信息化技術在檔案收集整理中的應用分析

齊桂芳

【摘要】檔案收集整理工作步驟繁瑣，在進行這類工作時，會在一定程度上造成人力的浪費，為了提高檔案管理工作的工作效率，信息化技術被廣泛使用。本文對信息化技術進行了分析，將它的具體應用方式進行詳細介紹。

【關鍵詞】信息化技術；檔案收集整理；應用分析

檔案收集整理工作被應用在各個行業領域內，在過去的檔案管理工作中，紙質檔案管理是最常見的檔案管理方式，紙質檔案在建立查閱過程中，也會占用檔案管理部門大量的空間，導致檔案管理工作缺乏便利性。而信息化技術在檔案收集整理過程中的應用就很好地解決了檔案管理問題，加快了檔案管理工作的發展進程，體現出了檔案信息管理的高效性。

一、信息化技術在檔案管理工作中的實際工作效用

（一）提升檔案管理工作的工作效率。在進行檔案管理工作的過程中，檔案收集整理工作效率會顯著提升。例如對高校學生的檔案進行收集整理時，過去采用很多人工整理方式，對檔案信息進行采集、分類、記錄、搜索，這些檔案管理工作有很多是由管理人員手動完成的，在這一工作進程中，不僅僅耗費了學校的大量人力資源，還降低了檔案管理工作的準確度。在這一工作進程中，人們的精力會出現很大程度上的消耗。但是在應用檔案信息管理技術以后，這一管理工作的局限性就輕易被打破了。更多完善的檔案管理辦法得到應用，相關人員可以對檔案信息進行細致的處理、區分、甄別、篩選。在應用信息技術的狀況下，可以找到更加快捷的工作途徑，這樣就能減少數據丟失的概率，對數據信息進行集成化管理，使檔案管理工作具有可持續性。

（二）有效的信息交流途徑。有效的信息交流途徑可以提升檔案管理效果，紙質檔案雜亂無章、保存困難，需要耗費大量的時間去查找，這就嚴重影響了檔案的查閱效果，在對檔案進行校對的過程中，也會造成人力的浪費。并且檔案在傳遞和攜帶的過程中會出現丟失的狀況，這會在檔案管理工作中造成不可挽回的損失。應用信息技術以后，就提升了檔案管理的安全性，保證了檔案使用的順暢度，在對檔案信息進行研究交流時，可以對雜亂的信息進行篩選、重置。在這種狀態下，就能實現對檔案的信息化管理。另外，網絡信息技術的應用也會讓檔案信息交流變得更加順利，通過U盤、E-mail的等途徑就能對檔案信息進行傳遞，這樣就可以采用更加便捷的途徑查閱使用檔案，提高檔案的使用效率。

二、對檔案收集整理工作的信息化建設途徑

（一）宣傳教育管理。增加宣傳教育管理路徑，增加信息技術的使用范圍。目前很多地方對檔案管理工作的管理力度不夠，使檔案管理工作出現很多漏洞，部分單位的檔案管理部門沒有對檔案進行信息化處理，這就在很大程度上降低了檔案管理工作的實際效果，管理人員在整理檔案的過程中，缺乏工作管理意識，沒有對工作細節進行完善，導致檔案管理工作中出現漏洞，久而久之，造成惡性循環。宣傳檔案管理工作的重要性，可以引起相關管理部門對這一工作的重視，讓管理部門認識到檔案工作的重要性，這樣才能申請資金對檔案工作進行信息化建設。檔案管理人員在工作過程中需要盡職盡責，了解檔案的功效作用，了解相關的檔案管理工作內容。在宣傳檔案管理工作重要性的過程中，建立監督機制，監督管理人員的工作態度，抽查檔案管理工作的效果。清晰的工作規則和恰當的獎懲工作制度也會提升管理人員的工作態度。

（二）增加對檔案管理人員的工作培訓力度。增加對檔案管理人員的工作培訓力度可以提升檔案管理人員的工作水平，這樣他們在開展相應的管理工作時，就能更好地對管理模塊進行熟悉，增加自我創新意識，創造新型的檔案管理工作平臺。專業素質培訓，培養檔案管理人員的專業素質，讓檔案收集工作變得更加順利，首先檔案管理人員需要熟悉管理信息，建立有效的信息管理模塊，順利完成檔案管理工作。其次管理人員需要培養自己的專業技能，提升其信息搜索能力、理解記憶能力、數據分析能力等工作技能。這樣在工作的過程中，檔案管理人員就能恪守本分，保持工作責任感，以專業的檔案管理工作水平對檔案數據進行收集整理。管理人員可以從多個角度分析數據，提升工作水平，保證工作質量，發揮自己的管理長處，彌補自己在工作中的不足。創新意識的培養，培養檔案管理人員的創新意識可以提升他們的檔案管理水平，信息技術在不斷發展，管理人員的管理意識也需要隨著信息技術的發展逐漸完善，降低處理檔案的難度，設計更加人性化的檔案處理方式，完善檔案管理工作的細節。

三、檔案保護

應用信息化技術的同時，還需要注意檔案保護工作，這就需要建立適合的檔案保護系統，降低檔案數據丟失的概率。應用互聯網技術時，需要建立有效的病毒防護系統，防止病毒入侵造成的信息泄露現象。

四、結束語

檔案管理的信息化建設對檔案的收集整理有很大的幫助，社會在發展，時代在進步。在進行檔案管理工作時，也需要制定相應的管理策略，在實踐過程中尋找工作經驗。本文對信息化技術的使用過程進行了論述，闡明了檔案管理工作的重要性和檔案信息技術的應用特點。隨著時代的發展，信息技術的使用范圍會變的更加廣泛，檔案管理技術也會逐步得到完善。

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