文書檔案管理工作中存在的問題及對策分析

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文書檔案內容具有多樣性的特點，包括黨群類、行政類、業務類等檔案，管理工作的關聯性較強，流程較為復雜。因此，要做好新時期的文書檔案管理工作，相關的管理人員一定要明確各個環節的工作，做到條理清晰、分門別類。在日常的管理中及時融入現代化的信息，不斷提高檔案管理的信息化水平，細化日常管理工作。確保文書檔案收集的完整以及卷面的質量，將整理好的文件材料定期向檔案管理部門歸檔。同時，要及時發現當前文書檔案管理工作中存在的問題，加強管理，使其隨著時代的發展獲得新的突破。

一、當前我國文書檔案管理工作中存在的主要問題

(一)文書檔案信息化管理水平不高，保存方法不恰當，檢索效率有待提高

隨著科技的進步和社會的發展，應對文書檔案采用信息化管理。但是從目前的現狀來看，信息化管理水平發展不平衡，大部分文書檔案管理單位還停留在比較落后的檔案管理方式中。雖然有些單位配置了計算機，但只是流于形式，在實際的應用過程中自動化的程度不高，消耗的人力比較多。另外，傳統紙質的文件材料沒有電子版的備份，還有一些光盤中的文件資料沒有打印出來進行整理，導致文書檔案的保存不統一、不完整，手工檢索依舊占據主導地位，需要大量的時間。

(二)重視程度不夠，管理力度不足，文書檔案收集不全

由于文書檔案管理工作不能直接給企業帶來效益，有些企業負責人沒有正確的認識到文書檔案管理工作的復雜性及重要性，對這項工作的開展沒有給予相應的重視。沒有安排專業性強的人負責這項工作，對其下屬沒有實行嚴格的管控。導致相關人員規范性意識缺失，工作意識十分淺薄，只是簡單的進行資料文件的整理、保存，忽視一些日常性的一般文件。影響企業單位的可持續發展，甚至會給單位造成巨大的經濟損失。

(三)文書檔案管理工作不協調，配合不到位，培訓工作不完善

在實際的管理工作中，文秘工作經常被檔案管理人員忽視，將文書工作和檔案管理工作混淆了，沒有做好兩者的協調管理和銜接問題，導致檔案管理工作出現混亂的情況。文書檔案管理部門在工作中應該與其他各個部門保持聯系，可是在具體執行中各個部門卻沒有積極的配合，導致單位檔案資料出現不完整的問題，對文書檔案管理工作的開展帶來了不利的影響。另外，由于文書檔案管理培訓工作不完善，導致相關工作人員的專業素質不能滿足發展的需要，主要表現在專業管理知識十分匱乏，不具備基本能力等。

二、提高文書檔案管理水平的有效對策

(一)應用現代化信息技術，加強檔案信息化建設，建立完善的檔案數據庫

隨著信息時代的到來，人們逐漸開始使用現代化的手段解決問題。在新時期的文書檔案管理工作中，我們應該轉變傳統的觀念，樹立現代的檔案管理理念，充分利用計算機及網絡進行現代化管理，避免采用手工方式造成的麻煩，積極使用信息管理技術進行檔案管理，進一步提高管理水平和工作效率。要想通過計算機技術快速的傳遞檔案信息，需要建立完善的檔案數據庫，加強后期的維護，保證文書檔案信息的安全和完整。

(二)完善各項管理制度，建立有效的工作程序

文書檔案管理工作應該打破陳舊的管理模式，結合檔案管理工作的特點以及企業單位的實際情況，建立現代化的文書檔案管理制度，形成嚴密的檔案管理體系。制定檔案管理工作的相關規范，加大監督力度，合理規定催收時限，確保檔案管理統一協調。為了避免相關工作人員在工作中發生誤差，應嚴格按照規范程序辦理公文，在操作過程中嚴格按照規范制度來執行。另外，要做好文書檔案的收集工作，利用計算機網絡進行輔助，可以實施一定的獎懲制度，切實提高檔案管理工作的實際效用。

(三)提高重視程度，加強各部門之間的密切配合，培養工作人員的專業素質

領導層應提高對文書檔案的重視程度，增強工作人員的競爭意識，正確認識它的重要性。具備較強的檔案意識，時刻關注檔案管理工作。單位應鼓勵員工不斷充實自己，為工作人員提供更好的實踐機會，在具體的工作中使理論和實際相結合。不斷引進新設備，與時俱進，相關工作人員應積極探索并掌握新技術新技能。同時，要爭取到各個部門的積極配合，加強溝通、團結協作，確保各個部門檔案資料完整。

三、結束語

綜上所述，作為衡量單位管理水平的重要標準，文書檔案管理工作的重要性越來越明顯，企業應該給予高度重視。然而隨著社會的發展，文書檔案管理工作中存在的問題也逐漸的暴露出來，樹立文書檔案管理工作的標準化是非常必要的。因此，我們應該正確認識并及時的采取有效方式解決，強化各部門之間的合作，加強文書檔案部門與各部門的協作與溝通，建立完善和管理機制，制定相應的解決方案，明確工作重點和難點。切實做好這項工作的規范化銜接，細化工作流程，培養管理人員的專業素質，從根本上提高文書檔案管理水平，提高文書檔案資料的利用率。并不斷的創新，與時俱進，為企業發展提供強有力的保證，促進企業良好有序的發展。