)于事業(yè)單位而言，最重要的管理環(huán)節(jié)就是確保檔案的安全性。文章主要對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的安全性問題進(jìn)行探究，并提出了幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)策略，以進(jìn)一步強(qiáng)化事業(yè)單位檔案工作的安全管理。

[關(guān)鍵詞]檔案；安全管理；對(duì)策

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.11.110

在事業(yè)單位的檔案管理中，檔案的安全管理十分重要，其對(duì)檔案的有效性、完整性以及可靠性等有非常重要的作用。[1]但由于受到多種因素的影響，導(dǎo)致了事業(yè)單位檔案管理工作仍存在一系列安全性問題，致使相關(guān)檔案不能被合理、有效地利用，同時(shí)也增加了檔案被違規(guī)非法利用的風(fēng)險(xiǎn)。

1 關(guān)于檔案安全性管理的問題分析

1.1 檔案管理人員的安全意識(shí)較為單薄

部分事業(yè)單位的負(fù)責(zé)人未能正確認(rèn)識(shí)檔案管理的重要作用，也沒有認(rèn)識(shí)到檔案的安全管理在促進(jìn)單位管理質(zhì)量、提高社會(huì)管理的能力等方面的積極作用，僅僅只是將檔案的管理工作看成一項(xiàng)對(duì)各種報(bào)表、文件、資料等的整理歸納及保存，或是單純地認(rèn)為檔案管理就是收集整理相關(guān)機(jī)關(guān)文書及財(cái)務(wù)檔案而已，從而導(dǎo)致檔案資料不齊全、檔案資料流失甚至出現(xiàn)泄密事件等情況愈來愈嚴(yán)重。

1.2 檔案的安全管理機(jī)制并不完善

安全管理機(jī)制的不完善主要體現(xiàn)在對(duì)檔案文件的整理、保存、分類以及銷毀或保密等相關(guān)規(guī)定方面不嚴(yán)密上，且檔案的安全工作也存在較多的漏洞，甚至無章可循。另外，部分事業(yè)單位并不重視對(duì)檔案的安全管理，有的甚至都沒有建立安全機(jī)制，也不對(duì)檔案的安全有效性進(jìn)行檢查，從而難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)對(duì)檔案安全造成威脅的隱患。[2]

1.3 負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員素質(zhì)偏低

有相關(guān)調(diào)查顯示，部分事業(yè)單位的檔案管理工作人員大多都是由其他部門的人員來兼任的，素質(zhì)偏低，且嚴(yán)重缺乏對(duì)檔案管理的安全意識(shí)，工作態(tài)度不端正，無法科學(xué)管理檔案文件，從而對(duì)檔案管理的規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化造成了不利影響。同時(shí)，檔案管理的工作人員不僅安全意識(shí)單薄，其在檔案的歸擋、交接等方面也不認(rèn)真，從而造成了交接工作混亂，交接不全面等問題。

1.4 檔案的保管設(shè)施配套及消防條件較為落后

檔案文件與平時(shí)的影像、文字等資料不同，特別是事業(yè)單位檔案的特殊屬性更需要確保其保存環(huán)境的安全。其中，環(huán)境安全的內(nèi)容包括了防火防盜、防潮濕、防人為破壞等。而事實(shí)上，有很多事業(yè)單位由于辦公室的數(shù)量較為緊張，未及時(shí)配備專門的單獨(dú)檔案室，甚至還有將檔案室和儲(chǔ)藏室及辦公室等合用的情況，大大增加了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。而還有一部分的事業(yè)單位即使配備了專門的檔案室，但其管理也不夠規(guī)范，不僅沒有及時(shí)配備滅火器、空調(diào)機(jī)等設(shè)備，“六防”設(shè)施也不配套，從而致使事業(yè)單位檔案常常受到蟲蛀、霉變等的損害。另外，發(fā)生意外事件的時(shí)候，很多工作人員在執(zhí)行應(yīng)急救援時(shí)都表現(xiàn)出了慌張、不知所措等情況，從而導(dǎo)致了應(yīng)急救援的質(zhì)量偏低。

2 進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理的安全策略

2.1 完善檔案管理的相關(guān)機(jī)制

為了保障檔案的安全性，事業(yè)單位必須加強(qiáng)檔案管理工作人員的教育，并引起單位領(lǐng)導(dǎo)的全面重視，將檔案的安全管理工作納入重要議事的日程中，從而提高他們的檔案安全意識(shí)。同時(shí)，還需進(jìn)一步完善檔案管理的相關(guān)機(jī)制，設(shè)立專門的檔案安全管理部門，并配備高素質(zhì)的專業(yè)性檔案管理專職人員，明確檔案管理崗位的責(zé)任范圍，從而保障檔案的安全性。[3]

2.2 做好檔案管理的安全保密工作

從檔案資料的收集及整理工作開始就要認(rèn)真做好相關(guān)記錄，尤其是檔案文件的轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入、查閱、鑒別以及銷毀等工作。同時(shí)，強(qiáng)化檔案室的管理，最好能將檔案室和其他相關(guān)部門的辦公室隔開，并由專門的人員來負(fù)責(zé)管理，明確規(guī)定禁止無關(guān)人員的隨意進(jìn)出，同時(shí)，還需引進(jìn)檔案室監(jiān)控設(shè)備及報(bào)警裝置，并嚴(yán)格執(zhí)行關(guān)于檔案保密的密級(jí)調(diào)整以及保密期限等，以提高檔案的安全性。[4]值得注意的是，事業(yè)單位的相當(dāng)一部分檔案涉及社會(huì)甚至國(guó)家安全與利益，因此，必須按照《保密法》以及《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)來嚴(yán)格劃分保密的期限、檔案的密級(jí)。

