淺析學籍檔案電子化管理系統的優劣性

張曙麗

【摘要】學籍檔案是記錄學生在校期間學習、生活及社會實踐等多方面客觀、真實的記錄，反映了每一個學生不同階段的具體情況，是學生成長歷程的見證資料。隨著計算機和互聯網技術在學籍管理中的廣泛應用，學籍檔案資料及管理工作逐步走向了電子化，合理、正確地運用學籍檔案電子化管理系統進行管理和應用學籍電子檔案，是學籍檔案管理工作發展的新趨勢。

【關鍵詞】學籍檔案；電子化；管理系統；優劣性

學籍電子檔案管理系統是基于傳統文本學籍管理經驗，融合計算機技術和互聯網技術，貫穿建立電子檔案、檔案更新、合理管理到充分利用，信息共享全流程的電子化管理。它幫助實現學籍檔案管理從傳統的紙質管理轉向計算機網絡化管理，管理效率顯著提高。

一、學籍檔案電子化管理的必要性

當代世界的競爭歸根結底是人才的競爭，而學校是人才培養的搖籃，學籍檔案是學校招生、教學、管理、學位授予以及就業企業選擇人才的依據，完整的學生學籍檔案、優秀的內容表現，是學生今后就業，國家各級組織選拔、任用、考核的一項重要憑證，有著不可替代的作用。

隨著計算機技術和互聯網技術的飛速進步，“互聯網+”成為了新的發展動力，在學籍檔案管理工作上也不例外，從中央文件到教育部牽頭落實，再到各地高校的執行，學籍檔案電子化革新的大浪潮已經來臨。教育部提供網絡平臺和相關系統的管理運營費用，要求學校在指定的網絡平臺或學籍管理系統上，完成每一個學生的電子學籍注冊和管理，這樣可使學籍電子信息后期查詢更加便捷，管理和分類更為科學化，信息能通過網絡針對特定需要進行公開化、透明化。

二、學籍檔案電子化管理的優點

（一）減小了學籍管理人員的工作量，管理更為高效。檔案系統研發和組建時期比較費心費神，學籍電子化管理系統應用后，可快速實現學籍電子文本的編輯、保存和更新，管理人員從分類、查找、增添等方面的檔案管理工作量大大減少，管理更加科學、高效。

（二）易于保存，便于查詢。檔案會跟隨一個人一輩子，傳統的紙質檔案會因為年數太久，引起紙張的泛黃、字跡模糊甚至因為一些外力因素，如蟲子的撕咬、人為的管理不當等造成檔案損傷。電子學籍檔案則不需要面臨以上問題，改變了信息的承載介質，可保存在網絡空間內或選定的光盤、硬盤中，且可快速多次備份，提高了資料保存的安全性，同時更加易于保存，且可以通過搜索或索引功能快速查詢所需資料。學籍檔案保存實現了網絡存儲和通用性很強的光盤存儲，存儲費用低、容量大，檔案保存、維護成本低，壽命長，讀取速度快。用戶或管理者可根據需要，靈活進行下載或權限修改，使利用達到更高層次。

（三）容易完成學籍信息轉遞工作，轉遞檔案方便、安全。一個學生從小學、初中到高中到大學甚至走入社會，他必定會進行多次升學轉校，在學生進入新學校、新階段學習生活時，他的學籍檔案也必須跟著一起轉入新學校。由于學生各個階段的畢業或轉學的時間短且集中，傳統紙質學籍檔案的轉遞工作量大，涉及學校廣、參與人員多。學籍檔案電子化管理系統的應用，實現了學生學籍信息的全程電子化管理，可輕松實現檔案快速、安全的轉遞，能有效保證檔案完整性和傳遞精準性，防止檔案遺失或損壞。

（四）檔案信息得到有效利用，節約檔案占用空間，實現資源共享。檔案管理人員或檔案查閱人員通過學籍電子檔案管理系統終端可以直接查詢檔案信息，而且在檔案的隱私和涉密管理上，以權限來區分非涉密和涉密的檔案，可有效保護檔案的隱私性和秘密性。

三、學籍檔案電子化管理的缺點

（一）依賴性強，對計算機和儲存設備的安全運行要求高。所有的電子文件對載體都有很強的依賴性，電子學籍檔案也是如此，雖然計算機和其他儲存媒介的存儲容量很大，但計算機運行速度、電子化管理系統的運行流暢度，都與存儲量成反比，在目前各學校計算機系統和電子化管理系統不統一的情況下，時常會出現一些系統軟件與電子文件之間不兼容的現象。

（二）學籍電子檔案形成過于冗長。電子學籍檔案內容涵蓋學生入校報到注冊學籍，學生成績表、每學期每年度學生的學習生活情況，不論學生在校學習時間長短，均需要以單個學生為單位建立學籍檔案，形成過程冗長，檔案可按照實際情況每季度或每學期必須進行一次大的整理歸檔。

（三）學籍電子檔案的保存與維護的風險。學籍電子檔案相對紙質檔案簡單，但是同樣具有復雜性和風險性，需要依據其特性進行保存與維護，在保存與維護上對專業技術的要求更加嚴格。

（四）網絡安全問題。電子學籍的保存和傳輸以及日常所用的計算機大部分是連接在互聯網上，電子文件的數據受到人為遠程因素的攻擊和病毒感染，這對電子文件的安全性造成巨大的威脅，網絡安全問題一直是電子文件和網絡全球化的一大難題。

四、結語

學生檔案的建立與管理應緊跟科技和時代的需求，堅持推進學籍檔案電子化，研發和使用專業的學籍檔案電子化管理系統，建立內容豐富、真實具體的學生檔案，切實提升學籍檔案管理水平，充分發揮學生檔案的重要作用，為對學生引導教育提供依據，可努力提升我國的教育管理水平，為我國企事業單位選人用人提供最有力的依據。

【參考文獻】

[1]唐風華.學籍檔案電子化管理系統的優劣性[J].陜西檔案，2015（06）：37.

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