淺析高校畢業生檔案管理問題與措施

山西省臨汾市襄汾縣人才交流服務中心

一、高校畢業生檔案管理現狀綜述

當前伴隨著社會注意市場經濟地位的不斷確立，各種企事業單位在自身人力資源管理部門工作開展中具體工作內容和管理方式也逐漸向規范化、系統化的方向不斷完善。在檔案管理方面企事業單位的人力資源管理部門與高校畢業生檔案管理部門之間的聯系也日趨緊密。規范的管理模式要求企事業人力資源管理部門開始重視畢業生檔案的管理工作。通過對企事業單位員工高校畢業檔案的管理，人力資源管理部門可以最大限度地提升自身人事管理和人力資源利用的效果，體現出規范、科學、高效的人力資源管理優勢。

二、當前高校檔案管理集中出現的問題

在人力資源部門與高校畢業上檔案管理部門合作密切加深的過程中，受當前社會經濟發展、技術應用等諸多因素的影響，高校畢業生檔案管理部門現有的老舊檔案管理模式逐漸無法適應企事業人事部門對檔案管理的需求，在合作過程中管理效率低下，出現了很多問題。問題的來源在客觀和主觀兩個方面，具體表現在：

(一)客觀原因

當前由于社會經濟發展迅速，社會上多種企事業單位不斷出現了變動，大量企事業單位由于多種原因被關停、整合、調整使得人才市場中充斥著大量的失業、擇業人員。這種情形導致了檔案調動的頻率較之過去大大提速，不僅提升了人才市場中檔案管理的壓力，也間接加重了高校畢業生檔案管理工作的負擔。此外一些企事業單位人力資源管理部門在部門工作內容制定方面對高校畢業生檔案管理工作還沒有形成一個全面而清晰的認識，投入的管理資源不足，導致了在高校畢業生檔案管理工作開展階段各種基礎實施建設、配備上面存在著一定的欠缺，發揮不出高校畢業生檔案管理對人力資源管理的價值，制約了人力資源管理工作的有效開展。

(二)主觀原因

當前高校人力資源管理部門在開展工作過程中也存在著諸多主觀因素導致的問題。具體表現在：

1.檔案管理人員自身對工作缺乏正確的認識，管理技能和水平亟待補強。檔案管理工作從最初的檔案資料收集、整理，到后續的建檔、歸檔中間歷時舊，相關管理方式繁瑣，這就需要管理人員具備良好的專業素質和扎實的職業素養。當前高校畢業生檔案管理部門并不能很好地在工作中體現出相關技能和素養，使得在檔案管理工作開展過程中，工作開展的效果差強人意。不少檔案管理人員單純的將檔案歸檔看作機械性的重復勞動，沒有意識到檔案管理的重要性與對高校畢業生的重要意義，另一方面檔案管理工作人員在工作開展過程中只是將檔案管理工作和檔案保管工作直接劃等號，并不能在管理過程中有效地配合企事業單位人力資源管理部門充分高效地利用檔案。這種消極被動地工作態度都是由于對檔案管理工作本身不了解而造成的。同時高校畢業生對于自身檔案意義的認識不足，不重視自身檔案的管理也加劇了管理人員漠視檔案管理工作這一現象的出現。

2.管理制度、管理模式存在著落后、單一的情況。當前社會經濟快速發展下，一系列新技術、新理念的不斷出現提升了社會各行業對標準化、科學化管理的具體要求。檔案管理工作在開展過程中也根據自身工作性質和特點發生了新的變化。隨著當前社會信息化水平的不斷提升，檔案管理工作過去老舊的管理制度、結構復雜的管理模式已經很難適應當前企事業單位對檔案的具體需求，相應的檔案的形式單一也限制了企事業單位對檔案的高效應用。具體體現在當前高校檔案管理部門信息化水平較低，對于檔案的電子信息化處理程度沒有形成規模。復雜的檔案管理制度使得畢業生、企事業部門在調檔過程中出現多種困難。這種落后的管理制度和模式不僅不會幫助社會上對檔案的綜合高效利用，還會進一步加劇社會對檔案認識的不足，導致了各界對檔案利用和了解在意義理解上的惡性循環。

3.檔案利用方面存在不足。高校畢業生檔案管理現實工作中，管理人員過度重視檔案的保存性而淡漠了對檔案的利用。由于檔案具有一定的保密性，工作人員在開展相關工作時往往過分注重了檔案的保密性質，而不能有效地針對檔案中的相關內容進行整理和分類，直接導致企事業單位在調檔過程中主要體現出了檔案物理位置的變化而忽視了真正內部信息的有效利用。檔案這種形式上的遷移對于企事業人力資源管理部門來說也是流于形式，無視內在的，這種遷移慣性直接導致了企事業人力資源管理部門繼承了高校畢業生檔案管理部門工作的內容，使得檔案無法在企業發展中對其自身人力資源綜合利用發揮有效作用。同時這種管理大于利用的思想也直接導致了檔案信息化程度低，極大地削弱了檔案的功能最大化利用。

三、優化高校畢業生檔案管理的措施

鑒于當前高校畢業生檔案管理的具體情況，高校畢業生檔案管理部門和企事業單位人力資源管理部門必須積極趕上社會發展的步伐，充分對自身工作從思想上、制度上、內容上等多方面進行有效地調整和優化，使高校畢業生檔案在社會發展中能夠發揮出自身真正的價值和作用。具體來說高校畢業生檔案管理部門和企事業單位人力資源管理部門需要運用以下措施：

(一)轉變檔案管理理念，重新認識檔案管理的意義

首先檔案管理人員需要結合當前社會對人事檔案的認識扭轉自身的工作理念。良好先進的理念可以促進行動的效果，在具體工作開展過程中，檔案管理工作人員需要積極分析檔案的意義和性質，以企事業單位人力資源管理需求為導向，切實提升檔案管理的方式和方法。高校檔案管理部門需要加強對自身隊伍的管理，強化檔案的認識教育，讓管理人員充分理解、意識到檔案管理對當前社會經濟發展的重要意義，促進檔案管理工作人員積極拓展對檔案資源的利用和拓展，提升檔案管理人員的工作積極性。

(二)加強隊伍建設，提升管理人員素質和能力

高校檔案管理部門還需要加強自身的隊伍建設，通過多種培訓、講座等學習活動提升管理人員自身的素質和能力。同時在檔案資料的整理方面也需要引進多種先進的管理制度，對按照先進的歸檔方法來加強對檔案資料的充分管理和應用。在信息技術充分發展的今天，檔案管理人員也需要提升自身的信息技術應用能力的培養，保障信息化檔案庫的建立與企事業單位人力資源庫的對接，優化檔案轉遞、保存方式。

(三)加強高校畢業生檔案管理的現代化與信息化

高校檔案管理部門需要緊跟時代步伐，將畢業生檔案從原有的單套制管理模式積極向電子檔案+紙質檔案的雙套制管理模式進行轉變。通過搭建檔案管理信息平臺，來更好地為畢業生和企事業單位服務。在進行檔案數據的信息化處理過程中，檔案管理部門一方面需要保障信息錄入過程的準確、清晰，同時還需要加強檔案數據庫信息安全的工作，充分體現出檔案的保密性。

綜上所述，經過理念轉變、隊伍建設、信息化處理三個方面的積極轉變，高校畢業生檔案管理工作可以更好地為畢業生和企事業單位服務，助力社會經濟發展。