2.3 加強(qiáng)檔案安全管理人員隊(duì)伍的建設(shè)

為了進(jìn)一步保障檔案的安全性，事業(yè)單位必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，并強(qiáng)化對(duì)《保密法》《實(shí)施辦法》《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)的宣傳教育，不斷提高他們的綜合素質(zhì)及職業(yè)道德素養(yǎng)，從而增強(qiáng)相關(guān)人員的安全意識(shí)。另外，嚴(yán)格要求不同類型、不同層次的檔案管理人員均需積極參加專業(yè)培訓(xùn)，以便能及時(shí)更新自身的專業(yè)知識(shí)、管理觀念，提高專業(yè)業(yè)務(wù)水平等。與此同時(shí)，還需定期引進(jìn)新鮮“血液”，尤其是高素質(zhì)專業(yè)人才的引進(jìn)，才能加強(qiáng)檔案安全管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，也才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化。

2.4 選擇現(xiàn)代化的檔案管理措施

相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)在辦公大樓以及檔案保存室的明顯位置張貼好消防安全通道及禁止無關(guān)人員出入的標(biāo)識(shí)，并在辦公室及檔案室內(nèi)放置足夠多的滅火器。另外，對(duì)檔案的管理人員進(jìn)行滅火器使用方法的培訓(xùn)，確保每個(gè)管理人員均懂得如何使用滅火器。禁止在檔案室內(nèi)使用明火或吸煙，并嚴(yán)禁將易爆易燃的物品堆放于檔案室內(nèi)。每一間檔案室內(nèi)均需要配備兩套鑰匙，其中一套由單位的領(lǐng)導(dǎo)來保管，另一套則是由檔案的管理人員來保管使用。此外，提倡使用檔案異地備份存儲(chǔ)的方式，對(duì)于相對(duì)比較重要的文件需要復(fù)印備份好，從而防止一些無法挽回的損失。需要強(qiáng)調(diào)的是，檔案值班的工作人員必須認(rèn)真、詳細(xì)做好檔案的安全記錄，并在每天上下班前都需要對(duì)檔案室的門窗及電源進(jìn)行檢查，從細(xì)節(jié)上杜絕所有安全隱患。

2.5 完善應(yīng)急機(jī)制，加強(qiáng)應(yīng)急培訓(xùn)，提高救援質(zhì)量

在有突發(fā)事件發(fā)生的時(shí)候，檔案管理人員需在第一時(shí)間內(nèi)向應(yīng)急隊(duì)伍發(fā)出警報(bào)，而應(yīng)急隊(duì)伍應(yīng)在接收到警報(bào)之后迅速并正確地對(duì)突發(fā)事件發(fā)生的具體位置進(jìn)行判斷，然后快速準(zhǔn)備好應(yīng)急設(shè)備奔赴事發(fā)地點(diǎn)。到達(dá)事發(fā)地點(diǎn)之后，相關(guān)人員應(yīng)在有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的指揮下，有序不亂地?fù)尵葯n案，并將檔案快速轉(zhuǎn)移到安全地帶。注意臨時(shí)保存檔案的場(chǎng)所需要由兩個(gè)及兩個(gè)以上的工作人員來看守，以確保檔案的安全性。消除安全隱患后應(yīng)及時(shí)更換已損壞的設(shè)備，并對(duì)檔案室的相關(guān)功能進(jìn)行有效維護(hù)。除此之外，還需定期加強(qiáng)對(duì)檔案管理及應(yīng)急管理人員應(yīng)急能力的培訓(xùn)，并定期進(jìn)行應(yīng)急演練，促使相關(guān)工作人員的應(yīng)急能力、體能等均得到一定的提升。與此同時(shí)，制訂具體的、具有可操作性的應(yīng)急救援方案及應(yīng)急機(jī)制具有一定的重要性與必要性，因?yàn)閼?yīng)急救援行動(dòng)不僅要在領(lǐng)導(dǎo)人員的指揮下有序地進(jìn)行，更是要依據(jù)相關(guān)應(yīng)急機(jī)制及應(yīng)急方案來執(zhí)行，從而確保相關(guān)人員在第一時(shí)間內(nèi)趕赴突發(fā)事件的現(xiàn)場(chǎng)，確保救援行動(dòng)的有序性、高效性。

3 結(jié) 論

總之，當(dāng)前的檔案管理仍然存在一系列不安全因素而影響檔案的安全性及檔案的利用率。因此，為了改善這一不良現(xiàn)象，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員必須采取有效的措施加以應(yīng)對(duì)，完善具有可操作性的安全機(jī)制，做好檔案管理的安全保密工作，加強(qiáng)檔案安全管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，從而保證事業(yè)單位檔案的安全性，并確保相關(guān)檔案能被充分利用。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳敏.電子檔案安全管理存在的問題與對(duì)策[J].信息與電腦：理論版，2015（24）：124-125.

[2]呂可新.從風(fēng)險(xiǎn)管理視角加強(qiáng)電子檔案安全管理[J].赤子，2015（6）：203.

[3]王麗穎.檔案安全管理體系建設(shè)的機(jī)制與措施[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2015（2）：40.

[4]王茹熠.大數(shù)據(jù)時(shí)代下的數(shù)字檔案安全管理對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界，2016（22）：19-21.

[作者簡(jiǎn)介]馬榮（1976—），男，云南大理人，館員，研究方向：檔案。